Eine Rechnung wird nicht gelöscht, sondern storniert: mit einem eigenen Dokument, das die Ursprungsrechnung benennt und vollständig aufhebt. Hier steht, wie es aussieht und was es bei der Umsatzsteuer bewirkt.
Eine Stornorechnung ist ein Dokument, das eine bereits ausgestellte Rechnung vollständig aufhebt. Sie ersetzt die Ursprungsrechnung nicht, sondern stellt sie neben ihr auf null – die alte Rechnung bleibt im Bestand, ihre Nummer bleibt vergeben. Betrifft nur eine einzelne Angabe den Fehler, genügt statt des Stornos eine Rechnungskorrektur.
Muster
Musterdokument
„Diese Stornorechnung hebt die Rechnung Nr. 2026-0087 vom 03.02.2026 vollständig auf. Die Rechnungsnummer 2026-0087 bleibt vergeben und wird nicht erneut verwendet. Bereits gezahlte Beträge erstatten wir auf das uns bekannte Konto.“
Übernimm das Muster in dein Rechnungsprogramm oder dein Briefpapier und ersetze die Beispielwerte. Zum Ausdrucken oder als PDF sichern genügt die Druckfunktion des Browsers. Die Beispielangaben sind erfunden.
Pflichtangaben
Ein Storno ist eine Abrechnung über denselben Umsatz und trägt deshalb dieselben Pflichtangaben wie die Rechnung selbst (§ 14 Abs. 4 UStG). Musste die Ursprungsrechnung eine E-Rechnung sein, gilt das auch für das Storno.
Bezug
Der Bezug zur Ursprungsrechnung ist der eigentliche Inhalt des Dokuments. Ohne ihn ist eine Stornorechnung nur ein Papier mit negativen Zahlen, das niemand zuordnen kann. Nenne deshalb Nummer und Datum der stornierten Rechnung im Kopf des Dokuments und wiederhole die Positionen wortgleich – so lässt sich jede Zeile gegen das Original halten.
Die Stornorechnung bekommt eine eigene Nummer. Die Nummer der stornierten Rechnung bleibt vergeben und wird nicht erneut verwendet – sie muss die Rechnung dauerhaft eindeutig identifizieren. Im Nummernkreis entsteht dadurch keine Lücke: Die stornierte Rechnung bleibt stehen, ihr Umsatz wird durch das Storno auf null gestellt. Wie du Nummernkreise sauber organisierst, steht im Ratgeber Rechnungsnummer vergeben.
Wird nach dem Storno neu abgerechnet, ist die Ersatzrechnung eine ganz normale neue Rechnung mit neuer Nummer und aktuellem Datum. Ein Hinweis wie „ersetzt Rechnung Nr. 2026-0087, storniert mit Nr. 2026-0091“ ist nicht vorgeschrieben, macht die Kette für Kunde und Prüfer aber in einem Blick lesbar.
Ob du die Beträge negativ ausweist oder positiv mit dem ausdrücklichen Hinweis, dass es sich um eine Stornierung handelt, ist Darstellungsfrage. Negative Beträge sind der verbreitete und in Rechnungsprogrammen übliche Weg, weil sie sich direkt gegen das Original saldieren.
Umsatzsteuer
Wurde die Leistung erbracht und fällt das Entgelt später ganz weg, ändert sich die Bemessungsgrundlage. § 17 Abs. 1 UStG ordnet an, dass beide Seiten berichtigen – der Leistende die geschuldete Umsatzsteuer, der Leistungsempfänger den Vorsteuerabzug. Berichtigt wird in dem Voranmeldungszeitraum, in dem die Änderung eingetreten ist. Ein Storno wirkt also nicht rückwirkend in den alten Monat hinein – eine bereits abgegebene Voranmeldung wird deshalb in aller Regel nicht korrigiert.
Anders liegt der Fall, wenn über eine Leistung abgerechnet wurde, die es nie gab, oder wenn jemand Umsatzsteuer ausgewiesen hat, der sie nicht ausweisen durfte. Dann greift der unberechtigte Steuerausweis nach § 14c Abs. 2 UStG: Der ausgewiesene Betrag wird geschuldet, und die Berichtigung setzt voraus, dass die Gefährdung des Steueraufkommens beseitigt ist – sie erfolgt gegenüber dem Finanzamt und bedarf dessen Zustimmung. Das reine Zurückschicken einer Stornorechnung genügt hier nicht.
