Übergib belege.ai deine vorhandenen PDFs, Fotos und E-Mail-Anhänge gesammelt. Die KI liest jeden Beleg aus, erkennt doppelte Dateien und ordnet ihn der passenden Bankbuchung zu. Danach siehst du nicht einen neuen Dateiordner, sondern nur noch die Zahlungen, zu denen wirklich ein Beleg fehlt.
Belegimport automatisieren heißt: vorhandene Rechnungen und Quittungen nicht einzeln benennen, sortieren und verbuchen, sondern gesammelt aus Dateiablage, Foto oder Postfach übernehmen. belege.ai extrahiert die Belegdaten, prüft Mehrfachimporte und verbindet jeden Beleg mit der passenden Transaktion.
Importwege
Lade vorhandene PDF-Rechnungen sowie JPG- und PNG-Fotos gesammelt hoch. Dateiname und Ordnerstruktur müssen nicht perfekt sein — der Inhalt des Belegs ist entscheidend.
Verbinde Gmail, Outlook oder IMAP oder leite Belege an deine persönliche belege.ai-Adresse weiter. Rechnungsanhänge landen ohne Download-und-Upload-Schleife im gleichen Importprozess.
Zeigt der Import eine Zahlung ohne Beleg, sucht der Agent im Postfach, in verbundenen Diensten oder im Anbieterportal weiter. Import und Belegbeschaffung arbeiten auf derselben offenen Buchungsliste.
So funktioniert's
Importiere vorhandene PDF-, JPG- und PNG-Belege oder verbinde dein Postfach. Auch eine größere Beleghistorie kann schrittweise in denselben Arbeitsbereich übernommen werden, ohne jede Datei vorher umzubenennen.
Die KI liest Lieferant, Datum, Rechnungsnummer, Betrag und Umsatzsteuer aus. Gleiche Dateien werden über ihren Inhalt erkannt, damit ein weitergeleiteter und zusätzlich hochgeladener Beleg nicht doppelte Arbeit erzeugt.
Betrag, Datum und Gegenpartei verbinden den Beleg mit der passenden Bank- oder Kartenbuchung. Eindeutige Treffer werden zugeordnet; unsichere Fälle bleiben sichtbar, und fehlende Originale gehen an den Such-Agenten.
So sieht's aus
Nach dem Import
Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Brutto-, Netto- und Steuerbetrag werden aus dem Dokument gelesen. Du arbeitest mit Belegdaten statt mit kryptischen Dateinamen.
Wurde dieselbe Datei bereits per Upload, Telegram oder E-Mail übernommen, erkennt belege.ai den identischen Inhalt. So entsteht nicht aus jedem Eingang ein neuer Buchungsfall.
Der Import endet nicht in einem Dokumentenordner: Jeder Beleg wird gegen Bank- und Kartenumsätze geprüft und an die passende Buchung gehängt, sofern der Treffer eindeutig ist.
Zugeordnete Belege stehen im Monats-Paket, DATEV-Export oder login-freien Steuerberater-Link bereit. Offene Buchungen bleiben getrennt sichtbar, statt im Archiv zu verschwinden.
Bestehende Beleghistorie
Einmaliger Import
Starte mit einem Monat oder Quartal, prüfe die Treffer und übernimm danach den restlichen Bestand. So bleibt nachvollziehbar, welche Dateien neu, doppelt, zugeordnet oder noch ungeklärt sind.
Laufender Import
Nach der Aufräumphase kommen neue Belege automatisch aus Postfach und Integrationen. Nur Papierbons und Sonderfälle lädst du noch als Foto hoch oder schickst sie per Telegram.
FAQ
Unterstützt werden PDF-Dokumente sowie JPG- und PNG-Bilder, etwa fotografierte Quittungen. E-Mail-Anhänge aus Gmail, Outlook und IMAP laufen durch denselben Import- und Zuordnungsprozess.
Ja. Vorhandene Dateien können gesammelt übernommen werden. Für eine größere Historie empfiehlt sich ein Monat oder Quartal als erster Prüflauf; anschließend übernimmst du den restlichen Bestand mit derselben Logik.
belege.ai vergleicht den Dateiinhalt. Ist derselbe Beleg bereits vorhanden, erzeugt ein zusätzlicher Upload oder E-Mail-Import keinen zweiten fachlichen Belegfall. Unterschiedliche Rechnungen desselben Lieferanten bleiben selbstverständlich getrennt.
Ja. Lieferant, Datum, Rechnungsnummer, Betrag und Umsatzsteuer werden strukturiert ausgelesen. Bei schlecht lesbaren Fotos oder uneindeutigen Angaben bleibt der Fall zur Prüfung sichtbar, statt blind übernommen zu werden.
Über Betrag, Datum, Währung und Gegenpartei. Eindeutige Treffer werden der passenden Bank- oder Kartenbuchung zugeordnet. Bei mehreren möglichen Treffern fragt belege.ai nach, damit keine falsche Zuordnung entsteht.
Beim Belegimport besitzt du die Datei bereits oder sie kommt als E-Mail-Anhang an. Beim automatischen Rechnungsdownload beschafft belege.ai ein noch fehlendes Original aus einem verbundenen Dienst oder Anbieterportal. Beide Wege landen in derselben Beleg- und Buchungsliste.
Ja. Zugeordnete Belege stehen im Monats-Paket, DATEV-Export oder über einen login-freien Steuerberater-Link bereit. Dabei bleibt sichtbar, welche Buchungen vollständig und welche noch offen sind.
Dateien, Fotos und E-Mail-Anhänge gesammelt übernehmen — danach liest belege.ai sie aus, ordnet sie zu und zeigt nur noch echte Lücken.
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