Arbeitet ihr zu mehreren oder hast du mehrere Standorte, bündelst du alles in einer Organisation: Kolleg:innen tragen Belege bei, du behältst die Übersicht und exportierst sauber pro Standort.
Wann sich eine Organisation lohnt
Jedes Konto hat schon eine Gesellschaft — benannt nach der Firma aus der Anmeldung, sonst „Mein Unternehmen“. Zusätzliche Struktur lohnt sich, sobald mehrere Personen Belege erfassen oder du mehrere Standorte bzw. Gesellschaften unter einem Login führst.
Mehrere Gesellschaften unter einem Login
Hast du mehr als eine Firma — etwa eine operative GmbH und daneben eine Holding —, führst du beide im selben belege.ai-Konto. Links im Gesellschafts-Menü (der Firmenname) listet Gesellschaften alle Firmen; die aktive trägt einen Haken. Ein Klick wechselt die aktive Gesellschaft. Das Konto-Menü oben rechts enthält Konto & Agent, Hilfe und Abmelden — nicht die Firmenliste.
Eine weitere Firma legst du direkt darunter mit „Neue Gesellschaft anlegen" an — Namen eingeben, bestätigen, fertig; du landest sofort darin. Jede Gesellschaft bleibt sauber getrennt: eigene Belege, Bankverbindungen, Buchungen und ein eigener Steuerberater-Export. So läuft die kleine Holding im selben Login einfach mit, ohne zweites Tool und ohne doppeltes Setup.
Organisation und Standorte anlegen
Admins öffnen links im Gesellschafts-Menü Gesellschaft & Team. Oben steht die aktive Gesellschaft; ihren Namen änderst du mit Umbenennen. Eine weitere Firma legst du oben rechts mit „Neue Gesellschaft anlegen" an. Wer nur Belege hochladen darf, sieht diesen Menüpunkt nicht.
Hat dein Unternehmen mehrere Standorte, klickst du in der Gesellschaftskarte auf „Standort hinzufügen", gibst den Namen ein (z. B. „Filiale Mitte") und bestätigst mit „Anlegen". Die Standorte stehen danach als Liste unter der Gesellschaft; Öffnen wechselt in den Standort, und dort legst du bei Bedarf weitere Standorte darunter an.
Kolleg:innen per Link einladen
In der Karte Team klickst du auf Person einladen, trägst optional eine E-Mail-Adresse ein und wählst die Rolle. Mit Adresse heißt der Button Einladung senden und die Person bekommt den Beitrittslink per E-Mail; ohne Adresse heißt er Link erstellen, und du kopierst den Link direkt im Dialog. Jeder Link gilt für eine Person und 14 Tage lang.
Offene Einladungen stehen unter den Mitgliedern mit dem Hinweis Eingeladen oder Abgelaufen. Mit Link kopieren gibst du den Link erneut weiter, mit dem × ziehst du die Einladung zurück. Für die Steuerkanzlei findest du alle Schritte unter Steuerkanzlei einladen.
Die drei Rollen
- Admin — sieht und verwaltet alles: Struktur, Mitglieder, Einstellungen, Integrationen, Exporte.
- Belege hochladen — für Mitarbeitende, die nur Belege beitragen sollen; ohne Einstellungen oder Integrationen.
- Steuerberater — arbeitet mit Buchungen und Belegen der Gesellschaft, verwaltet aber keine Zugänge, Integrationen oder Einstellungen.
Die Rolle eines Mitglieds änderst du jederzeit in der Karte Team über die Rolle rechts neben dem Namen. Im selben Menü steht Aus dem Team entfernen.
Belege je Standort exportieren
Sobald es Standorte gibt, steht in der Gesellschaftskarte „Belege als ZIP herunterladen". Auf der Gesellschaft enthält das ZIP die Belege aller Standorte; öffnest du vorher einen Standort, nur dessen Belege. So gibst du einem Standort oder dem Steuerberater gezielt die passenden Belege. Die Belege selbst findest du wie gewohnt unter Belege.