Zehn Jahre Aufbewahrung nach Art. 958f OR, und der Treuhänder braucht am Jahresende zu jeder Zahlung den passenden Beleg. belege.ai sammelt sie laufend ein — aus dem Postfach, aus Anbieterportalen und dem Zahlungseingang zugeordnet, bei einer QR-Rechnung samt Referenz.
Belege sammeln in der Schweiz heisst: zu jeder Zahlung den Buchungsbeleg beschaffen, ihn dem Zahlungseingang zuordnen und ihn zehn Jahre aufbewahren (Art. 958f OR, auf den Art. 70 MWSTG ausdrücklich verweist). belege.ai übernimmt alle drei Schritte automatisch und übergibt das Ergebnis geordnet an deinen Treuhänder.
Woher die Belege kommen
Rechnungen aus Gmail, Outlook und jedem IMAP-Postfach werden gezielt zur offenen Zahlung gesucht — als Anhang, hinter einem Download-Link oder direkt im Mailtext. Alternativ leitest du eine Rechnung an deine eigene Adresse name@belege.ai weiter.
Liegt die Rechnung nur im Kundenkonto — bei Swisscom, Sunrise, der Post oder einem SaaS-Anbieter —, meldet sich der Browser-Agent an und lädt sie herunter. Eine Zwei-Faktor-Bestätigung bestätigst du mit einem Tap per Telegram.
Kassenbon, Tankquittung, Parkticket: Foto in den Telegram-Chat, ausgelesen und der Kartenbuchung zugeordnet. Der Bon darf danach verblassen — das lesbare Bild ist bereits gesichert.
So funktioniert's
Das Geschäftskonto kommt per Open Banking oder als CSV-Export aus dem E-Banking herein — PostFinance, UBS, Raiffeisen und andere. Dazu Firmenkarte und E-Mail-Postfach; für login-geschützte Anbieter hinterlegst du den Zugang einmal sicher.
Taucht eine Zahlung auf, sucht der Agent gezielt den passenden Beleg: im Postfach, im Kundenkonto des Anbieters oder per Rückfrage bei dir, wenn nur ein Papierbeleg existiert. Bei einer QR-Rechnung dient die Referenz als zusätzliches Zuordnungsmerkmal.
Jeder Beleg wird dem Zahlungseingang zugeordnet, mit Betrag, Datum und Gegenpartei nachvollziehbar gehalten und zehn Jahre revisionssicher abgelegt (Art. 958f OR) — bereit für den Abschluss nach OR und die Weiterverarbeitung in bexio, Abacus, Banana oder Klara.
So sieht's aus
Auf den Schweizer Ablauf zugeschnitten
Geschäftsbücher, Buchungsbelege und der Geschäftsbericht sind zehn Jahre aufzubewahren, gerechnet ab dem Ablauf des Geschäftsjahres. Art. 70 MWSTG verweist ausdrücklich darauf. Elektronische Aufbewahrung ist zulässig, wenn Integrität und Lesbarkeit über die ganze Frist gewährleistet sind.
Normalsatz 8,1 %, MWST-Pflicht grundsätzlich ab CHF 100'000 Umsatz, Belege für die Abrechnung mit der ESTV. Deutsche DATEV-Versprechen bleiben den deutschen Seiten vorbehalten — hier zählen bexio, Abacus, Banana und Klara.
Der Swiss QR Code trägt die Zahlungsinformationen samt Referenz maschinenlesbar. belege.ai nutzt Betrag, Datum und Referenz gemeinsam, um Rechnung und Zahlungseingang eindeutig zusammenzuführen.
Im MWSTG gilt der Grundsatz der Beweismittelfreiheit (Art. 81 Abs. 3 MWSTG): Der Nachweis darf nicht allein vom Vorliegen eines bestimmten Belegs abhängig gemacht werden. Die Nachweispflicht für steuermindernde Tatsachen bleibt aber bei dir — und der einfachste Nachweis ist nach wie vor der Beleg selbst.
Allgemeine Hinweise nach bestem Wissen, keine Rechts- oder Steuerberatung. Für die konkrete Behandlung ist dein Treuhänder zuständig. belege.ai erstellt keine MWST-Abrechnung für dich.
Die Rechtsfragen dahinter
Zu den Schweizer Belegthemen gibt es eigene, ausführliche Seiten — hier steht nur, wie das Einsammeln funktioniert:
FAQ
Indem die Zahlung der Ausgangspunkt ist, nicht das Postfach. belege.ai liest deine Bank- und Kartenbuchungen ein und sucht zu jeder Zahlung gezielt den passenden Beleg — im verbundenen Postfach, per Login im Anbieterportal oder per Rückfrage bei dir, wenn nur ein Papierbeleg existiert.
Zehn Jahre nach Art. 958f OR, gerechnet ab dem Ende des Geschäftsjahres. Aufzubewahren sind die Geschäftsbücher, die Buchungsbelege und der Geschäftsbericht. Art. 70 MWSTG verweist für die MWST ausdrücklich auf diese Regelung.
Ja, sofern Integrität und Lesbarkeit über die ganze Frist gewährleistet sind. belege.ai archiviert die Originaldatei genau so und hält Betrag, Datum und Gegenpartei nachvollziehbar dazu.
Ja. Der Swiss QR Code trägt die Zahlungsinformationen samt Referenz maschinenlesbar. belege.ai gleicht Betrag, Datum und Referenz mit dem Zahlungseingang in deinem E-Banking ab und legt den Beleg dazu.
Ja. Auch ohne MWST-Pflicht gilt die zehnjährige Aufbewahrung nach Art. 958f OR, und dein Treuhänder braucht die Belege für den Abschluss. belege.ai sammelt sie laufend ein, statt dass du am Jahresende suchst.
Im MWSTG gilt der Grundsatz der Beweismittelfreiheit (Art. 81 Abs. 3 MWSTG): Der Nachweis darf nicht ausschliesslich vom Vorliegen eines bestimmten Beweismittels abhängig gemacht werden. Die Nachweispflicht für steuermindernde Tatsachen bleibt aber beim Steuerpflichtigen — und die ordentlich geführte Buchhaltung mit dem Lieferantenbeleg ist der einfachste Weg, sie zu erfüllen. Die konkrete Beurteilung gehört zu deinem Treuhänder.
belege.ai bereitet die Belege so auf, dass sie in bexio, Abacus, Banana oder Klara ohne Sammelarbeit weiterverarbeitet werden können, und stellt sie gebündelt bereit. Die Verbuchung und die MWST-Abrechnung bleiben bei dir beziehungsweise deinem Treuhänder.
Bankkonto und Postfach einmal verbinden — danach liegt zu jedem Zahlungseingang der passende Beleg von allein bereit. Kostenlos starten, ohne Kreditkarte.
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