Trag das laufende Jahr ein — die Liste zeigt dir je Belegart, welcher Jahrgang raus darf und welcher bleiben muss. Mit den seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz geltenden Fristen. Kostenlos, ohne Anmeldung.
Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden oder die letzte Eintragung gemacht wurde (§ 147 Abs. 4 AO, § 257 Abs. 5 HGB). Deshalb endet jede Frist an einem 31. Dezember und jeder Vernichtungstermin fällt auf einen 1. Januar. Die Rechnung ist dann simpel: vernichtet werden darf alles bis einschließlich laufendes Jahr minus Frist minus eins. Nur die Frist selbst ist eben nicht für alle Unterlagen gleich.
Rechner
Im Jahr 2026 darfst du vernichten
10 Jahre
bis 2015
Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse
Aufbewahren ab Jahrgang 2016
8 Jahre
bis 2017
Buchungsbelege und Rechnungen
Aufbewahren ab Jahrgang 2018
6 Jahre
bis 2019
Handels- und Geschäftsbriefe
Aufbewahren ab Jahrgang 2020
Ergebnis ohne Gewähr. Die Frist läuft nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für die die Festsetzungsfrist noch offen ist — etwa bei begonnener Außenprüfung, vorläufiger Steuerfestsetzung oder laufendem Rechtsbehelfsverfahren (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO). Für Institute nach § 1 Abs. 1b KWG, Unternehmen unter Versicherungsaufsicht und Wertpapierinstitute bleibt es bei Buchungsbelegen bei zehn Jahren (§ 257 Abs. 4 Satz 2 HGB).
Der teure Irrtum
Seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz sind Buchungsbelege nur noch acht Jahre aufzubewahren. Verkürzt wurde damit aber ausschließlich die Frist für Buchungsbelege — Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse bleiben bei zehn Jahren, Handels- und Geschäftsbriefe standen ohnehin schon bei sechs. Wer jetzt pauschal acht Jahre ansetzt und den Rest wegwirft, vernichtet Unterlagen, die noch zwei Jahre bleiben müssten.
Der umgekehrte Fehler kostet Lagerfläche: Wer weiter pauschal zehn Jahre rechnet, schleppt zwei komplette Belegjahrgänge mit, die längst raus dürften. Nach der Anwendungsregelung in Art. 97 § 19a EGAO gilt die verkürzte Frist für alle Buchungsbelege, deren zehnjährige Frist am 31.12.2024 noch nicht abgelaufen war — praktisch also für jeden Buchungsbeleg, der heute noch im Archiv liegt.
Die Zuordnung ist dabei wichtiger als die Jahreszahl. Der einzelne Kassenbeleg ist Buchungsbeleg und darf nach acht Jahren weg; das Kassenbuch gehört zu den Büchern und Aufzeichnungen und bleibt zehn Jahre. Eine E-Mail ist sechs Jahre aufzubewahren — dient sie zugleich als Grundlage einer Buchung, sind es acht.
Vernichtungsliste
| Unterlage | Frist | Vernichtbar bis einschließlich Jahrgang | Maßgeblicher Zeitpunkt |
|---|---|---|---|
| Eingangsrechnung (Lieferantenrechnung) | 8 Jahre | 2017 | Jahr, in dem die Rechnung entstanden ist |
| Ausgangsrechnung (Doppel der eigenen Rechnung) | 8 Jahre | 2017 | Jahr, in dem die Rechnung ausgestellt wurde |
| Kassenbeleg, Kassenbon oder Quittung | 8 Jahre | 2017 | Jahr, in dem der Beleg entstanden ist |
| Kontoauszug oder Zahlungsbeleg | 8 Jahre | 2017 | Jahr, in dem der Beleg entstanden ist |
| Bewirtungsbeleg | 8 Jahre | 2017 | Jahr, in dem der Beleg entstanden ist |
| Reisekosten- oder Spesenabrechnung | 8 Jahre | 2017 | Jahr, in dem die Abrechnung entstanden ist |
| Eigenbeleg (Ersatzbeleg) | 8 Jahre | 2017 | Jahr, in dem der Eigenbeleg entstanden ist |
| Lohn- und Gehaltsabrechnung als Buchungsbeleg | 8 Jahre | 2017 | Jahr, in dem die Abrechnung entstanden ist |
| Jahresabschluss, Bilanz, GuV und Lagebericht | 10 Jahre | 2015 | Jahr, in dem der Abschluss aufgestellt wurde |
| Eröffnungsbilanz | 10 Jahre | 2015 | Jahr, in dem die Bilanz aufgestellt wurde |
| Inventar und Inventurunterlagen | 10 Jahre | 2015 | Jahr, in dem das Inventar aufgestellt wurde |
| Buchführung: Hauptbuch, Journal, Konten | 10 Jahre | 2015 | Jahr der letzten Eintragung |
| Kassenbuch und digitale Kassenaufzeichnungen | 10 Jahre | 2015 | Jahr der letzten Eintragung |
| Verfahrensdokumentation, Arbeitsanweisungen, Organisationsunterlagen | 10 Jahre | 2015 | Jahr, in dem die Unterlage zuletzt gegolten hat |
| Empfangener Handels- oder Geschäftsbrief (auch E-Mail) | 6 Jahre | 2019 | Jahr des Empfangs |
| Abgesandter Handels- oder Geschäftsbrief (Kopie) | 6 Jahre | 2019 | Jahr des Versands |
| Angebot oder Auftragsbestätigung, die zu einem Auftrag geführt hat | 6 Jahre | 2019 | Jahr des Versands oder Empfangs |
| Vertrag (Frist ab Vertragsende) | 6 Jahre | 2019 | Jahr, in dem der Vertrag geendet hat |
| Lohnkonto und Lohnunterlagen | 6 Jahre | 2019 | Jahr der zuletzt eingetragenen Lohnzahlung |
| Sonstige für die Besteuerung bedeutsame Unterlagen | 6 Jahre | 2019 | Jahr, in dem die Unterlage entstanden ist |
Rechtsstand 2026. Fristen und Rechtsgrundlagen sind identisch mit dem Aufbewahrungsfristen-Rechner — beide Seiten lesen dieselbe geprüfte Tabelle. Maßgeblich ist nicht das Belegdatum, sondern der Schluss des Kalenderjahres der Entstehung bzw. der letzten Eintragung. Alle Angaben ohne Gewähr; im Zweifel entscheidet die Steuerberatung.
