Ersten Einsatztag eintragen, Einsatztage pro Woche wählen — der Rechner zeigt den letzten Tag mit Verpflegungspauschale und ob eine Unterbrechung die Frist neu startet. Kostenlos, ohne Anmeldung.
Der Abzug der Verpflegungspauschalen ist auf die ersten drei Monate einer längerfristigen beruflichen Tätigkeit an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte beschränkt (§ 9 Abs. 4a Satz 6 EStG). Eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen lässt die Frist neu beginnen — aus beliebigem Grund (Satz 7). Und nach der Verwaltungsauffassung läuft die Frist überhaupt erst an, wenn du an mindestens drei Tagen pro Woche dort tätig bist.
Rechner
Ergebnis ohne Gewähr. Der Rechner setzt drei Monate ab dem ersten Einsatztag an und nimmt als letzten begünstigten Tag den Tag vor dem gleichnamigen Kalendertag im dritten Folgemonat; gibt es diesen Tag nicht, wird der letzte Tag des Monats genommen. Die Einsatztage sind rechnerisch aus den Tagen pro Woche abgeleitet und ersetzen keine Aufzeichnung der tatsächlichen Abwesenheitstage. Rechtsgrundlage: § 9 Abs. 4a Satz 6 und 7 EStG.
Der übersehene Punkt
Die meisten rechnen sofort drei Monate ab dem ersten Tag. Dabei stellt sich zuerst eine andere Frage: Läuft die Frist überhaupt an? Nach der Verwaltungsauffassung im BMF-Schreiben zu den Reisekosten der Arbeitnehmer vom 25.11.2020 greift die Dreimonatsfrist nur, wenn die auswärtige Tätigkeitsstätte an mindestens drei Tagen pro Woche aufgesucht wird.
Wer also dauerhaft nur an einem oder zwei Tagen pro Woche zu demselben Kunden fährt, kann die Verpflegungspauschale zeitlich unbegrenzt ansetzen — auch im dritten Jahr. Das betrifft sehr viele Beraterinnen, Monteure, Pflegekräfte und Handwerker, die feste Wochentage bei denselben Kunden haben.
Wichtig zur Einordnung: Diese Drei-Tage-Grenze steht nicht im Gesetzestext. § 9 Abs. 4a Satz 6 EStG spricht nur von einer längerfristigen beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte. Die Drei-Tage-Grenze ist die Auslegung der Finanzverwaltung. Sie ist damit die Grundlage, auf der Lohnbüro und Finanzamt arbeiten — aber kein Gesetzeswortlaut, auf den man sich vor Gericht unmittelbar berufen könnte.
Ebenfalls entscheidend: Es muss dieselbe Tätigkeitsstätte sein. Wechselst du zwischen mehreren Einsatzorten, läuft für jeden Ort eine eigene Frist. Wer montags zu Kunde A und dienstags zu Kunde B fährt, hat zwei getrennte Sachverhalte und keine Frist, die anläuft.
So rechnest du
Zuerst zählt, wie oft du pro Woche an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte bist. Unter drei Tagen pro Woche läuft die Frist nach Verwaltungsauffassung nicht an — dann gibt es die Pauschale unbefristet.
Läuft die Frist an, endet sie drei Monate nach dem ersten Tag an dieser Tätigkeitsstätte. Ab dem Folgetag entfällt die Verpflegungspauschale für diesen Ort (§ 9 Abs. 4a Satz 6 EStG).
Dauert eine Unterbrechung mindestens vier Wochen, beginnt die Frist neu — unabhängig vom Grund (§ 9 Abs. 4a Satz 7 EStG). Kürzere Pausen ändern nichts.
Neubeginn
Eine Unterbrechung der Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte von mindestens vier Wochen lässt die Dreimonatsfrist neu beginnen (§ 9 Abs. 4a Satz 7 EStG). Danach stehen wieder drei volle Monate Verpflegungspauschale zu.
Seit 2014 kommt es auf den Anlass der Unterbrechung nicht mehr an. Urlaub, Krankheit, ein Zwischeneinsatz an einem anderen Ort oder eine Projektpause zählen gleichermaßen — entscheidend ist allein die Dauer.
Eine Unterbrechung von weniger als vier Wochen lässt die Frist weder neu beginnen noch verlängert sie sie. Die drei Monate laufen kalendermäßig weiter, auch über Urlaubs- und Krankheitstage hinweg.
Die Frist gilt je Tätigkeitsstätte. Wechselst du den Einsatzort, beginnt dort eine eigene Frist. Kehrst du nach mindestens vier Wochen an den alten Ort zurück, startet auch dessen Frist neu.
Reichweite
Die Dreimonatsfrist betrifft ausschließlich die Verpflegungspauschalen. Nicht betroffen sind die Fahrtkosten zur auswärtigen Tätigkeitsstätte und die Übernachtungskosten. Beides bleibt auch im vierten Monat und danach in voller Höhe abziehbar beziehungsweise steuerfrei erstattbar, solange die Tätigkeitsstätte nicht zur ersten Tätigkeitsstätte wird.
