Abschlagsrechnung · Muster

Abschlagsrechnung-Muster
kostenlos als PDF & Excel

Für Bau und Handwerk: Abschläge nach dem tatsächlichen Leistungsstand abrechnen – mit Bezug auf das Bauvorhaben, den Leistungszeitraum und die richtige Umsatzsteuer. Als PDF zum Ausdrucken oder als Excel, die rechnet. Kostenlos, ohne Anmeldung.

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Eine Abschlagsrechnung fordert eine Teilzahlung für bereits erbrachte Leistungen an, bevor der Auftrag fertig ist. Der Anspruch folgt beim Werkvertrag aus § 632a BGB, beim VOB-Vertrag aus § 16 Abs. 1 VOB/B – jeweils in Höhe des Werts der nachgewiesenen vertragsgemäßen Leistung. Sie unterscheidet sich von der reinen Anzahlungsrechnung vor Leistungsbeginn und wird am Ende in der Schlussrechnung verrechnet.

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Zum Ausdrucken und handschriftlichen Ausfüllen – mit Positionen und Abschlagsübersicht.

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Netto, Steuer und Abschlagssumme werden berechnet.

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Pflichtangaben

Was in die Abschlagsrechnung gehört,
und was der Bezug zum Leistungsstand ist

  • Alle Pflichtangaben einer Rechnung nach § 14 Abs. 4 UStG – sie gelten auch für Abschläge (§ 14 Abs. 5 Satz 1 UStG)
  • Eindeutige Bezeichnung als Abschlagsrechnung mit laufender Nummer, etwa „2. Abschlagsrechnung“
  • Bauvorhaben, Auftrags- oder Angebotsnummer als Bezug zum Gesamtauftrag
  • Leistungszeitraum und der abgerechnete Leistungsstand: Gewerk, Aufmaß, Baufortschritt in Prozent
  • Netto, Steuersatz und Steuerbetrag des Abschlags – oder der § 13b-Hinweis statt des Steuerausweises
  • Übersicht der bisher gestellten Abschläge, damit die Schlussrechnung sauber verrechnet werden kann
  • Zahlungsziel, Bankverbindung und, bei Skonto, die Skontofrist

Bei Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück – also praktisch jeder Bauleistung – musst du innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung eine Rechnung ausstellen, auch gegenüber Privatkunden (§ 14 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 UStG). Private Auftraggeber müssen die Rechnung zwei Jahre aufbewahren; auf diese Pflicht ist in der Rechnung hinzuweisen (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 9, § 14b Abs. 1 Satz 5 UStG).

Umsatzsteuer

Umsatzsteuer auf Abschläge,
sie entsteht mit der Zahlung

  • Die Steuer auf einen Abschlag entsteht mit der Vereinnahmung des Geldes, nicht mit dem Rechnungsdatum (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a Satz 4 UStG)
  • Maßgeblich ist der Voranmeldungszeitraum des Zahlungseingangs – das gilt auch bei Sollversteuerung (Mindest-Ist-Besteuerung)
  • Bleibt der Abschlag unbezahlt, ist die Steuer trotz gestellter Rechnung noch nicht entstanden
  • Eine ausgewiesene, aber zu hohe Steuer schuldest du in voller Höhe (§ 14c Abs. 1 UStG)
  • Ein Abschlag ist keine Teilleistung: Teilleistungen setzen eine wirtschaftlich teilbare, gesondert vereinbarte und abgenommene Leistung voraus (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a Satz 2 und 3 UStG)
  • Dein Kunde darf die Vorsteuer erst ziehen, wenn ihm die Rechnung vorliegt und er gezahlt hat (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 3 UStG)

Beispiel: Du stellst am 28. März eine Abschlagsrechnung über 10.000 € netto zuzüglich 1.900 € Umsatzsteuer. Der Kunde zahlt am 4. April. Die 1.900 € gehören dann in die Voranmeldung für April, nicht für März. Ändert sich der Steuersatz zwischen Abschlag und Fertigstellung, gilt der Satz im Zeitpunkt der Leistungsausführung – der Abschlag ist in der Schlussrechnung zu berichtigen.

