Reisekostenabrechnung
Eine Reisekostenabrechnung stellt die vier Kostenblöcke einer beruflichen Auswärtstätigkeit zusammen – Fahrtkosten, Übernachtung, Verpflegungsmehraufwand und Reisenebenkosten – und ist Grundlage für die steuerfreie Erstattung nach § 3 Nr. 16 EStG.
Die Reisekostenabrechnung stellt alle Kosten zusammen, die auf einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit angefallen sind. Sie erfüllt zwei Aufgaben gleichzeitig: Der Arbeitgeber erstattet auf ihrer Grundlage steuerfrei (§ 3 Nr. 16 EStG), und Selbständige weisen mit ihr den Betriebsausgabenabzug nach. Eine Auswärtstätigkeit liegt vor, sobald du beruflich außerhalb deiner Wohnung und außerhalb deiner ersten Tätigkeitsstätte tätig wirst – die klassische Dienstreise ist nur der bekannteste Fall.
Die vier Kostenblöcke
Reisekosten sind kein einzelner Posten. Jeder Block wird anders bewertet, anders nachgewiesen und auf ein eigenes Konto gebucht:
| Kostenblock | Ansatz 2026 | Nachweis | SKR03 / SKR04 |
|---|---|---|---|
| Fahrtkosten | 0,30 € je km mit dem eigenen Pkw oder tatsächliche Kosten (Bahn, Flug, Mietwagen) | Reisedaten bzw. Beleg | 4673 / 6673 |
| Verpflegungsmehraufwand | 28 € bzw. 14 € Pauschale, gekürzt um gestellte Mahlzeiten | Abwesenheitszeiten | 4674 / 6674 |
| Übernachtung | tatsächliche Kosten laut Rechnung; Arbeitgeber alternativ 20 € pauschal | Hotelrechnung | 4676 / 6680 |
| Reisenebenkosten | tatsächliche Kosten, keine Pauschale | Beleg oder Eigenbeleg | 4676 / 6680 |
Die Aufteilung ist keine Formsache: Nur die Kilometerpauschale und der Verpflegungsmehraufwand kommen ohne Einzelbeleg aus. Bei Übernachtung und Reisenebenkosten hängt der Abzug am Beleg – und aus Pauschalen lässt sich nie Vorsteuer ziehen, weil ihnen keine Rechnung zugrunde liegt.
Erste Tätigkeitsstätte: der Bezugspunkt für alles
Ob überhaupt Reisekosten vorliegen, entscheidet sich an der ersten Tätigkeitsstätte. Das ist die ortsfeste betriebliche Einrichtung, der du dauerhaft zugeordnet bist – festgelegt durch den Arbeitgeber oder, wenn er nichts festlegt, nach der zeitlichen Quote. Jede Fahrt dorthin ist Arbeitsweg und wird nur mit der Entfernungspauschale abgegolten. Jede Fahrt woandershin ist Auswärtstätigkeit und damit Reisekosten. Zwei Sonderfälle verschieben die Grenze: Wer arbeitstäglich einen Sammelpunkt anfahren soll oder in einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet arbeitet, rechnet die Fahrt von der Wohnung dorthin ebenfalls nur mit der Entfernungspauschale ab (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a Satz 3 EStG) – Verpflegungspauschale und Nebenkosten bleiben davon unberührt. Wer gar keine erste Tätigkeitsstätte hat, etwa im Außendienst, ist bei jeder beruflichen Fahrt auswärts tätig.
Was in der Abrechnung stehen muss
Eine prüfungsfeste Abrechnung dokumentiert die Reise so, dass ein Dritter sie ohne Rückfragen nachvollziehen kann:
- Name der reisenden Person, Reiseziel und Reiseweg,
- Anlass der Reise mit Geschäftspartner oder Projekt – „Kundentermin“ allein genügt nicht,
- Datum und Uhrzeit von Abfahrt und Rückkehr, denn daran hängt die Verpflegungspauschale,
- gestellte Mahlzeiten (Frühstück im Hotel, Geschäftsessen, Catering) für die Kürzung,
- gefahrene Kilometer je Fahrt bei Nutzung des eigenen Pkw,
- Einzelaufstellung der Belege mit Datum, Betrag und Zahlungsweg.
