Nicht abzugsfähige Betriebsausgaben
Nicht abzugsfähige Betriebsausgaben sind betrieblich veranlasste Aufwendungen, die den Gewinn nach § 4 Abs. 5 EStG dennoch nicht mindern dürfen — etwa 30 % der Bewirtungskosten, Geschenke über 50 € je Empfänger und Jahr oder die Gewerbesteuer.
Nicht abzugsfähige Betriebsausgaben sind ein Zwischending: Sie sind betrieblich veranlasst und damit dem Grunde nach Betriebsausgaben, dürfen den steuerlichen Gewinn aber nicht mindern. Gebucht werden sie deshalb ganz normal als Aufwand und außerhalb der Bilanz wieder hinzugerechnet. Von privaten Kosten der Lebensführung nach § 12 EStG unterscheidet sie genau das: Die sind gar keine Betriebsausgaben und gehören als Privatentnahme gebucht.
Der Katalog des § 4 Abs. 5 EStG
| Nr. | Aufwand | Umfang der Nichtabziehbarkeit |
|---|---|---|
| 1 | Geschenke an Nichtarbeitnehmer | vollständig, sobald je Empfänger und Wirtschaftsjahr 50 € überschritten sind |
| 2 | Bewirtung aus geschäftlichem Anlass | 30 % der angemessenen Aufwendungen |
| 3 | Gästehäuser außerhalb des Betriebsorts | vollständig |
| 4 | Jagd, Fischerei, Segel- und Motorjachten samt zugehöriger Bewirtung | vollständig |
| 5 | Verpflegungsmehraufwand des Unternehmers | alles über den Pauschbeträgen (Inland 28 € bzw. 14 €) |
| 6 | Wege zwischen Wohnung und Betriebsstätte | alles über der Entfernungspauschale von 0,38 € je Kilometer |
| 6a | Doppelte Haushaltsführung | alles über den nach § 9 EStG abziehbaren Beträgen |
| 6b | Häusliches Arbeitszimmer | vollständig, außer es ist Mittelpunkt der Tätigkeit |
| 6c | Tagespauschale Homeoffice | alles über 6 € je Tag und über 1.260 € im Jahr |
| 7 | Unangemessene Aufwendungen, die die Lebensführung berühren | der unangemessene Teil |
| 8 | Geldbußen, Ordnungs- und Verwarnungsgelder | vollständig |
| 8a | Zinsen auf hinterzogene Steuern (§§ 233a, 235 AO) | vollständig |
| 9 | Ausgleichszahlungen an außenstehende Anteilseigner (§§ 14, 17 KStG) | vollständig |
| 10 | Zuwendungen, die eine rechtswidrige Tat darstellen | vollständig |
| 11 | Aufwendungen im Zusammenhang mit der Tonnagebesteuerung (§ 5a Abs. 1 EStG) | vollständig |
| 12 | Zuschläge nach § 162 Abs. 4 AO | vollständig |
| 13 | Jahresbeiträge nach § 12 Abs. 2 Restrukturierungsfondsgesetz | vollständig |
Hinzu kommt § 4 Abs. 5b EStG: Die Gewerbesteuer und die auf sie entfallenden Nebenleistungen sind keine Betriebsausgaben. Und § 4 Abs. 7 EStG verlangt für die Nummern 1 bis 4, 6b und 7, dass sie einzeln und getrennt von den übrigen Betriebsausgaben aufgezeichnet werden — deshalb halten die Kontenrahmen eigene Konten bereit.
Rechenbeispiel mit Buchungssatz
Eine Geschäftsführerin bewirtet zwei Kunden. Die Restaurantrechnung lautet über 238,00 € brutto, also 200,00 € netto zuzüglich 38,00 € Umsatzsteuer, und wird per Firmenkarte bezahlt. Abziehbar sind 70 % von 200,00 € = 140,00 €, nicht abziehbar 30 % = 60,00 €. Die Vorsteuer von 38,00 € bleibt in voller Höhe abziehbar.
- SKR 03: 4650 Bewirtungskosten 140,00 € / 4654 Nicht abzugsfähige Bewirtungskosten 60,00 € / 1576 Abziehbare Vorsteuer 19 % 38,00 € an 1200 Bank 238,00 €
- SKR 04: 6640 Bewirtungskosten 140,00 € / 6644 Nicht abzugsfähige Bewirtungskosten 60,00 € / 1406 Abziehbare Vorsteuer 19 % 38,00 € an 1800 Bank 238,00 €
Zum Vergleich ein Präsent für denselben Kunden über 60,00 € netto: Weil die 50-€-Grenze gerissen ist, ist der gesamte Betrag nicht abziehbar und der Vorsteuerabzug entfällt. Gebucht wird deshalb der Bruttobetrag auf 4635 (SKR 03) beziehungsweise 6620 (SKR 04).