Vor dem Schreddern
Sinnvoll ist ein kurzes Vernichtungsprotokoll: welcher Jahrgang, welche Unterlagenarten, welches Datum, wer hat es freigegeben und wie wurde vernichtet. Es kostet fünf Minuten und beantwortet in der nächsten Prüfung die Frage, warum ein Ordner fehlt.
So gehst du vor
Das laufende Kalenderjahr genügt. Die Liste rechnet je Belegart den letzten Jahrgang aus, dessen Frist am 31.12. des Vorjahres abgelaufen ist.
Buchungsbelege, Bücher und Geschäftsbriefe haben unterschiedliche Fristen. Wer den Ordner nach Jahrgang statt nach Art sortiert hat, trennt hier einmal sauber.
Außenprüfung, vorläufige Festsetzung oder offener Einspruch halten die Frist an. Ist nichts offen, vernichten und kurz protokollieren.
FAQ
Buchungsbelege und Rechnungen aus 2017 und älter, Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse und die Eröffnungsbilanz aus 2015 und älter, Handels- und Geschäftsbriefe einschließlich E-Mail aus 2019 und älter. Voraussetzung ist jeweils, dass keine Ablaufhemmung nach § 147 Abs. 3 Satz 5 AO greift.
Laufendes Jahr minus Frist minus eins. Weil die Frist erst mit dem Schluss des Kalenderjahres beginnt (§ 147 Abs. 4 AO), endet sie am 31.12. und die Vernichtung ist ab dem 1.1. des Folgejahres zulässig. Für Buchungsbelege im Jahr 2026 heißt das: 2026 − 8 − 1 = 2017.
Nein, und das ist der häufigste Fehler nach dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz. Verkürzt wurde nur die Frist für Buchungsbelege. Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz und die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen bleiben bei zehn Jahren (§ 147 Abs. 1 Nr. 1 AO). Handels- und Geschäftsbriefe stehen bei sechs Jahren.
Ja. Empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe sind unabhängig vom Medium aufzubewahren, also auch als E-Mail, und zwar sechs Jahre (§ 147 Abs. 1 Nr. 2 und 3 AO). Ist die E-Mail zugleich Grundlage einer Buchung — etwa weil die Rechnung im Text steht —, ist sie Buchungsbeleg und acht Jahre aufzubewahren.
Das Kassenbuch und die digitalen Kassenaufzeichnungen zählen zu den Büchern und Aufzeichnungen und bleiben zehn Jahre. Der einzelne Kassenbeleg ist dagegen Buchungsbeleg und darf nach acht Jahren vernichtet werden. Diese Trennung übersehen viele Vernichtungslisten.
Nein. Die Aufbewahrungsfrist läuft nicht ab, soweit die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für die die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO). Eine begonnene Außenprüfung, eine vorläufige Steuerfestsetzung, ein Vorbehalt der Nachprüfung sowie offene Rechtsbehelfs- und Steuerstrafverfahren hemmen den Ablauf.
Ja, wenn die Digitalisierung den GoBD entspricht: bildliche Übereinstimmung mit dem Original, Unveränderbarkeit, jederzeitige Verfügbarkeit, maschinelle Auswertbarkeit. Wer Papierbelege ersetzend scannt und danach vernichtet, braucht dafür eine Verfahrensdokumentation. Umgekehrt darf ein originär elektronischer Beleg nicht durch einen Ausdruck ersetzt werden.
Vorgeschrieben ist es nicht, sinnvoll aber sehr. Ein Vernichtungsprotokoll mit Jahrgang, Unterlagenart, Datum, Freigabe und Vernichtungsart beantwortet in der nächsten Prüfung die Frage, warum ein Ordner fehlt — sonst steht die Aussage im Raum, die Unterlagen seien vorhanden, würden aber nicht vorgelegt.
Unterlagen mit personenbezogenen Daten gehören nicht in die Papiertonne. Üblich ist die Aktenvernichtung nach DIN 66399 in einer für den Datentyp geeigneten Sicherheitsstufe, entweder im Haus oder durch einen Dienstleister mit Vernichtungsnachweis. Für digitale Bestände gilt dasselbe: Löschen heißt nicht in den Papierkorb verschieben.
Für Institute nach § 1 Abs. 1b KWG einschließlich Zweigstellen nach § 53 KWG, für Unternehmen unter der Aufsicht nach § 1 Abs. 1 VAG und für Wertpapierinstitute nach § 2 Abs. 1 WpIG bleibt es bei Buchungsbelegen bei zehn Jahren (§ 257 Abs. 4 Satz 2 HGB). Für diese Häuser liefert die Acht-Jahres-Spalte also den falschen Jahrgang.
belege.ai sammelt jeden Beleg automatisch ein, ordnet ihn der Zahlung zu und archiviert ihn revisionssicher — Jahrgang für Jahrgang. Dann ist der Keller nur noch Papier. Kostenlos starten.
Jetzt kostenlos starten