Das Formular für beruflich gefahrene Kilometer mit dem eigenen Fahrzeug: Datum, Anlass, Route, Kilometer, Satz, Betrag – und eine Summe, die sich in der Excel-Variante selbst rechnet. Kostenlos, ohne Anmeldung.
Eine Kilometergeld-Abrechnung weist die beruflich gefahrenen Kilometer mit dem privaten Fahrzeug nach und rechnet sie mit dem pauschalen Kilometersatz ab. Sie ist die Grundlage für die steuerfreie Erstattung durch den Arbeitgeber oder für den Abzug als Werbungskosten bzw. Betriebsausgabe. Den Betrag für eine einzelne Fahrt rechnet dir der Kilometergeld-Rechner aus; diese Seite liefert das Formular für den ganzen Monat. Begriffe im Lexikon-Eintrag Kilometerpauschale.
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Sätze 2026
| Fahrzeug | Kilometersatz auf beruflichen Fahrten |
|---|---|
| Pkw (auch Elektro- und Hybridfahrzeug) | 0,30 € je tatsächlich gefahrenem Kilometer |
| Motorrad, Motorroller, Moped, Mofa | 0,20 € je tatsächlich gefahrenem Kilometer |
| Fahrrad, E-Bike, zu Fuß | Kein pauschaler Kilometersatz vorgesehen |
| Firmenwagen | Keine Pauschale – die Fahrzeugkosten trägt bereits der Betrieb |
| Individueller Satz statt Pauschale | Gesamtkosten des Fahrzeugs geteilt durch die Jahresfahrleistung – mit Nachweisen und in der Regel einem Fahrtenbuch |
Grundlage ist § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a Satz 2 EStG: Statt der tatsächlichen Aufwendungen dürfen die pauschalen Kilometersätze angesetzt werden, die für das jeweils benutzte Beförderungsmittel als höchste Wegstreckenentschädigung nach dem Bundesreisekostengesetz festgesetzt sind. § 5 Abs. 1 BRKG nennt 20 Cent je Kilometer für ein Kraftfahrzeug oder ein anderes motorbetriebenes Fahrzeug, § 5 Abs. 2 BRKG 30 Cent je Kilometer für einen Kraftwagen. Gegenüber 2025 haben sich diese Sätze nicht geändert.
Spalten
Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch ist für die Kilometerpauschale nicht vorgeschrieben – nachweisen musst du die Fahrt trotzdem, und dafür sind genau diese Angaben die übliche Form. Wer statt der Pauschale den höheren individuellen Kilometersatz aus den tatsächlichen Fahrzeugkosten ansetzt, kommt um ein Fahrtenbuch praktisch nicht herum.
Abgrenzung
In dieses Formular gehören beruflich veranlasste Fahrten, die keine Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sind: Kundentermine, Baustellen, Messen, Fortbildungen, Lieferfahrten. Dafür gilt der Kilometersatz, und angesetzt wird jeder tatsächlich gefahrene Kilometer, also Hin- und Rückfahrt.
Die Fahrt zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte läuft dagegen über die Entfernungspauschale nach § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 EStG: 0,38 € je Kilometer ab dem ersten Kilometer, aber nur für die einfache Entfernung und nur einmal je Arbeitstag – auch wenn du zweimal fährst. Sie hat einen Höchstbetrag von 4.500 € im Kalenderjahr, der bei Benutzung eines eigenen oder zur Nutzung überlassenen Kraftwagens nicht greift. Und sie ist unabhängig vom Verkehrsmittel: Bahn, Bus, Fahrrad und Mitfahrt zählen mit.
Ein Kilometer darf nie in beiden Töpfen landen. Wer den Arbeitsweg in dieses Formular schreibt, rechnet ihn doppelt so hoch ab, wie er darf – und riskiert bei der Erstattung durch den Arbeitgeber steuerpflichtigen Arbeitslohn. Die beiden Pauschalen im direkten Vergleich stehen im Kilometergeld-Rechner.
Erstattung
Erstattet der Arbeitgeber die Fahrtkosten einer beruflichen Auswärtstätigkeit, bleibt die Zahlung nach § 3 Nr. 16 EStG steuerfrei, soweit sie den Pauschsatz beziehungsweise die nachgewiesenen tatsächlichen Kosten nicht übersteigt. Zahlt er mehr, ist der übersteigende Teil steuerpflichtiger Arbeitslohn.
Was der Arbeitgeber steuerfrei erstattet hat, kannst du nicht zusätzlich als Werbungskosten geltend machen. Umgekehrt gilt: Wer keine Erstattung bekommt, setzt die Kilometerpauschale in der Steuererklärung an – Selbstständige als Betriebsausgabe. Eine Obergrenze gibt es dabei nicht; auch eine sehr hohe Jahresfahrleistung ist in voller Höhe ansetzbar.
