Abos sind der undankbarste Teil der Belegarbeit: immer dieselben Anbieter, immer derselbe Betrag — und trotzdem jeden Monat dreißig einzelne Rechnungen aus dreißig verschiedenen Kanälen. belege.ai sammelt sie automatisch ein, ordnet sie der Abbuchung zu und meldet sich, wenn eine ausbleibt.
Abo-Rechnungen sammeln heißt: für jede wiederkehrende Abbuchung das monatliche Rechnungsdokument des Anbieters beschaffen. Es kommt auf drei Wegen — als PDF im Anhang, als Download-Link in der Mail oder ausschließlich im Kundenkonto. belege.ai bedient alle drei und erkennt die Zahlungsbestätigung, die keine Rechnung ist.
Drei Kanäle, ein Ergebnis
Der bequeme Fall: Die Rechnung liegt der monatlichen Mail bei. belege.ai zieht sie aus dem verbundenen Postfach oder aus einer Weiterleitung an deine Adresse name@belege.ai — ohne dass du sie speichern und wieder hochladen musst.
Viele Anbieter schicken nur „Deine Rechnung ist verfügbar“ mit einem Button. Der Agent folgt dem Link, holt das PDF dahinter und legt es ab — statt dass die Mail ungelesen im Archiv landet.
Manche Dienste mailen gar nichts und legen die Rechnung ausschließlich in die Billing-Historie. Dort meldet sich der Browser-Agent an und lädt sie herunter; eine 2FA bestätigst du mit einem Tap per Telegram.
So funktioniert's
Bankkonto und Firmenkarte per Open Banking oder CSV, dazu das E-Mail-Postfach. Für Dienste, die nur im Kundenkonto abrechnen, hinterlegst du den Portal-Zugang einmal sicher — danach loggt sich der Browser-Agent selbst ein.
belege.ai sieht, welche Zahlungen sich Monat für Monat wiederholen, und behandelt sie als Abo. Für jede erwartete Abbuchung wird die Rechnung gezielt gesucht — im richtigen Kanal, beim richtigen Anbieter.
Jede Rechnung wird der Abbuchung zugeordnet und abgelegt, DATEV-fertig für Lexware oder den Steuerberater. Bleibt die Rechnung eines bekannten Abos aus, wird die Buchung sichtbar gehalten und weitergesucht, statt bis zum Jahresabschluss zu verschwinden.
So sieht's aus
Wo Abos typischerweise Ärger machen
„Payment received“ oder „Your receipt from …“ ist oft nur eine Bestätigung ohne Pflichtangaben. Für den Vorsteuerabzug braucht es die Rechnung des Anbieters (§ 15 Abs. 1, § 14 Abs. 4 UStG). belege.ai unterscheidet beides und holt bei Bedarf das richtige Dokument nach.
Bei US- und EU-Diensten geht die Steuerschuld häufig auf dich über (§ 13b UStG), die Rechnung trägt dann keinen deutschen Umsatzsteuerausweis, sondern einen Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers. Das ist korrekt so — nur muss beim Buchen darauf geachtet werden.
Viele SaaS-Abos rechnen in USD ab, die Karte bucht in Euro. Für die Umsatzsteuer gelten die monatlichen BMF-Durchschnittskurse nach § 16 Abs. 6 UStG, nicht der Kartenkurs. belege.ai hält beide Beträge fest.
Das Tool, das nur ein Mitarbeiter genutzt hat, läuft seit acht Monaten weiter. Weil jede wiederkehrende Abbuchung in der Liste steht, fällt so etwas auf — die Belegsammlung wird nebenbei zur Abo-Inventur.
Allgemeine Hinweise nach bestem Wissen, keine Steuerberatung. Wie einzelne Auslandsleistungen zu behandeln sind, klärst du mit deinem Steuerberater.
Anleitungen je Anbieter
Für viele Abo-Dienste gibt es eine eigene Anleitung, wie belege.ai die monatliche Rechnung holt:
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Indem die Sammelstelle nicht das Postfach ist, sondern die Zahlung. belege.ai erkennt jede wiederkehrende Abbuchung, sucht die zugehörige Rechnung im richtigen Kanal — Anhang, Download-Link oder Billing-Portal — und ordnet sie zu. Du richtest Bankkonto, Postfach und die Portal-Zugänge einmal ein.
In der Regel nicht. Eine Mail wie „Payment received“ bestätigt den Geldfluss, enthält aber meist nicht die Pflichtangaben einer Rechnung (§ 14 Abs. 4 UStG). belege.ai erkennt den Unterschied und holt die eigentliche Rechnung aus dem Billing-Bereich nach.
Genau dafür gibt es den Browser-Agenten: Er meldet sich mit deinen einmal hinterlegten Zugangsdaten im Kundenkonto an und lädt die Rechnung aus der Billing-Historie. Eine notwendige Zwei-Faktor-Bestätigung bekommst du als Telegram-Nachricht und bestätigst sie mit einem Tap.
belege.ai behandelt jede wiederkehrende Abbuchung als erwartete Rechnung. Bleibt sie aus, bleibt die Buchung offen sichtbar und der Agent sucht weiter, statt die Lücke bis zum Jahresabschluss unbemerkt zu lassen.
Bei sonstigen Leistungen ausländischer Anbieter an ein Unternehmen geht die Steuerschuld auf dich als Leistungsempfänger über (§ 13b UStG). Die Rechnung trägt dann statt eines deutschen Steuerausweises einen Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers. Das ist korrekt — die Verbuchung muss es nur berücksichtigen.
Für die Umsatzsteuer sind die monatlichen Durchschnittskurse maßgeblich, die das Bundesfinanzministerium nach § 16 Abs. 6 UStG bekannt gibt — nicht der Kurs, mit dem deine Karte abgerechnet hat. belege.ai hält den Originalbetrag in Fremdwährung und den belasteten Eurobetrag beide fest.
Als Nebeneffekt ja. Weil jede wiederkehrende Abbuchung in der Liste steht, fallen Dienste auf, die niemand mehr nutzt. Die Belegsammlung wird damit nebenbei zur Abo-Inventur.
Postfach und Konten einmal verbinden: Ab dann sammelt belege.ai die Abo-Rechnungen von allein ein. Kostenlos starten, ohne Kreditkarte.
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