Weist die Ursprungsrechnung lediglich einen zu hohen Steuerbetrag aus, ist das der unrichtige Steuerausweis nach § 14c Abs. 1 UStG – der Mehrbetrag wird geschuldet, bis gegenüber dem Leistungsempfänger berichtigt wurde. Bei größeren Beträgen oder Auslandsfällen lohnt eine kurze Rückfrage bei der Steuerberatung.
Wann stornieren
Die Leistung wurde nicht erbracht oder der Auftrag storniert. Der Betrag oder der Steuersatz ist falsch. Die Rechnung ging an den falschen Kunden. Eine Rechnung wurde doppelt gestellt.
Leistung und Betrag stimmen, aber eine Angabe ist falsch oder fehlt: Anschrift, Leistungszeitpunkt, Leistungsbeschreibung, Steuernummer. Dann reicht ein Korrekturdokument.
Bei Zweifeln ist das vollständige Storno mit anschließender Neuausstellung der robustere Weg: Es erzeugt zwei klar lesbare Dokumente statt einer Kette von Teiländerungen. Wie das Korrekturdokument aussieht, steht im Rechnungskorrektur-Muster.
So gehst du vor
Eigene Nummer, aktuelles Datum, Nummer und Datum der Ursprungsrechnung im Kopf, dieselben Positionen mit umgekehrtem Vorzeichen.
Das Storno geht an denselben Empfänger wie die Rechnung. Bereits gezahlte Beträge werden erstattet oder mit der Ersatzrechnung verrechnet.
Die Berichtigung von Umsatzsteuer und Vorsteuer gehört in den Voranmeldungszeitraum der Stornierung, nicht in den alten Monat.
Mit belege.ai
In belege.ai schreibst du Ausgangsrechnungen, stellst sie aus und versendest sie als PDF oder XRechnung. Eine ausgestellte Rechnung lässt sich direkt stornieren: Der Vorgang wechselt sichtbar in den Status „storniert“, das erzeugte PDF trägt den Zusatz „Storno“, und die Rechnungsnummer bleibt vergeben, statt wieder in den Nummernkreis zurückzufallen.
Der Kern von belege.ai liegt aber auf der Eingangsseite: Belege aus Postfächern und Portalen einsammeln, den Banktransaktionen zuordnen und geschlossen an Lexware Office, sevDesk oder DATEV übergeben. Storniert ein Lieferant eine Rechnung, hängen Original und Storno am selben Vorgang – die Buchung bleibt sichtbar, bis beide Dokumente da sind.
Eine automatische Storno-und-Neu-Kette samt Ersatzrechnung ist heute nicht Teil des Rechnungsschreibens: Du stornierst und legst die neue Rechnung selbst an.
FAQ
Eine eigene fortlaufende Nummer, das Ausstellungsdatum, Aussteller und Empfänger, die Steuernummer oder USt-IdNr., Nummer und Datum der stornierten Rechnung, dieselben Positionen wie im Original mit umgekehrtem Vorzeichen und der Satz, dass die Ursprungsrechnung vollständig aufgehoben ist.
Nein. Sie bleibt im Bestand und in der Ablage, und ihre Nummer bleibt vergeben. Ein Löschen würde den Prüfpfad zerstören und gegen die Unveränderbarkeit nach § 146 Abs. 4 AO und den GoBD verstoßen.
Ja. Sie ist selbst ein Abrechnungsdokument und bekommt eine einmalig vergebene Nummer. Die Nummer der stornierten Rechnung wird nicht wiederverwendet.
In der Regel nicht. Nach § 17 Abs. 1 UStG wird in dem Voranmeldungszeitraum berichtigt, in dem die Änderung eingetreten ist – also im Monat der Stornierung.
Dann kann ein unberechtigter Steuerausweis nach § 14c Abs. 2 UStG vorliegen. Der ausgewiesene Betrag wird geschuldet; die Berichtigung setzt voraus, dass die Gefährdung des Steueraufkommens beseitigt ist, und erfolgt gegenüber dem Finanzamt.
Umgangssprachlich wird beides vermischt. Steuerlich ist die Gutschrift nach § 14 Abs. 2 UStG die Abrechnung durch den Leistungsempfänger. Nenne dein Aufhebungsdokument deshalb Stornorechnung, nicht Gutschrift.
Die Vorlage hier hebt die Rechnung vollständig auf. Fällt nur ein Teil des Entgelts weg, rechne die verbleibende Leistung nach dem Storno neu ab oder korrigiere gezielt – so bleibt jede Position eindeutig.
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