Die wichtigsten Konten auf einen Blick
| Sachverhalt | SKR 03 | SKR 04 |
|---|---|---|
| Bewirtungskosten, abziehbarer Teil | 4650 | 6640 |
| Nicht abzugsfähige Bewirtungskosten | 4654 | 6644 |
| Geschenke abzugsfähig ohne § 37b EStG | 4630 | 6610 |
| Geschenke nicht abzugsfähig ohne § 37b EStG | 4635 | 6620 |
| Gewerbesteuer | 4320 | 7610 |
Ertragsteuer und Umsatzsteuer laufen hier auseinander. Bei angemessenen Bewirtungskosten bleibt die Vorsteuer voll abziehbar, obwohl 30 % des Nettobetrags ertragsteuerlich verloren gehen. Bei Geschenken über 50 € entfällt dagegen beides. Wer pauschal alles auf ein Sammelkonto bucht, macht daher regelmäßig einen von zwei Fehlern — und beide fallen in der Betriebsprüfung auf.
Wie die Hinzurechnung technisch abläuft
Der nicht abziehbare Teil verschwindet nicht aus der Buchhaltung — er bleibt Aufwand und mindert den handelsrechtlichen Gewinn. Korrigiert wird erst danach, außerhalb der Gewinnermittlung: Bilanzierende führen die Beträge in der steuerlichen Überleitungsrechnung wieder zu, EÜR-Rechner tragen sie in der Anlage EÜR in der Zeile für nicht abziehbare Betriebsausgaben ein. Genau deshalb ist die getrennte Kontierung keine Formsache: Wer den 30-%-Anteil nicht auf ein eigenes Konto legt, kann ihn am Jahresende nicht sauber hinzurechnen und übersieht ihn regelmäßig.
Für die Umsatzsteuer gilt die Trennung nicht. § 15 Abs. 1a UStG schließt den Vorsteuerabzug für Aufwendungen aus, die unter das Abzugsverbot des § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 bis 4 und Nr. 7 EStG oder unter § 12 Nr. 1 EStG fallen — nimmt Bewirtungsaufwendungen davon aber ausdrücklich aus. Bei einer angemessenen und ordnungsgemäß nachgewiesenen Bewirtung bleibt die Vorsteuer deshalb vollständig abziehbar, obwohl 30 % ertragsteuerlich verloren gehen.
Häufige Fehler in der Praxis
Die Trennung lässt sich nur am Buchungsbeleg treffen: Aus einer Restaurantabbuchung geht nicht hervor, ob es eine Bewirtung von Geschäftspartnern, eine Betriebsveranstaltung oder ein reines Arbeitsessen war. Fehlen Anlass und Teilnehmer, ist der Abzug schon dem Grunde nach gefährdet — der Bewirtungsbeleg muss diese Angaben tragen. Ein zweiter Klassiker ist die Kontierung von Verwarnungsgeldern auf ein allgemeines Aufwandskonto, wo sie in der Überleitungsrechnung niemand mehr findet. Ob eine Bewirtung noch als angemessen gilt, lässt sich vorab mit dem Angemessenheits-Check abschätzen, die Aufteilung selbst mit dem Bewirtungskosten-Rechner.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zu privaten Kosten?
Nicht abzugsfähige Betriebsausgaben sind betrieblich veranlasst und werden ganz normal als Aufwand gebucht, nur außerbilanziell wieder hinzugerechnet. Private Kosten der Lebensführung nach § 12 EStG sind dagegen von vornherein keine Betriebsausgaben und gehören als Privatentnahme verbucht.
Wie viel Prozent der Bewirtungskosten sind abziehbar?
70 % der angemessenen Aufwendungen mindern den Gewinn, 30 % nicht. Die Vorsteuer bleibt bei angemessenen Bewirtungskosten dagegen in voller Höhe abziehbar.
Ab welchem Wert ist ein Geschenk an Kunden nicht mehr absetzbar?
Sobald die Anschaffungskosten aller Geschenke an denselben Empfänger im Wirtschaftsjahr 50 € übersteigen. Dann entfällt der Betriebsausgabenabzug für den gesamten Betrag, nicht nur für den übersteigenden Teil, und auch der Vorsteuerabzug geht verloren.
Ist die Gewerbesteuer eine Betriebsausgabe?
Nein. § 4 Abs. 5b EStG stellt ausdrücklich klar, dass die Gewerbesteuer und die darauf entfallenden Nebenleistungen keine Betriebsausgaben sind. Gebucht wird sie trotzdem, aber außerhalb der Bilanz wieder hinzugerechnet.
Warum brauchen diese Kosten eigene Konten?
Weil § 4 Abs. 7 EStG verlangt, dass sie einzeln und getrennt von den übrigen Betriebsausgaben aufgezeichnet werden. Fehlt diese getrennte Aufzeichnung, kann das Finanzamt schon deshalb den Abzug des begünstigten Teils versagen.
Sind Verwarnungsgelder aus dem Betriebsalltag abziehbar?
Nein. Geldbußen, Ordnungsgelder und Verwarnungsgelder deutscher Gerichte und Behörden sind nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 8 EStG nicht abziehbar, auch wenn das Knöllchen auf einer betrieblichen Fahrt entstanden ist.