Den Papierbeleg oder die PDF, die du schon hast, gibst du am schnellsten direkt in den Chat — belege.ai liest sie aus und ordnet sie der passenden Buchung zu.
Foto oder PDF schicken
Am einfachsten: Fotografiere die Quittung und schick sie an den Bot, oder lade die PDF hoch. Kurz darauf bestätigt der Agent, was er sieht („Sieht nach einer Hotelrechnung aus, schau gleich rein …"), und liest das Dokument dann aus. Alternativ lädst du Belege in der Web-App per Drag-and-drop hoch — PDF, JPG oder PNG, bis 16 MB pro Datei. Ganze Stapel (Kontoauszüge, Plattform-Exporte) laufen über den Sammel-Import.
Auslesen und zuordnen
belege.ai liest Lieferant, Datum und Betrag aus, erkennt die Belegart und sucht die passende Transaktion (gleicher Lieferant, Betrag und Zeitraum). Passt alles, wird der Beleg zugeordnet — der Agent bestätigt konkret („Rechnung ist jetzt an der Sixt-Transaktion vom 01.03. dran") statt nur „gespeichert". Ist die Buchung noch nicht importiert, wird der Beleg vorgemerkt und automatisch zugeordnet, sobald sie eintrifft.
Mehrere Belege in einer Datei
Schickst du eine PDF mit mehreren Rechnungen, trennt belege.ai sie automatisch in einzelne Belege auf und ordnet jeden seiner Buchung zu — und sagt dir konkret, was erkannt wurde („2 Belege erkannt: Rewe-Kassenbon zur Edeka-Buchung, Shell-Tankbeleg zur Tankstellen-Buchung"). Stimmt die Aufteilung nicht, lässt du sie mit korrigierten Seitenbereichen neu vornehmen.
Ausnahme Amazon: Bei einer Amazon-Sammel-PDF (eine Sammelabbuchung mit mehreren Bestellungen) bleibt der Gesamtbeleg führend — die einzelnen Bestellungen werden nicht separat zugeordnet, sondern hängen gemeinsam an der Sammelbuchung.
Falsch getrennt? Wieder zusammenführen
Tipp: Wurde ein einzelner Beleg fälschlich in mehrere aufgetrennt, sag einfach „das war nur ein Beleg". belege.ai fügt die Teile wieder zusammen, setzt die betroffenen Buchungen zurück und liest das Originaldokument erneut als einen Beleg aus.