Arbeitet ihr zu mehreren oder hast du mehrere Standorte, bündelst du alles in einer Organisation: Kolleg:innen tragen Belege bei, du behältst die Übersicht und exportierst sauber pro Standort.
Wann sich eine Organisation lohnt
Für eine Einzelperson mit einem Konto brauchst du keine Organisation. Sinnvoll wird sie, sobald mehrere Personen Belege erfassen (z. B. Mitarbeitende, die Quittungen einreichen) oder du mehrere Standorte bzw. Gesellschaften unter einem Dach führst.
Mehrere Gesellschaften unter einem Login
Hast du mehr als eine Firma — etwa eine operative GmbH und daneben eine Holding mit nur zwei, drei Belegen im Jahr —, führst du beide im selben belege.ai-Konto. Oben rechts im Account-Menü listet „Gesellschaften" alle deine Firmen; die aktive trägt einen Haken. Ein Klick wechselt die aktive Gesellschaft: Die App lädt neu und zeigt nur noch deren Belege, Transaktionen und Konten.
Eine weitere Firma legst du direkt darunter mit „Neue Gesellschaft anlegen" an — Namen eingeben, bestätigen, fertig; du landest sofort darin. Jede Gesellschaft bleibt sauber getrennt: eigene Belege, Bankverbindungen, Buchungen und ein eigener Steuerberater-Export. So läuft die kleine Holding im selben Login einfach mit, ohne zweites Tool und ohne doppeltes Setup.
Organisation und Standorte anlegen
Im Dashboard öffnest du oben rechts „Organisation" (sichtbar, sobald du eine verwalten darfst). Unter Struktur legst du mit „Neue Organisation" den Wurzelknoten an — das ist deine Holding bzw. GmbH (Platzhalter „Holding / GmbH") — und bestätigst mit „Anlegen".
Falls dein Unternehmen mehrere Standorte hat, wählst du die Organisation oder den Standort aus, unter dem du einen weiteren Standort anlegen möchtest. Klicke auf „Weiteren Standort hinzufügen", gib den Namen ein (z. B. „Bar Mitte") und bestätige mit „Hinzufügen". So entsteht eine übersichtliche Struktur aus Organisation und Standorten; jeden Namen änderst du jederzeit über Name → Speichern.
Kolleg:innen per Link einladen
Im Abschnitt Einladungen erzeugst du eine Einladung: optional eine E-Mail-Adresse eintragen, die Rolle wählen und absenden. Mit E-Mail-Adresse verschickt belege.ai die Einladung automatisch; ohne E-Mail-Adresse entsteht nur ein Link. Den Link kannst du zusätzlich mit „Kopieren" weitergeben. Die Person öffnet ihn, registriert sich bzw. nimmt an und ist damit Teil der Organisation. Offene Links zeigen ihren Status (aktiv / angenommen / abgelaufen) und lassen sich mit „Entfernen" widerrufen.
Die zwei Rollen
- Admin — sieht und verwaltet alles: Struktur, Mitglieder, Einstellungen, Integrationen, Exporte.
- Belege hochladen — eine reduzierte Rolle für Mitarbeitende, die nur Belege beitragen sollen; ohne Zugriff auf Einstellungen oder Integrationen.
Die Rolle eines Mitglieds änderst du jederzeit im Abschnitt Mitglieder, und über das Papierkorb-Symbol entfernst du es.
Belege je Teilbaum exportieren
Unter „Belege im Teilbaum" siehst du die Belege des gewählten Knotens samt seiner Standorte und lädst sie mit „ZIP exportieren" herunter — praktisch, um einem Standort oder dem Steuerberater gezielt die passenden Belege zu geben.