Geld vor der Leistung: Die Umsatzsteuer entsteht schon mit dem Zahlungseingang – auch bei Soll-Versteuerung. Und in der Schlussrechnung müssen Teilentgelt und die darauf entfallende Steuer wieder abgesetzt werden. Muster als PDF zum Ausdrucken oder als Excel, die rechnet. Kostenlos, ohne Anmeldung.
Eine Anzahlungsrechnung fordert eine Zahlung an, bevor die Leistung ausgeführt ist. § 14 Abs. 5 Satz 1 UStG stellt sie den übrigen Rechnungen gleich: Vereinnahmt der Unternehmer das Entgelt oder einen Teil davon für eine noch nicht ausgeführte Leistung, gelten die Absätze 1 bis 4 sinngemäß. Sie unterscheidet sich von der Abschlagsrechnung, die bereits erbrachte Leistungen abrechnet, und von der Proformarechnung, die gar keine Rechnung ist.
Umsatzsteuer
Beispiel: Du stellst am 26. März eine Anzahlungsrechnung über 5.000 € netto zuzüglich 950 € Umsatzsteuer. Der Kunde zahlt am 2. April. Die 950 € gehören in die Voranmeldung für April, nicht für März. Ändert sich der Steuersatz zwischen Anzahlung und Ausführung, gilt für die Gesamtleistung der Satz im Zeitpunkt der Leistungsausführung – die Anzahlung wird dann in der Schlussrechnung berichtigt.
Pflichtangaben
Zum Leistungszeitpunkt: Eine im Voraus gestellte Anzahlungsrechnung kennt den Zahlungseingang naturgemäß noch nicht. Dann ist er auch nicht anzugeben – das Gesetz verlangt ihn nur, „sofern der Zeitpunkt der Vereinnahmung feststeht“. Der voraussichtliche Leistungszeitraum des Auftrags gehört trotzdem hinein, damit die Rechnung dem Vorgang zuzuordnen ist.
Schlussrechnung
§ 14 Abs. 5 Satz 2 UStG ist eindeutig: In der Endrechnung sind die vor Ausführung der Leistung vereinnahmten Teilentgelte und die auf sie entfallenden Steuerbeträge abzusetzen, wenn über die Teilentgelte Rechnungen erteilt wurden. Wer nur den Nettobetrag abzieht oder die Anzahlung ganz vergisst, weist die Umsatzsteuer ein zweites Mal aus – und schuldet sie zusätzlich nach § 14c Abs. 1 UStG, bis er die Rechnung gegenüber dem Kunden berichtigt.
Rechenbeispiel: Gesamtauftrag 20.000 € netto zuzüglich 3.800 € Umsatzsteuer, also 23.800 € brutto. Eine bezahlte Anzahlung über 5.000 € netto zuzüglich 950 € Steuer. Die Schlussrechnung weist die vollen 20.000 € netto und 3.800 € Steuer aus, setzt 5.000 € netto und 950 € Steuer ab und kommt so auf 15.000 € netto zuzüglich 2.850 € Steuer, also 17.850 € Restbetrag. Wie das Dokument aussieht, steht im Schlussrechnung-Muster.
So füllst du es aus
Höhe, Fälligkeit und Bezug zum Auftrag schriftlich festhalten – die Anzahlungsrechnung stützt sich auf diese Vereinbarung, nicht auf eine erbrachte Leistung.
Alle Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG, den Anzahlungsbetrag netto, Steuersatz und Steuerbetrag – und den Hinweis, dass eine Schlussrechnung folgt.
Die Steuer in der Voranmeldung des Zahlungseingangs anmelden. In der Schlussrechnung dann Nettoanzahlung und Steuer darauf wieder absetzen.