Die abgerechneten Kilometer decken die Fahrzeugkosten ab, nicht die Nebenkosten der Reise. Parkgebühren, Maut und Fährkosten werden zusätzlich mit Beleg erstattet, Verpflegung und Übernachtung laufen über die Reisekostenabrechnung.
So füllst du sie aus
Je Fahrt Datum, Anlass mit Geschäftspartner, Route und tatsächlich gefahrene Kilometer festhalten – Hin- und Rückfahrt zusammen.
0,30 € je Kilometer mit dem Pkw, 0,20 € mit Motorrad, Roller, Moped oder Mofa. In der Excel-Vorlage rechnet sich der Betrag je Zeile selbst.
Kilometer- und Erstattungssumme prüfen, unterschreiben, zur Freigabe geben – Parkgebühren und Maut separat mit Beleg beifügen.
Rechtsstand 2026, ohne Gewähr. Zitierte Normen: § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a EStG (beruflich veranlasste Fahrten; Ansatz der pauschalen Kilometersätze in Höhe der höchsten Wegstreckenentschädigung nach dem Bundesreisekostengesetz) in Verbindung mit § 5 Abs. 1 BRKG (20 Cent je Kilometer bei Benutzung eines Kraftfahrzeugs oder eines anderen motorbetriebenen Fahrzeugs) und § 5 Abs. 2 BRKG (30 Cent je Kilometer bei Benutzung eines Kraftwagens), § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 EStG (Entfernungspauschale von 0,38 € je Kilometer der einfachen Entfernung, Höchstbetrag 4.500 € im Kalenderjahr, der bei eigenem oder überlassenem Kraftwagen nicht gilt), § 3 Nr. 16 EStG (steuerfreie Erstattung von Reisekosten durch den Arbeitgeber). Die Kilometersätze für berufliche Fahrten sind gegenüber 2025 unverändert. Diese Seite ersetzt keine steuerliche Beratung.
FAQ
Für berufliche Fahrten mit dem eigenen Pkw 0,30 € je gefahrenem Kilometer, mit Motorrad, Motorroller, Moped oder Mofa 0,20 € je Kilometer. Grundlage ist § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a Satz 2 EStG in Verbindung mit § 5 BRKG; gegenüber 2025 hat sich nichts geändert.
Ja. Bei einer beruflichen Auswärtstätigkeit werden alle tatsächlich gefahrenen Kilometer angesetzt, also Hin- und Rückfahrt samt beruflich veranlasster Umwege. Nur beim Arbeitsweg zählt allein die einfache Entfernung.
Nein. Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte laufen über die Entfernungspauschale nach § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 EStG: 0,38 € je Kilometer ab dem ersten Kilometer, nur einfache Entfernung, nur einmal je Arbeitstag. Ein Kilometer darf nie in beiden Töpfen landen.
Für die Kilometerpauschale nicht zwingend. Nachweisen musst du die Fahrten trotzdem: Datum, Anlass, aufgesuchter Geschäftspartner, Route und gefahrene Kilometer gehören in die Aufzeichnung – genau das leistet diese Vorlage. Erst wenn du statt der Pauschale den höheren individuellen Kilometersatz ansetzt, wird ein Fahrtenbuch praktisch unverzichtbar.
Zahlen darf er mehr. Steuerfrei bleibt nach § 3 Nr. 16 EStG aber nur der Pauschsatz beziehungsweise der nachgewiesene tatsächliche Kilometersatz deines Fahrzeugs; der übersteigende Teil ist steuerpflichtiger Arbeitslohn.
Nein. Steuerfrei erstattete Fahrtkosten kannst du nicht zusätzlich als Werbungskosten geltend machen. Ohne Erstattung setzt du die Pauschale in der Steuererklärung an, als Selbstständiger als Betriebsausgabe.
Nein. Wer mit einem Firmenwagen fährt, kann keine Kilometerpauschale ansetzen – die Fahrzeugkosten trägt bereits der Betrieb. Die Pauschale gilt für das private beziehungsweise eigene Fahrzeug.
Nein. Die Kilometerpauschale deckt die Fahrzeugkosten ab. Parkgebühren, Maut, Fähre und ähnliche Nebenkosten werden zusätzlich mit Beleg abgerechnet.
Für die Kilometerpauschale auf beruflichen Fahrten nicht; auch eine hohe Jahresfahrleistung ist in voller Höhe ansetzbar. Der Höchstbetrag von 4.500 € betrifft die Entfernungspauschale für den Arbeitsweg – und greift dort nicht, wenn ein eigener oder überlassener Kraftwagen benutzt wird.
Ja. Je Zeile wird der Betrag aus Kilometern und Satz gebildet, darunter stehen die Summe der Kilometer und der Erstattungsbetrag – du trägst nur Datum, Anlass, Route, Kilometer und Satz ein.
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