Der Auftrag ist fertig – jetzt muss die Schlussrechnung die geleisteten Abschläge korrekt absetzen, netto und mit der darauf entfallenden Umsatzsteuer. Genau hier passieren die teuersten Fehler. Als PDF zum Ausdrucken oder als Excel, die rechnet. Kostenlos, ohne Anmeldung.
Die Schlussrechnung rechnet den gesamten Auftrag ab und zieht die bereits gezahlten Abschläge davon ab. Beim Bauvertrag wird die Vergütung erst mit Abnahme und einer prüffähigen Schlussrechnung fällig (§ 650g Abs. 4 BGB), beim VOB-Vertrag gilt § 16 Abs. 3 VOB/B. Umsatzsteuerlich ist sie die Endrechnung im Sinne des § 14 Abs. 5 Satz 2 UStG.
Rechenweg
Rechenbeispiel: Gesamtauftrag 50.000 € netto zuzüglich 9.500 € Umsatzsteuer, also 59.500 € brutto. Zwei bezahlte Abschläge über je 20.000 € netto zuzüglich 3.800 € Steuer. Die Schlussrechnung weist die vollen 50.000 € netto und 9.500 € Steuer aus, setzt 40.000 € netto und 7.600 € Steuer ab und kommt so auf 10.000 € netto zuzüglich 1.900 € Steuer, also 11.900 € Restbetrag.
Rechtsgrundlage ist § 14 Abs. 5 Satz 2 UStG: In der Endrechnung sind die vor Ausführung der Leistung vereinnahmten Teilentgelte und die auf sie entfallenden Steuerbeträge abzusetzen. Wer die Abschläge vergisst oder nur netto absetzt, weist die Steuer ein zweites Mal aus und schuldet sie zusätzlich nach § 14c Abs. 1 UStG, bis die Rechnung berichtigt ist. Die Einzelheiten regelt Abschnitt 14.8 UStAE.
Pflichtangaben
Beim VOB/B-Vertrag ist die Schlusszahlung spätestens 30 Tage nach Zugang der prüfbaren Schlussrechnung zu leisten (§ 16 Abs. 3 Nr. 1 VOB/B); die vorbehaltlose Annahme der Schlusszahlung kann Nachforderungen ausschließen (§ 16 Abs. 3 Nr. 2 VOB/B) – einen Vorbehalt also rechtzeitig und schriftlich erklären. Bei Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück gilt außerdem die Sechs-Monats-Frist zur Rechnungsstellung nach § 14 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 UStG.
§ 13b UStG
Steuer trotz § 13b UStG ausgewiesen? Dann schuldest du sie nach § 14c Abs. 1 UStG, ohne dass dein Kunde daraus Vorsteuer ziehen darf. Umgekehrt gilt: Sind beide Seiten in einem Zweifelsfall übereinstimmend von § 13b UStG ausgegangen, bleibt der Leistungsempfänger Steuerschuldner, solange kein Steuerausfall entsteht (§ 13b Abs. 5 UStG). Hintergrund im Lexikon-Eintrag Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers.
So füllst du es aus
Alle Positionen inklusive Nachträgen und Stundenlohnarbeiten aufführen und die Gesamtsumme netto, Steuer und brutto bilden.
Jede bezahlte Abschlagsrechnung mit Nummer, Datum, Nettobetrag und Steuerbetrag abziehen – die Steuer nicht vergessen.
Sicherheitseinbehalte gesondert zeigen, den offenen Restbetrag ausweisen und die Schlussrechnung mit den Nachweisen versenden.
FAQ
Zuerst die gesamte Leistung abrechnen, dann die vereinnahmten Abschläge abziehen – jeweils den Nettobetrag und getrennt die darauf entfallende Umsatzsteuer. § 14 Abs. 5 Satz 2 UStG verlangt ausdrücklich beides. Übrig bleibt der Restbetrag in netto, Steuer und brutto.
Dann ist die Umsatzsteuer zweimal ausgewiesen: einmal in den Abschlagsrechnungen und einmal in voller Höhe in der Schlussrechnung. Den überhöhten Betrag schuldest du nach § 14c Abs. 1 UStG zusätzlich, bis du die Rechnung gegenüber dem Kunden berichtigst. Das ist der häufigste und teuerste Fehler bei Schlussrechnungen.
Die Endrechnung rechnet den gesamten Auftrag ab und setzt die vereinnahmten Teilentgelte samt Steuer davon ab. Die Restrechnung weist stattdessen nur das restliche Entgelt und die darauf entfallende Steuer aus; die Abschlagsrechnungen bleiben daneben bestehen. Beide Wege sind zulässig (Abschnitt 14.8 UStAE) – gemischt werden dürfen sie nicht.
Beim Bauvertrag nach BGB mit der Abnahme und einer prüffähigen Schlussrechnung (§ 650g Abs. 4 BGB). Beim VOB/B-Vertrag ist die Schlusszahlung spätestens 30 Tage nach Zugang der prüfbaren Rechnung zu leisten (§ 16 Abs. 3 Nr. 1 VOB/B).
Erbringst du eine Bauleistung an einen Unternehmer, der selbst nachhaltig Bauleistungen erbringt, wird er zum Steuerschuldner (§ 13b Abs. 2 Nr. 4, Abs. 5 Satz 2 UStG). Abschläge und Schlussrechnung enthalten dann keinen Steuerausweis, sondern die Angabe „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ (§ 14a Abs. 5 UStG). Abgesetzt werden nur die Nettoabschläge.
Du kannst in belege.ai Ausgangsrechnungen nativ erstellen: eigene Positionen, Leistungszeitraum, freier Hinweistext, E-Mail-Versand und PDF mit eingebettetem ZUGFeRD/Factur-X. Die Abschlagsverrechnung führst du dabei selbst als Position, eine automatische Fortschreibung über mehrere Rechnungen gibt es nicht. Der Kern von belege.ai liegt auf der Belegseite: eingehende Rechnungen finden, zuordnen und an sevDesk, Lexware Office oder DATEV übergeben.
Zur Schlussrechnung gehören die Eingangsrechnungen des Projekts: Material, Miete, Nachunternehmer. belege.ai sammelt sie automatisch aus Postfächern und Portalen ein, ordnet sie den Bankzahlungen zu und übergibt sie an sevDesk, Lexware Office oder DATEV. Kostenlos starten.
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