Jedes Jahr dieselbe Mail: eine Liste mit Buchungen, zu denen der Beleg fehlt. Die Vorgänge sind zwölf Monate alt, die Bestellbestätigung ist längst archiviert, und beim Anbieter bist du dir nicht mal mehr sicher. Jede Zeile auf dieser Liste ist Geld — ohne Beleg kein Betriebsausgaben- und kein Vorsteuerabzug.
Den Jahresabschluss per KI vorzubereiten heißt vor allem: die offenen Belege zu schließen, bevor die Kanzlei danach fragt. Ein Agent kann rückwirkend suchen, in Portalen nachschauen und Lieferanten anschreiben — und im laufenden Jahr dafür sorgen, dass die Liste gar nicht erst entsteht.
Vorgehen
Zuerst braucht es die vollständige Liste: welche Buchungen des Jahres haben kein Dokument, sortiert nach Betrag. Die großen Posten zuerst, weil dort das meiste Geld hängt — und weil sie sich meist am leichtesten zuordnen lassen.
Für jede offene Buchung sucht der Agent rückwirkend: im verbundenen Postfach, bei angebundenen Diensten und per Login im Anbieterportal, wo Rechnungen oft jahrelang abrufbar bleiben. Das ist der Durchgang, der die Liste in der Regel deutlich kürzt.
Was auch dann nicht auftaucht, wird nicht ignoriert: Lieferanten anschreiben, und wo es nachweislich keine Rechnung gibt, einen Eigenbeleg vorbereiten. Der braucht deine ausdrückliche Freigabe — er ist deine Erklärung gegenüber dem Finanzamt.
Wo es klemmt
Der Anbieter schickt nichts, sondern legt die Rechnung ins Portal. Zwölf Monate später sind es zwölf fehlende Belege — die alle noch da sind, wenn sich jemand einloggt.
„PAYPAL *…“ oder eine Kartenabrechnung verrät nicht, wer dahintersteckt. Erst wenn der tatsächliche Anbieter erkannt ist, weiß man überhaupt, wo zu suchen wäre.
Der Parkschein, das Taxi, der Baumarkt-Bon: im Portemonnaie verblasst und nie fotografiert. Hier hilft nur, den Beleg im Moment des Bezahlens abzufangen — oder der Eigenbeleg.
Die Dezember-Rechnung kommt im Januar, die Januar-Zahlung gehört ins alte Jahr. Rund um den Stichtag entstehen die Zuordnungen, die man ein Jahr später nicht mehr rekonstruiert.
Zeitpunkt
Weiterlesen
Zeigt für einen Zeitraum, welche Buchungen noch kein Dokument haben — der Ausgangspunkt für alles Weitere.
Fehlende Belege, Monats-ZIP und DATEV-fähiger Export statt einer Sammelmail mit Anhängen.
Wenn es nachweislich keine Rechnung gibt: was auf einen Eigenbeleg gehört, damit er anerkannt wird.
Wie lange welche Unterlage bleiben muss — und wann du wirklich aussortieren darfst.
FAQ
Bei der Vorbereitung erheblich: fehlende Belege identifizieren, rückwirkend in Postfächern und Portalen suchen, Lieferanten anschreiben und die Unterlagen strukturiert für die Kanzlei zusammenstellen. Den Abschluss selbst — Abgrenzungen, Bewertung, Bilanz oder EÜR — erstellt weiterhin dein Steuerberater.
Am ehesten dort, wo sie ursprünglich lagen: im Postfach, in dem die Rechnungsmail ankam, und im Anbieterportal, wo Rechnungen oft jahrelang abrufbar bleiben. Ein Agent kann beides rückwirkend durchgehen, statt dass du dich durch zwölf Monate arbeitest.
Dann kommt der Eigenbeleg in Frage: eine eigene Aufzeichnung darüber, was gezahlt wurde, an wen und wofür. Er ersetzt keine Rechnung mit Vorsteuerabzug, rettet aber in der Regel den Betriebsausgabenabzug. Bei belege.ai entsteht er nie ohne deine ausdrückliche Freigabe.
So früh wie möglich — am besten laufend. Je länger ein Vorgang zurückliegt, desto teurer wird die Rekonstruktion: Zugänge laufen aus, Ansprechpartner wechseln, Postfächer werden archiviert. Wer monatlich schließt, bekommt am Jahresende keine Liste mehr.
Strukturiert statt als Sammelmail: alle Belege eines Zeitraums als ZIP, die Buchungen mit ihren zugeordneten Dokumenten und bei Bedarf ein DATEV-fähiger Export. Das spart der Kanzlei die Zuordnungsarbeit, die sie sonst dir in Rechnung stellt.
Ohne Beleg entfällt in der Regel der Betriebsausgabenabzug und beim Vorsteuerabzug fehlt die Voraussetzung. Bei einer Netto-Position von 500 € summiert sich das schnell auf einen dreistelligen Betrag — pro Zeile auf der Liste.
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