belege.ai verarbeitet deine Banktransaktionen, E-Mails und Belege. Server stehen in Deutschland, die Verarbeitung erfolgt nach Art. 6 DSGVO, und deine Kundeninhalte werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.
Rechtsdokumente
Wie wir personenbezogene Daten erheben, verarbeiten, weitergeben und schützen — DSGVO-konform.
Anbieterkennzeichnung, Vertretungsberechtigte und Handelsregistereintrag der digitally induced GmbH.
SaaS-Vertrag für belege.ai: Account, Integrationen, KI-Funktionen, Preise und Nutzungspflichten.
Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO mit Anlagen zu Datenarten, Subprozessoren und TOMs.
Datensicherheit
Hosting und Speicherung bei Netcup in Deutschland — deine Belege und Banktransaktionen liegen hier. Für Belegextraktion, Vision-Analyse und Transkription werden einzelne Inhalte an Auftragsverarbeiter außerhalb Deutschlands übermittelt; welche das sind, steht unten in der Übersicht der Unter-Auftragsverarbeiter.
TLS für alle Verbindungen. Sensible Zugangsdaten — Bank-API-Credentials und OAuth-Refresh-Tokens — werden verschlüsselt gespeichert.
Verarbeitung nach Art. 6 DSGVO. Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Datenübertragbarkeit jederzeit auf Anfrage.
Belegextraktion, Vision-Analyse und Transkription laufen über OpenAI und Google Gemini als Auftragsverarbeiter — Drittlandübermittlung über Standardvertragsklauseln (SCCs).
Die Mac-App kann ein verbundenes Gmail-Postfach direkt auf dem Gerät abrufen und PDF-Anhänge mit Apples lokalem KI-Modell auf ihren Dokumenttyp prüfen (macOS 26 und Apple Intelligence erforderlich). Für diese lokale Prüfung gehen E-Mail-Inhalte und PDF-Texte nicht an OpenAI oder Google; erkannte Belege werden anschließend an belege.ai übertragen. Andere KI-Funktionen können weiterhin externe Modell-Anbieter nutzen.
Deine Kundeninhalte werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Die API-Verträge mit OpenAI und Google schließen das standardmäßig aus.
Jede Datenbankabfrage läuft unter deiner Postgres-Identität. Cross-Tenant-Zugriff ist physisch ausgeschlossen — auch beim read-only Datenzugriff des MCP-Servers.
Gmail-Zugriff
Wenn du Gmail verbindest, prüft belege.ai standardmäßig einmal täglich neue E-Mails auf Belege und sucht zusätzlich gezielt nach Rechnungen zu offenen Buchungen. Den täglichen Check kannst du pro Postfach abschalten; dann wird nur noch gesucht, wenn zu einer Zahlung ein Beleg fehlt. Oder du verbindest Gmail direkt in der Mac-App: Dann prüft Apple Intelligence die Mails lokal auf dem Gerät, und nur erkannte Belege werden übertragen.
Die Verbindung läuft über Googles OAuth-Dialog und ist an deine explizite Zustimmung gebunden. Du siehst dort, welche Google-App den Zugriff anfragt.
Neue Mails, auch gesendete, ruft belege.ai einmal täglich ab. Die KI sieht nur Mails mit PDF-Anhang (samt Betreff und Mailtext) sowie Apple-Rechnungsmails und übernimmt daraus Rechnungen, Quittungen und Gutschriften. Von anderen Mails bleiben nur Betreff und Absender als Prüfprotokoll.
Du kannst die Verbindung in belege.ai entfernen oder den Zugriff direkt in deinem Google-Konto widerrufen. Danach kann der Agent nicht mehr auf Gmail zugreifen.
Gmail-Inhalte werden nicht zum KI-Training genutzt. Wenn du kein Postfach verbinden willst, leitest du Rechnungen an deine persönliche belege.ai-Adresse weiter.
Finanzamt-konform
Elektronische Genehmigung gemäß BMF-Schreiben v. 19.11.2025 (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG). Manipulationssicherer Audit-Trail mit SHA-256-Hash über alle Belegdaten.
Eingefrorener PDF-Snapshot dokumentiert den Originalzustand jedes Belegs (GoBD § 146). Unveränderlich, jederzeit für die Betriebsprüfung verfügbar.
Verarbeitung nach Art. 6 DSGVO. Server in Deutschland, keine Weitergabe deiner Daten an Dritte. Volle Auskunfts- und Löschrechte jederzeit.
Alle Belege strukturiert und exportierbar – bereit für DATEV-Import oder direkt an den Steuerberater.
Unter-Auftragsverarbeiter
Für den Betrieb des Dienstes setzen wir sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein. Drittlandübermittlungen (USA) sind über Standardvertragsklauseln (SCCs) abgesichert.
| Anbieter | Zweck | Standort | Garantie |
|---|---|---|---|
| Netcup | Hosting & Infrastruktur | Deutschland | — |
| Amazon Web Services (SES) | E-Mail-Versand | EU (Irland, eu-west-1) | AWS-DPA |
| Stripe | Zahlungsabwicklung | USA | SCCs |
| OpenAI | KI-Modelle: Belegextraktion, Vision, Transkription | USA | SCCs |
| Google (Gemini) | KI-Modelle: Belegextraktion, Vision | USA | SCCs |
| Browserbase | Browser-Automatisierung (Beleg-Download) | USA | SCCs |
| PostHog | Produkt-Analytics | USA | SCCs |
| Datakant | Web-Analyse / Consent | Deutschland | — |
Verbundene Dienste
Diese Dienste bindest du selbst an. Wir greifen ausschließlich mit deiner Einwilligung und nur zum Zweck der Belegerkennung darauf zu — du kannst jede Verbindung jederzeit trennen.
Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit oder Widerspruch — schreib uns an support@belege.ai. Du hast außerdem das Recht, dich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde (LDI NRW) zu beschweren.
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