Wer die Kosten von KI-Buchhaltung ausrechnet, vergleicht meist einen Monatspreis mit null. Das ist der falsche Vergleich: dagegen stehen deine Stunden, die Nacharbeit der Kanzlei und jeder Beleg, der fehlt. Diese Seite erklärt die Kostenlogik — die aktuellen Tarife stehen auf der Preisseite.
Die Kosten der KI-Buchhaltung bemessen sich nicht am Monatspreis, sondern an dem, was sie ersetzt: eigene Arbeitszeit, Zuarbeit-Nachbearbeitung durch die Kanzlei und entgangene Abzüge durch fehlende Belege. Der dritte Posten ist meist der größte und der unsichtbarste.
Die drei Kostenblöcke
Suchen, herunterladen, umbenennen, hochladen, zuordnen — pro Beleg wenige Minuten, in Summe Abende. Rechne die Stunden mit dem Satz, zu dem du sonst arbeitest, nicht mit null. Das ist der Posten, den die meisten unterschlagen.
Unvollständige Belege, unklare Zahlungen, Rückfragen, Nachreichungen: das ist Zuarbeit, die zum Kanzleistundensatz erledigt wird. Wer vollständig und zugeordnet übergibt, kauft dieselbe Leistung günstiger ein.
Ohne Beleg entfällt in der Regel der Betriebsausgabenabzug, und beim Vorsteuerabzug fehlt die Voraussetzung. Bei einer Netto-Position von 500 € summiert sich das schnell auf einen dreistelligen Betrag — pro fehlender Zeile.
Der Stress im Februar, wenn die Liste kommt. Der Abend, an dem du Portale durchsuchst statt zu arbeiten. Das lässt sich nicht beziffern und ist trotzdem der Grund, warum die meisten irgendwann etwas ändern.
Abrechnungsmodelle
Der Klassiker aus der Softwarewelt: ein Preis je Person mit Zugang. Für Buchhaltung passt das schlecht, weil die Arbeit nicht mit der Zahl der Nutzer skaliert, sondern mit der Zahl der Belege. Ein Solo-Selbstständiger mit dreihundert Buchungen zahlt so weniger als ein Fünf-Personen-Betrieb mit fünfzig.
Direkt an der Menge orientiert und dadurch fair wirkend — bis man merkt, dass auch der erfolglose Versuch Arbeit ist und dass ein Beleg mehrfach gezählt werden kann. Hier lohnt die Frage, was genau als Beleg zählt und was passiert, wenn ein Kontingent ausgeschöpft ist.
Bei agentischen Systemen wird zunehmend nach tatsächlichem KI-Verbrauch abgerechnet, weil ein Portal-Login mit 2FA um Größenordnungen mehr Arbeit ist als das Auslesen einer PDF aus dem Postfach. Das bildet die Kosten realistisch ab, verlangt aber Transparenz darüber, wo du gerade stehst.
Ob es eine Mindestlaufzeit gibt, ob der Einstieg ohne Kreditkarte funktioniert, ob es ein Kontingent gibt und was danach passiert, und ob Zusatzleistungen wie Portal-Logins oder Bewirtungsbelege inbegriffen sind. Unsere aktuellen Tarife und was sie enthalten, stehen auf der Preisseite.
Versteckte Kosten
Konkret
Die aktuellen Tarife, was jeweils enthalten ist und wie abgerechnet wird — die verbindliche Quelle.
Belegmenge, Bewirtungen, Reisen und dein Stundensatz eingeben und sehen, was an Zeit zusammenkommt.
Drei Aufstellungen für das nächste Jahr, verglichen nach Zeit, Kosten und Risiko.
Der schnellste Weg zu einer echten Zahl: wie viele Buchungen bei dir gerade ohne Beleg dastehen.
FAQ
Das hängt vom Modell ab: pro Nutzer, pro Beleg oder nach tatsächlichem Verbrauch. Für Belegarbeit ist die Zahl der Nutzer der schlechteste Maßstab, weil der Aufwand mit der Belegmenge steigt, nicht mit der Kopfzahl. Die aktuellen Tarife von belege.ai stehen auf der Preisseite.
Es hängt weniger an der Unternehmensgröße als an der Belegmenge und ihrer Streuung. Zwanzig Buchungen im Monat von drei Lieferanten sind von Hand machbar. Sobald Ausgaben über viele Anbieter, Karten und Zahlungsdienstleister verteilt sind, kippt die Rechnung schnell — unabhängig vom Umsatz.
In der Regel den Betriebsausgabenabzug, und beim Vorsteuerabzug fehlt die Voraussetzung. Bei einer Netto-Position von 500 € kommt so schnell ein dreistelliger Betrag zusammen — je fehlender Zeile. Das taucht auf keiner Rechnung auf und ist trotzdem oft der größte Kostenblock.
In der Regel bei der Zuarbeit, nicht beim Stundensatz. Rückfragen, Nachreichungen und die Belegliste am Jahresende sind genau die Positionen, die zusätzlich anfallen — und die bei vollständiger, zugeordneter Übergabe wegfallen.
Setze deine Stunden mit dem Satz an, zu dem du sonst arbeitest, und multipliziere mit dem Aufwand für Suchen, Herunterladen und Zuordnen. Der Ersparnis-Rechner macht genau diese Rechnung mit deinen eigenen Zahlen.
Ja, du kannst ohne Kreditkarte starten. Welche Grenzen dabei gelten und wie die Tarife danach aussehen, steht auf der Preisseite.
Der Einstieg ist kostenlos und ohne Kreditkarte — den Rest zeigt der erste Monat. Jetzt starten.
Jetzt kostenlos starten