§ 13b UStG

Bauleistung an einen Unternehmer,
dann zahlt der Kunde die Steuer

  • Betroffen sind Werklieferungen und Leistungen, die der Herstellung, Instandsetzung, Instandhaltung, Änderung oder Beseitigung von Bauwerken dienen (§ 13b Abs. 2 Nr. 4 UStG)
  • Ausgenommen sind reine Planungs- und Überwachungsleistungen, etwa von Architekten oder Statikern
  • Steuerschuldner wird dein Kunde nur, wenn er selbst nachhaltig Bauleistungen erbringt (§ 13b Abs. 5 Satz 2 UStG)
  • Nachweis ist die Freistellungsbescheinigung USt 1 TG des Finanzamts – lass sie dir vor der ersten Abschlagsrechnung geben
  • Dann keine Umsatzsteuer ausweisen, sondern die Angabe „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ aufnehmen (§ 14a Abs. 5 UStG)
  • Auch für Abschläge: die Steuer entsteht beim Leistungsempfänger mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums der Zahlung (§ 13b Abs. 4 Satz 2 UStG)

Weist du trotz § 13b UStG Umsatzsteuer aus, schuldest du sie nach § 14c Abs. 1 UStG, während dein Kunde daraus keine Vorsteuer ziehen darf – der teuerste Fehler auf dem Bau. Reine Bauträger, die eigene Grundstücke bebauen und verkaufen, erbringen keine Bauleistungen und rechnen normal mit Umsatzsteuer ab (BFH-Urteil vom 22.08.2013, V R 37/10). Mehr dazu im Lexikon-Eintrag Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers.

So füllst du es aus

Abschlagsrechnung in drei Schritten

1

Leistungsstand festhalten

Aufmaß, Stundenzettel und Fotos zum Stichtag dokumentieren – das ist der Nachweis, auf den sich der Abschlag stützt.

2

Muster ausfüllen

Bauvorhaben, Leistungszeitraum, Abschlagsnummer und Positionen eintragen. Dann entweder Steuersatz und Steuerbetrag – oder den § 13b-Hinweis.

3

Fortschreiben und verrechnen

Jeden Abschlag durchnummerieren und die Summe mitführen, damit die Schlussrechnung die Abschläge korrekt absetzen kann.

FAQ

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Abschlagsrechnung und Anzahlungsrechnung?

Eine Abschlagsrechnung rechnet bereits erbrachte Leistungen ab und stützt sich auf den Leistungsstand (§ 632a BGB, § 16 Abs. 1 VOB/B). Eine Anzahlungsrechnung wird vor der Leistung gestellt. Umsatzsteuerlich werden beide gleich behandelt: Die Steuer entsteht erst mit der Vereinnahmung des Geldes (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a Satz 4 UStG).

Wann muss ich die Umsatzsteuer aus einem Abschlag abführen?

In dem Voranmeldungszeitraum, in dem der Abschlag auf deinem Konto eingegangen ist. Rechnung im März, Zahlung im April bedeutet: Die Steuer gehört in die April-Voranmeldung. Bleibt der Abschlag unbezahlt, entsteht die Steuer noch nicht.

Wann gilt § 13b UStG bei meiner Abschlagsrechnung?

Wenn du eine Bauleistung im Sinne des § 13b Abs. 2 Nr. 4 UStG erbringst und dein Kunde selbst nachhaltig Bauleistungen erbringt (§ 13b Abs. 5 Satz 2 UStG), nachgewiesen durch die Freistellungsbescheinigung USt 1 TG. Dann stellst du netto ohne Steuerausweis und mit der Angabe „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ (§ 14a Abs. 5 UStG) – auch bei jedem Abschlag.

Muss ich Abschlagsrechnungen durchnummerieren?

Jede Rechnung braucht eine einmalige, fortlaufende Rechnungsnummer (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 4 UStG). Zusätzlich solltest du die Abschläge innerhalb des Auftrags zählen – „1. Abschlagsrechnung“, „2. Abschlagsrechnung“ –, damit die Schlussrechnung nachvollziehbar verrechnet.

Was hat die Bauabzugsteuer damit zu tun?

Sie ist von der Umsatzsteuer unabhängig: Unternehmerische Auftraggeber müssen von der Zahlung für eine Bauleistung 15 % einbehalten und ans Finanzamt abführen, wenn keine Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStG vorliegt (§ 48 EStG). Es gibt Bagatellgrenzen von 5.000 € und, bei ausschließlich steuerfreien Vermietungsumsätzen, 15.000 €.

Kann ich Abschlagsrechnungen mit belege.ai schreiben?

Du kannst in belege.ai Ausgangsrechnungen nativ erstellen: eigene Positionen, Leistungszeitraum, freier Hinweistext für den § 13b-Vermerk, Versand per E-Mail und PDF mit eingebettetem ZUGFeRD/Factur-X. Eine automatische Fortschreibung der Abschläge über mehrere Rechnungen gibt es nicht – die Verrechnung trägst du selbst ein. Die eigentliche Stärke liegt auf der Belegseite: belege.ai findet die Eingangsrechnungen zu deinen Zahlungen und übergibt sie an sevDesk, Lexware Office oder DATEV.

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