ErsatzbelegVorlage
Ersatzbeleg-Vorlage kostenlos als PDF & Excel
Der Originalbeleg ist weg. Ein Ersatzbeleg tritt an seine Stelle – entweder als Zweitschrift vom Aussteller oder als selbst ausgestellter Eigenbeleg. Vorlage kostenlos, ohne Anmeldung.
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Ersatzbeleg ist der Oberbegriff für jeden Beleg, der an die Stelle eines fehlenden Originals tritt – der Eigenbeleg ist nur eine seiner Formen, nämlich die selbst ausgestellte. Die GoBD verlangen zu jedem Geschäftsvorfall einen Beleg; liegt kein Fremdbeleg vor, ist ein Eigenbeleg zu erstellen (GoBD Rz. 61, BMF-Schreiben v. 28.11.2019).
Drei Arten von Ersatz, nur eine rettet die Vorsteuer
vom Aussteller
Zweitschrift
Kopie oder Duplikat der Originalrechnung, vom leistenden Unternehmer erneut ausgestellt. Umsatzsteuerlich vollwertig: Enthält sie alle Angaben, bleibt der Vorsteuerabzug erhalten. Inhaltsgleiche Mehrfachausfertigungen lösen beim Aussteller keine zusätzliche Steuerschuld nach § 14c UStG aus, wenn sie als Zweitschrift erkennbar sind.
von dir selbst
Eigenbeleg
Du dokumentierst die Ausgabe selbst, weil das Original objektiv nicht mehr zu beschaffen ist. Trägt den Betriebsausgabenabzug, aber nicht den Vorsteuerabzug. Genau dafür ist die Vorlage unten gedacht.
aus dem Umfeld
Nachweiskette
Kontoauszug, Kartenabrechnung, Bestellbestätigung, Lieferschein oder Vertrag. Allein ist das kein Beleg über die Leistung – als Stütze eines Eigenbelegs aber das stärkste Argument in der Betriebsprüfung.
Der teuerste Unterschied steckt in der Umsatzsteuer: Der Vorsteuerabzug setzt eine nach §§ 14, 14a UStG ausgestellte Rechnung voraus (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG). Eine Zweitschrift erfüllt das, ein selbst geschriebener Beleg nicht.
Vorlage herunterladen, PDF oder Excel
PDF-Vorlage
Zum Ausdrucken und handschriftlichen Ausfüllen.
PDF herunterladenExcel-Vorlage
Zum Ausfüllen am Rechner.
Excel herunterladenEs ist bewusst dieselbe Vorlage wie unter Eigenbeleg-Vorlage: Der Ersatzbeleg, den du selbst ausstellst, ist der Eigenbeleg. Für eine Zweitschrift brauchst du keine Vorlage – die stellt der Aussteller aus, du forderst sie nur an.
Wann das Finanzamt ihn akzeptiert, und wann es das nicht tut
Da geht der Ersatzbeleg durch
- Die Ausgabe ist betrieblich veranlasst und der Höhe nach plausibel
- Das Original ist objektiv nicht zu beschaffen: Parkautomat, Trinkgeld, verlorener Kassenbon eines längst geschlossenen Ladens
- Empfänger, Datum, Art und Zweck sowie Betrag sind konkret benannt, kein Sammelposten
- Ein Zahlungsnachweis stützt ihn: Kontoauszug, Kartenabrechnung, Kassenbuch
- Er entsteht zeitnah zum Vorgang und nicht erst, wenn die Prüfung im Haus ist
- Er bleibt die Ausnahme in einer ansonsten lückenlosen Belegablage
Da hilft er nicht
- Für den Vorsteuerabzug: § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG verlangt eine nach §§ 14, 14a UStG ausgestellte Rechnung
- Bei Bewirtung in einer Gaststätte: verlangt wird die Rechnung des Bewirtungsbetriebs (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG)
- Bei Handwerker- und haushaltsnahen Leistungen: § 35a Abs. 5 Satz 3 EStG verlangt Rechnung und Zahlung auf das Konto des Erbringers
- Wenn der Beleg beschaffbar wäre – ein Portal-Download oder eine Zweitschrift geht immer vor
- Bei großen oder unüblichen Beträgen ohne jede Stütze aus Zahlung, Vertrag oder Korrespondenz
- Wenn sich Eigenbelege häufen: dann kippt die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung und es droht eine Schätzung nach § 162 AO
Pflichtangaben des selbst ausgestellten Ersatzbelegs – Empfänger, Datum, Art und Zweck, Betrag, Grund für das Fehlen, Unterschrift – stehen ausführlich auf der Eigenbeleg-Vorlage. Wie du das Original oder eine Zweitschrift noch bekommst, zeigt Beleg verloren – was tun?
Ersatzbeleg in drei Stufen
- 1
Original nachladen
Rechnungsportal, Kundenkonto und Postfach prüfen. Nur mit dem Original oder einer Zweitschrift bleibt die Vorsteuer sicher erhalten.
- 2
Zweitschrift anfordern
Beim Aussteller mit Datum, Betrag und – falls bekannt – Rechnungsnummer nachfragen. Eine als Zweitschrift gekennzeichnete Kopie ist umsatzsteuerlich vollwertig.
- 3
Ersatzbeleg ausstellen
Erst jetzt die Vorlage ausfüllen: Angaben eintragen, Grund für das Fehlen notieren, Zahlungsnachweis anheften, unterschreiben.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Ersatzbeleg und Eigenbeleg?
Ersatzbeleg ist der Oberbegriff für alles, was an die Stelle des fehlenden Originals tritt. Der Eigenbeleg ist der Ersatzbeleg, den du selbst ausstellst. Die Zweitschrift ist ebenfalls ein Ersatzbeleg, kommt aber vom Aussteller – und ist deshalb der bessere.
Bleibt der Vorsteuerabzug mit einem Ersatzbeleg erhalten?
Nur mit Original oder Zweitschrift. Der Vorsteuerabzug setzt eine nach §§ 14, 14a UStG ausgestellte Rechnung voraus (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG). Beim selbst ausgestellten Ersatzbeleg bleibt die Betriebsausgabe, die Vorsteuer ist verloren.
Wie viele Ersatzbelege sind zu viel?
Eine feste Grenze gibt es nicht. Entscheidend ist das Gesamtbild: Einzelne begründete Fälle sind normal, eine Buchhaltung voller selbst geschriebener Belege gilt als nicht ordnungsgemäß – dann darf das Finanzamt nach § 162 AO schätzen.
Reicht der Kontoauszug als Ersatzbeleg?
Nein. Der Kontoauszug ist ein Zahlungsnachweis: Er zeigt, dass und wann gezahlt wurde, aber nicht, welche Leistung dahintersteckt. Als Stütze eines Ersatzbelegs ist er wertvoll – allein ersetzt er ihn nicht.
Ist die Ersatzbeleg-Vorlage kostenlos?
Ja. PDF und Excel kannst du ohne Anmeldung herunterladen und beliebig oft verwenden. Es ist dieselbe Vorlage wie die Eigenbeleg-Vorlage, weil der selbst ausgestellte Ersatzbeleg genau das ist.
Der beste Ersatzbeleg ist das Original
belege.ai sucht die fehlende Rechnung zuerst in deinen Postfächern und Portalen und fordert sie notfalls beim Anbieter an – damit der Ersatzbeleg die Ausnahme bleibt.
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