BranchenHandwerk & Bau

Belege im Handwerk – vom Bon zur Buchung

Tankstelle, Baumarkt, Großhandel: Papierbelege sammeln sich im Fahrzeug und in der Jackentasche. Mit belege.ai reicht ein Foto – zuordnen, archivieren und aufbereiten übernimmt der Agent.

Kostenlos starten So läuft ein Monat

10 gefundene Belege gratis · ohne Kreditkarte

Beispieldaten, Name und Beträge erfunden. Ausgangspunkt ist jede Buchung des Monats, nicht ein Upload.

belege.ai digitalisiert die Belegarbeit im Handwerksbetrieb: Quittungen von Tankstelle, Baumarkt oder Großhandel als Foto in den Telegram-Chat, der Agent liest sie aus und ordnet sie der Bankbuchung zu. Lieferanten-Rechnungen aus dem Postfach werden automatisch erkannt; fehlt ein Original, entsteht ein rechtssicherer Eigenbeleg. Am Monatsende steht ein DATEV-fertiges Paket für die Kanzlei.

Kommt dir das bekannt vor?

So sieht der Monatsabschluss ohne Agent aus – Beleg für Beleg von Hand.

  • Tank- und Baumarkt-Quittungen verblassen im Fahrzeug, bevor sie die Buchhaltung erreichen
  • Baustoff-Großhandel und Entsorger schicken Rechnungen mal per Mail, mal per Post, mal ins Kundenportal
  • Leasing- und Finanzierungsraten für Fahrzeuge und Maschinen laufen monatlich ab – die Rechnung dazu sucht am Jahresende keiner mehr
  • Abends im Büro: Bons abtippen, abheften, der Kanzlei hinterhertragen
  • Fehlt der Beleg, ist die Ausgabe nicht absetzbar

Was der Agent dir abnimmt

Er arbeitet von deinen Bankbuchungen aus und meldet sich per Telegram nur, wenn er selbst nicht weiterkommt.

  • Foto reicht

    Bon fotografieren und in den Telegram-Chat schicken – der Agent liest Betrag, Datum und Händler aus und legt den Beleg ab.

  • Automatischer Bank-Abgleich

    Per Open Banking sieht der Agent die Abbuchung und ordnet den Bon der exakten Zahlung zu – auch zeitversetzt.

  • Lieferanten-Rechnungen aus dem Postfach

    Rechnungen per Mail werden automatisch erkannt; liegt eine hinter einem Portal-Login, holt sie der Browser-Agent.

  • Eigenbeleg statt Lücke

    Original verloren? Der Agent erstellt einen rechtssicheren Eigenbeleg, damit die Ausgabe absetzbar bleibt.

  • Nicht jede Buchung braucht einen Beleg

    Leasingraten, SOKA-BAU, Krankenkassen- und Versicherungsbeiträge erkennt der Agent als beleglose Buchungen – einmal angelernt, hakt er sie automatisch ab, statt sie als offen anzuzeigen.

Beispiel-Chat zur offenen Buchung aus dem Monat oben

So läuft ein Monat mit belege.ai

Einmal verbinden, dann arbeitet der Agent jede Buchung ab – du bestätigst nur noch, was er nicht selbst klären kann.

  1. 1

    Konto und Postfach verbinden

    Geschäftskonto per Open Banking oder CSV, dazu Gmail, Outlook oder IMAP. Lexware Office oder sevDesk kommen auf Wunsch dazu.

  2. 2

    Der Agent arbeitet jede Buchung ab

    Er sucht den Beleg im Postfach, holt ihn per Browser-Agent aus dem Portal oder fragt per Telegram – nur, wenn er selbst nicht weiterkommt.

  3. 3

    Die Kanzlei bekommt den Monat

    DATEV-fertig als Monats-ZIP per login-freiem Link oder direkt übertragen in deine Buchhaltung.

Funktioniert mit dem, was du schon nutzt

Die Listen sind Beispiele – der Agent geht von deinen Bankbuchungen aus, egal bei welchem Anbieter der Beleg liegt.

Banken & Karten

  • Sparkasse
  • Volksbank
  • Raiffeisen
  • ING
  • DKB
  • N26
  • American Express
  • jede weitere per CSV

E-Mail-Postfächer

  • Gmail
  • Outlook / Microsoft 365
  • IMAP

Buchhaltung – Import & Export

  • Lexware Office
  • DATEV

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Häufige Fragen

Wir haben viele Papierbelege – wie kommen die ins System?

Als Foto per Telegram, einzeln oder im Stapel. Auch ganze Ordner lassen sich auf einmal hochladen – der Agent sortiert und ordnet zu.

Muss ich dafür am PC sitzen?

Nein. Der Alltag läuft komplett im Telegram-Chat auf dem Handy; die Web-Oberfläche brauchst du nur für Einstellungen und den Überblick.

Was ist mit Belegen, die verloren gegangen sind?

Dafür gibt es den Eigenbeleg: Der Agent erstellt ihn rechtssicher mit allen Pflichtangaben, damit die Ausgabe absetzbar bleibt.

Was kostet belege.ai?

Jedes Konto startet kostenlos, ohne Kreditkarte. Danach 19 €/Monat (Essential, 40 Belege), 39 €/Monat (Plus, 60 Belege), 59 €/Monat (Growth, 100 Belege), 99 €/Monat (Professional, 200 Belege) oder 199 €/Monat (Advanced, 500 Belege) statt pro Nutzer.

Bereit in 2 Minuten

Starte mit einem kostenlosen Konto – ohne Kreditkarte. Der Agent zeigt dir sofort, wo in deinem Geschäft Belege fehlen.

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