Die Inlandssätze nach § 9 Abs. 4a Satz 3 EStG betragen 28 € für einen Kalendertag mit 24 Stunden Abwesenheit und je 14 € für An- und Abreisetag mit Übernachtung sowie für einen Tag mit mehr als acht Stunden Abwesenheit ohne Übernachtung.
Stellt der Arbeitgeber oder ein Dritter auf seine Veranlassung Mahlzeiten, wird die Pauschale gekürzt: um 20 Prozent für ein Frühstück und um je 40 Prozent für ein Mittag- oder Abendessen, jeweils bezogen auf die Pauschale für 24 Stunden (§ 9 Abs. 4a Satz 8 EStG). Im Inland sind das 5,60 € beziehungsweise 11,20 €. Die Kürzung gilt unabhängig von der Dreimonatsfrist — sie greift also nur, solange überhaupt eine Pauschale angesetzt wird.
Rechtsstand 2026, alle Angaben ohne Gewähr. Rechtsgrundlagen: § 9 Abs. 4a Satz 3, 6, 7 und 8 EStG. Die Drei-Tage-Voraussetzung für das Anlaufen der Frist ist Verwaltungsauffassung (BMF-Schreiben zu den Reisekosten der Arbeitnehmer vom 25.11.2020) und steht nicht im Gesetzestext. Für Auslandsreisen gelten statt 28 € und 14 € die länderbezogenen Pauschbeträge.
FAQ
Der Abzug der Verpflegungspauschalen ist auf die ersten drei Monate einer längerfristigen beruflichen Tätigkeit an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte beschränkt (§ 9 Abs. 4a Satz 6 EStG). Ab dem vierten Monat gibt es für diesen Ort keinen Verpflegungsmehraufwand mehr — weder als Werbungskosten noch als steuerfreie Erstattung durch den Arbeitgeber.
Nach der Verwaltungsauffassung im BMF-Schreiben zu den Reisekosten der Arbeitnehmer vom 25.11.2020 greift die Frist nur, wenn die auswärtige Tätigkeitsstätte an mindestens drei Tagen pro Woche aufgesucht wird. Wer dauerhaft nur an einem oder zwei Tagen pro Woche dort tätig ist, kann die Verpflegungspauschale zeitlich unbegrenzt ansetzen. Diese Grenze steht nicht im Gesetzestext, sondern ist Auslegung der Finanzverwaltung.
Mindestens vier Wochen. § 9 Abs. 4a Satz 7 EStG bestimmt, dass eine Unterbrechung der beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte zu einem Neubeginn führt, wenn sie mindestens vier Wochen dauert. Danach stehen wieder drei volle Monate Verpflegungspauschale zu.
Nein. Seit der Reisekostenreform 2014 kommt es auf den Anlass nicht mehr an. Urlaub, Krankheit, Elternzeit, ein Zwischeneinsatz an einem anderen Ort oder eine Projektpause führen gleichermaßen zum Neubeginn, sofern die Unterbrechung mindestens vier Wochen dauert.
Nur, wenn er mindestens vier Wochen dauert — dann beginnt die Frist sogar komplett neu. Kürzere Abwesenheiten verlängern die Frist nicht: Die drei Monate laufen kalendermäßig weiter, auch über einzelne Urlaubs- und Krankheitstage hinweg.
Nein. Die Dreimonatsfrist des § 9 Abs. 4a Satz 6 EStG steht im Absatz zu den Verpflegungspauschalen und betrifft nur diese. Fahrtkosten zur auswärtigen Tätigkeitsstätte und Übernachtungskosten bleiben auch nach drei Monaten abziehbar beziehungsweise steuerfrei erstattbar.
Die Frist läuft je Tätigkeitsstätte. Für jeden Einsatzort wird getrennt geprüft, ob dort an mindestens drei Tagen pro Woche gearbeitet wird und wann die drei Monate abgelaufen sind. Ein Wechsel zwischen mehreren Kunden führt dazu, dass an keinem der Orte die für das Anlaufen erforderliche Häufigkeit erreicht wird.
28 € für jeden Kalendertag mit 24 Stunden Abwesenheit von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte und je 14 € für den An- und den Abreisetag bei auswärtiger Übernachtung sowie für einen Tag mit mehr als acht Stunden Abwesenheit ohne Übernachtung (§ 9 Abs. 4a Satz 3 EStG). Für Auslandsreisen gelten stattdessen länderbezogene Pauschbeträge.
Sie kürzen die Tagespauschale: um 20 Prozent für ein Frühstück und um je 40 Prozent für ein Mittag- oder Abendessen, bezogen auf die Pauschale für 24 Stunden (§ 9 Abs. 4a Satz 8 EStG). Im Inland sind das 5,60 € und 11,20 €. Die Kürzung greift nur, solange überhaupt eine Pauschale angesetzt wird — nach Ablauf der Dreimonatsfrist ist sie gegenstandslos.
Für jeden Tag den Ort der auswärtigen Tätigkeit, Beginn und Ende der Abwesenheit sowie die vom Arbeitgeber gestellten Mahlzeiten. Daraus ergibt sich zugleich, an wie vielen Tagen pro Woche du an derselben Tätigkeitsstätte warst und wann die Dreimonatsfrist anläuft. Ohne diese Aufzeichnung lässt sich weder die Pauschale noch das Nichtanlaufen der Frist belegen.
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