Rechenbeispiel: zweitägige Dienstreise
Abfahrt Montag 9:00 Uhr, Rückkehr Dienstag 20:30 Uhr, 210 km je Strecke mit dem privaten Pkw, eine Hotelnacht mit Frühstück, das der Arbeitgeber mitgebucht hat:
| Position | Berechnung | Betrag |
|---|---|---|
| Fahrtkosten | 420 km x 0,30 € | 126,00 € |
| Übernachtung | Hotelrechnung ohne Frühstück | 96,00 € |
| Frühstück | gesondert ausgewiesen | 15,00 € |
| Verpflegungspauschale | An- und Abreisetag, 2 x 14,00 € | 28,00 € |
| Kürzung Frühstück | 20 % von 28,00 € | -5,60 € |
| Reisenebenkosten | Parkhaus 12,00 €, Maut 6,80 € | 18,80 € |
| Erstattung gesamt | 278,20 € |
Das Frühstück bleibt beim Arbeitnehmer außer Ansatz, weil der Arbeitgeber es veranlasst hat und eine Verpflegungspauschale zusteht; dafür greift die Kürzung. Wie die Beträge anschließend im SKR03 beziehungsweise SKR04 landen, zeigt der Ratgeber Reisekosten buchen; eine fertige Vorlage findest du unter Reisekostenabrechnung-Vorlage.
Fristen, Aufbewahrung, Automatisierung
Zwei Fristen prägen die Abrechnung. Erstens die Dreimonatsfrist: Ab dem vierten Monat an derselben Tätigkeitsstätte entfällt die Verpflegungspauschale (§ 9 Abs. 4a Satz 6 EStG); ob sie in deinem Fall schon läuft, klärt der Dreimonatsfrist-Rechner. Zweitens die Aufbewahrungsfrist: Abrechnung und Belege sind Buchungsbelege und damit acht Jahre aufzubewahren (§ 147 Abs. 3 AO seit 2025). Sammelt sich das über Monate an, wird die Rekonstruktion mühsam – belege.ai zieht Hotel-, Flug- und Mietwagenrechnungen automatisch aus Postfach und Portalen und ordnet sie der passenden Kartenzahlung zu, sodass am Monatsende nur noch die Reisedaten fehlen.
Der häufigste Prüfungsfehler ist die vergessene Mahlzeitenkürzung. Ein im Hotelpreis enthaltenes Frühstück kürzt die Verpflegungspauschale auch dann, wenn du es nicht isst – und auch dann, wenn es in einem Sammelposten wie „Business-Package“ versteckt ist.
Häufige Fragen
Welche Belege muss ich einer Reisekostenabrechnung beilegen?
Belege brauchst du für Übernachtung, Fahrkarten, Flug, Mietwagen und für sämtliche Reisenebenkosten. Für den Verpflegungsmehraufwand und für die Kilometerpauschale genügen die Reisedaten, weil beides pauschal angesetzt wird.
Bis wann muss ich eine Dienstreise abrechnen?
Eine steuerliche Frist gibt es nicht; maßgeblich ist die Regelung im Arbeitsvertrag oder in der Reisekostenrichtlinie, üblich sind drei bis sechs Monate. Der Arbeitgeber muss steuerfreie Erstattungen aber im Lohnkonto aufzeichnen, damit sie steuerfrei bleiben.
Wie lange muss ich eine Reisekostenabrechnung aufbewahren?
Acht Jahre, denn die Abrechnung ist mit ihren Belegen ein Buchungsbeleg nach § 147 Abs. 3 AO in der seit 2025 geltenden Fassung. Beim Arbeitgeber gehört sie zusätzlich zum Lohnkonto, das bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres nach der letzten Eintragung aufzubewahren ist.
Darf ich Verpflegungspauschale und Geschäftsessen für denselben Tag ansetzen?
Für die eigene Verpflegung nicht doppelt: Nimmst du an einer vom Arbeitgeber veranlassten Mahlzeit teil, wird deine Verpflegungspauschale gekürzt. Die Bewirtung von Geschäftspartnern wird davon getrennt als Bewirtungsaufwendung abgerechnet.
Was mache ich, wenn ein Beleg fehlt?
Für Kleinbeträge wie Parkgebühren schreibst du einen Eigenbeleg mit Datum, Betrag, Anlass und Unterschrift. Fehlt eine Hotel-, Flug- oder Mietwagenrechnung, forderst du sie beim Anbieter nach – ein Eigenbeleg ist dort nur die zweitbeste Lösung.