Der Originalbeleg ist weg. Ein Ersatzbeleg tritt an seine Stelle – entweder als Zweitschrift vom Aussteller oder als selbst ausgestellter Eigenbeleg. Vorlage kostenlos, ohne Anmeldung.
Ersatzbeleg ist der Oberbegriff für jeden Beleg, der an die Stelle eines fehlenden Originals tritt – der Eigenbeleg ist nur eine seiner Formen, nämlich die selbst ausgestellte. Die GoBD verlangen zu jedem Geschäftsvorfall einen Beleg; liegt kein Fremdbeleg vor, ist ein Eigenbeleg zu erstellen (GoBD Rz. 61, BMF-Schreiben v. 28.11.2019).
Abgrenzung
vom Aussteller
Kopie oder Duplikat der Originalrechnung, vom leistenden Unternehmer erneut ausgestellt. Umsatzsteuerlich vollwertig: Enthält sie alle Angaben, bleibt der Vorsteuerabzug erhalten. Inhaltsgleiche Mehrfachausfertigungen lösen beim Aussteller keine zusätzliche Steuerschuld nach § 14c UStG aus, wenn sie als Zweitschrift erkennbar sind.
von dir selbst
Du dokumentierst die Ausgabe selbst, weil das Original objektiv nicht mehr zu beschaffen ist. Trägt den Betriebsausgabenabzug, aber nicht den Vorsteuerabzug. Genau dafür ist die Vorlage unten gedacht.
aus dem Umfeld
Kontoauszug, Kartenabrechnung, Bestellbestätigung, Lieferschein oder Vertrag. Allein ist das kein Beleg über die Leistung – als Stütze eines Eigenbelegs aber das stärkste Argument in der Betriebsprüfung.
Der teuerste Unterschied steckt in der Umsatzsteuer: Der Vorsteuerabzug setzt eine nach §§ 14, 14a UStG ausgestellte Rechnung voraus (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG). Eine Zweitschrift erfüllt das, ein selbst geschriebener Beleg nicht.
Download
Zum Ausdrucken und handschriftlichen Ausfüllen.
Zum Ausfüllen am Rechner.
Es ist bewusst dieselbe Vorlage wie unter Eigenbeleg-Vorlage: Der Ersatzbeleg, den du selbst ausstellst, ist der Eigenbeleg. Für eine Zweitschrift brauchst du keine Vorlage – die stellt der Aussteller aus, du forderst sie nur an.
Anerkennung
Pflichtangaben des selbst ausgestellten Ersatzbelegs – Empfänger, Datum, Art und Zweck, Betrag, Grund für das Fehlen, Unterschrift – stehen ausführlich auf der Eigenbeleg-Vorlage. Wie du das Original oder eine Zweitschrift noch bekommst, zeigt Beleg verloren – was tun?
So gehst du vor
Rechnungsportal, Kundenkonto und Postfach prüfen. Nur mit dem Original oder einer Zweitschrift bleibt die Vorsteuer sicher erhalten.
Beim Aussteller mit Datum, Betrag und – falls bekannt – Rechnungsnummer nachfragen. Eine als Zweitschrift gekennzeichnete Kopie ist umsatzsteuerlich vollwertig.
Erst jetzt die Vorlage ausfüllen: Angaben eintragen, Grund für das Fehlen notieren, Zahlungsnachweis anheften, unterschreiben.
FAQ
Ersatzbeleg ist der Oberbegriff für alles, was an die Stelle des fehlenden Originals tritt. Der Eigenbeleg ist der Ersatzbeleg, den du selbst ausstellst. Die Zweitschrift ist ebenfalls ein Ersatzbeleg, kommt aber vom Aussteller – und ist deshalb der bessere.
Nur mit Original oder Zweitschrift. Der Vorsteuerabzug setzt eine nach §§ 14, 14a UStG ausgestellte Rechnung voraus (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG). Beim selbst ausgestellten Ersatzbeleg bleibt die Betriebsausgabe, die Vorsteuer ist verloren.
Eine feste Grenze gibt es nicht. Entscheidend ist das Gesamtbild: Einzelne begründete Fälle sind normal, eine Buchhaltung voller selbst geschriebener Belege gilt als nicht ordnungsgemäß – dann darf das Finanzamt nach § 162 AO schätzen.
Nein. Der Kontoauszug ist ein Zahlungsnachweis: Er zeigt, dass und wann gezahlt wurde, aber nicht, welche Leistung dahintersteckt. Als Stütze eines Ersatzbelegs ist er wertvoll – allein ersetzt er ihn nicht.
Ja. PDF und Excel kannst du ohne Anmeldung herunterladen und beliebig oft verwenden. Es ist dieselbe Vorlage wie die Eigenbeleg-Vorlage, weil der selbst ausgestellte Ersatzbeleg genau das ist.
belege.ai sucht die fehlende Rechnung zuerst in deinen Postfächern und Portalen und fordert sie notfalls beim Anbieter an – damit der Ersatzbeleg die Ausnahme bleibt. Kostenlos starten.
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