In Meine Mandanten siehst du die freigegebenen Gesellschaften und ihre Belegabdeckung auf einen Blick. Von dort wechselst du in die Buchungen eines Mandanten, ohne dessen Konto oder Zugänge zu übernehmen.
Zu erledigen
Ganz oben in Meine Mandanten steht, was gerade von dir gebraucht wird, je Punkt eine Zeile mit einer Aktion:
- Einrichten: Ein Mandant bittet dich, den monatlichen Shopify-Buchungsstapel einzurichten. Der Link führt direkt zu seinen Shopify-Einstellungen, wo du DATEV-Profil und Konten einträgst.
- Herunterladen: Der Shopify-Buchungsstapel eines abgeschlossenen Monats wurde noch von niemandem heruntergeladen. Bis dahin fehlen diese Umsätze in DATEV. Der Punkt verschwindet, sobald das Monatspaket mit dem Stapel vollständig heruntergeladen wurde, egal ob hier, über Export in der Zeile des Mandanten oder über einen Share-Link.
- Beraternummer eintragen: erscheint, wenn du DATEV als Kanzleiprogramm gewählt, aber noch keine Beraternummer hinterlegt hast.
Ist nichts zu tun, steht dort Nichts offen.
Mandantenübersicht lesen
Die Übersicht zeigt zuerst den letzten Kalendermonat. Mit den Pfeilen neben dem Monatsnamen wechselst du in frühere Monate oder in den laufenden Monat. Je Mandant siehst du die Belegabdeckung, die fehlenden Belege und davon die Positionen, bei denen noch ein Anbieter liefern muss. Fehlen importierte Buchungen, steht dort Keine Buchungen.
Der Verlauf zeigt die Abdeckung des gewählten Monats und der fünf Monate davor als kleine Säulen. So fallen ältere Monate mit Lücken auf. Ein Klick auf eine Säule öffnet diesen Monat für alle Mandanten.
Wichtig: Die Abdeckung bezieht sich nur auf importierte, belegpflichtige Buchungen. Sie bestätigt weder, dass alle Bankkonten verbunden sind, noch dass der Monat abgeschlossen ist. Bereits im Buchhaltungssystem des Mandanten vorhandene Belege zählen zur Abdeckung, nicht als neu durch belege.ai gefundene Belege.
Kanzleiprogramm und DATEV-Nummern
Unter Kanzlei-Einstellungen unten in Meine Mandanten legst du fest, ob deine Kanzlei mit DATEV, ADDISON oder einem anderen Programm arbeitet.
- DATEV: Trag in den Kanzlei-Einstellungen deine DATEV-Beraternummer ein. Danach steht unter jedem Mandanten Mandanten-Nr. eintragen. Mit der Nummer legt belege.ai beim Mandanten das DATEV-Profil an, das die DATEV-Buchungsstapel für Stripe, Shopify und Bankkonten brauchen. Ist DATEV Unternehmen online eingerichtet, siehst du dort auch den letzten Versand.
- ADDISON: Unter jedem Mandanten steht, ob die Belege an den ADDISON Beleghub gehen und wann zuletzt.
Änderst du die Beraternummer, übernehmen die DATEV-Profile deiner Mandanten die neue Nummer. Profile mit einer anderen Beraternummer, etwa von einer früheren Kanzlei, bleiben unverändert.
Buchungen und Belege eines Mandanten prüfen
- Wähle in Meine Mandanten bei der gewünschten Gesellschaft Öffnen. Die Buchungsansicht öffnet sich für den gewählten Monat.
- Prüfe die Buchungen und die zugeordneten Belege. Nutze die angezeigten offenen Positionen, um zu erkennen, wo ein Beleg noch fehlt oder ein Anbieter noch liefern muss.
- Mit Zur Mandantenübersicht wechselst du zurück, um die nächste Gesellschaft zu öffnen.
Für die Klärung fehlender Belege findest du Hinweise unter Fehlende Belege vor dem Abschluss klären.
Belege für die Buchhaltung exportieren
In Meine Mandanten lädt Export das Monatspaket des gewählten Monats für die Gesellschaft in derselben Zeile herunter: ein ZIP mit allen Belegen, den Kontoumsätzen als CSV und, sofern eingerichtet, dem DATEV-Buchungsstapel. Du musst dafür nicht erst in den Mandanten wechseln.
Im freigegebenen Mandantenbereich findest du unter Export → Monats-ZIP außerdem alle Monate mit Daten und den Share-Link. Der Artikel Monatsexport und Share-Link erklärt ZIP, DATEV-Dateien und die Grenzen der Testversion.
Was die Freigabe nicht umfasst
Der Steuerberater-Zugang ist auf die freigegebene Gesellschaft und ihre Buchungen und Belege ausgerichtet. Zugangsdaten, Integrationen und Kontoeinstellungen des Mandanten kann die Kanzlei darüber nicht verwalten. Ein Share-Link für einen Export ist etwas anderes als die dauerhafte Freigabe eines Mandantenkontos.