Rechtsstand 2026, ohne Gewähr. Zitierte Normen: § 14 Abs. 4 UStG (Pflichtangaben, insbesondere Satz 1 Nr. 6 zum Zeitpunkt der Vereinnahmung), § 14 Abs. 5 Satz 1 und Satz 2 UStG (Rechnungen über Zahlungen vor Ausführung, Absetzung in der Endrechnung), § 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a Satz 4 UStG (Entstehung der Steuer bei Vereinnahmung), § 14c Abs. 1 UStG (unrichtiger Steuerausweis), § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 3 UStG (Vorsteuerabzug erst nach Rechnung und Zahlung) und § 17 Abs. 2 Nr. 2 in Verbindung mit Abs. 1 UStG (Rückzahlung einer Anzahlung). Diese Vorlage ist eine allgemeine Information und ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall.
FAQ
Eine Rechnung über eine Zahlung, die vor Ausführung der Leistung angefordert wird. § 14 Abs. 5 Satz 1 UStG stellt sie den übrigen Rechnungen gleich: Für eine Rechnung über ein vereinnahmtes Teilentgelt gelten dieselben Anforderungen wie für jede andere Rechnung.
In dem Voranmeldungszeitraum, in dem das Geld eingegangen ist. § 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a Satz 4 UStG lässt die Steuer mit der Vereinnahmung entstehen – unabhängig davon, ob du der Soll- oder der Ist-Versteuerung unterliegst. Rechnung im März, Zahlung im April heißt: April-Voranmeldung.
Die Anzahlungsrechnung wird vor der Leistung gestellt, die Abschlagsrechnung rechnet bereits erbrachte Teilleistungen nach dem Leistungsstand ab (§ 632a BGB, § 16 Abs. 1 VOB/B). Umsatzsteuerlich werden beide gleich behandelt: Die Steuer entsteht erst mit der Vereinnahmung des Geldes.
Ja, sofern der Umsatz steuerpflichtig ist und du nicht Kleinunternehmer bist oder ein Reverse-Charge-Fall vorliegt. Ohne ausgewiesene Steuer kann dein Kunde keine Vorsteuer ziehen. Ein zu hoher Ausweis wird nach § 14c Abs. 1 UStG in voller Höhe geschuldet.
Zuerst die gesamte Leistung abrechnen, dann die vereinnahmte Anzahlung abziehen – den Nettobetrag und getrennt davon die darauf entfallende Umsatzsteuer. § 14 Abs. 5 Satz 2 UStG verlangt ausdrücklich beides. Übrig bleibt der Restbetrag in netto, Steuer und brutto.
Dann ist die Umsatzsteuer zweimal ausgewiesen: einmal in der Anzahlungsrechnung und einmal in voller Höhe in der Schlussrechnung. Den überhöhten Betrag schuldest du zusätzlich nach § 14c Abs. 1 UStG, bis du die Rechnung gegenüber dem Kunden berichtigst.
Erst wenn ihm die Rechnung vorliegt und er tatsächlich gezahlt hat (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 3 UStG). Eine gestellte, aber unbezahlte Anzahlungsrechnung berechtigt noch nicht zum Vorsteuerabzug – das ist die Kehrseite der Steuerentstehung bei Vereinnahmung.
Dann ist die Bemessungsgrundlage zu berichtigen: Die vereinnahmte Anzahlung wird zurückgezahlt, die dafür abgeführte Steuer korrigierst du in dem Voranmeldungszeitraum, in dem die Rückzahlung erfolgt (§ 17 Abs. 2 Nr. 2 in Verbindung mit Abs. 1 UStG). Die Anzahlungsrechnung ist gegenüber dem Kunden zu berichtigen.
Nein. Die Proformarechnung ist keine Rechnung im Sinne des § 14 UStG, berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug und sollte keinen gesonderten Steuerausweis enthalten. Wer Vorkasse verlangt und dem Kunden den Vorsteuerabzug ermöglichen will, stellt eine echte Anzahlungsrechnung.
§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 6 UStG verlangt in diesen Fällen den Zeitpunkt der Vereinnahmung – aber nur, sofern er feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum übereinstimmt. Bei einer im Voraus gestellten Rechnung steht er noch nicht fest. Der voraussichtliche Leistungszeitraum des Auftrags gehört trotzdem auf das Dokument.
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