Arbeitet ihr zu mehreren oder hast du mehrere Standorte, bündelst du alles in einer Organisation: Kolleg:innen tragen Belege bei, du behältst die Übersicht und exportierst sauber pro Standort.
Wann sich eine Organisation lohnt
Für eine Einzelperson mit einem Konto brauchst du keine Organisation. Sinnvoll wird sie, sobald mehrere Personen Belege erfassen (z. B. Mitarbeitende, die Quittungen einreichen) oder du mehrere Standorte bzw. Gesellschaften unter einem Dach führst.
Organisation und Standorte anlegen
Im Dashboard öffnest du oben rechts „Organisation" (sichtbar, sobald du eine verwalten darfst). Unter Struktur legst du mit „Neue Organisation" den Wurzelknoten an — das ist deine Holding bzw. GmbH (Platzhalter „Holding / GmbH") — und bestätigst mit „Anlegen".
Danach wählst du den Knoten aus und ergänzt darunter Standorte über „Venue unter diesem Knoten" (z. B. „Bar Mitte"). So entsteht ein Baum aus Organisation und Venues/Standorten; den Namen jedes Knotens änderst du jederzeit über Name → Speichern.
Kolleg:innen per Link einladen
Im Abschnitt Einladungen erzeugst du einen Einladungs-Link: optional eine E-Mail-Adresse eintragen, die Rolle wählen und auf „Link" klicken. Den Link kopierst du mit „Kopieren" und schickst ihn der Person. Sie öffnet ihn, registriert sich bzw. nimmt an und ist damit Teil der Organisation. Offene Links zeigen ihren Status (aktiv / angenommen / abgelaufen) und lassen sich mit „Entfernen" widerrufen.
Die zwei Rollen
- Admin — sieht und verwaltet alles: Struktur, Mitglieder, Einstellungen, Integrationen, Exporte.
- Belege hochladen — eine reduzierte Rolle für Mitarbeitende, die nur Belege beitragen sollen; ohne Zugriff auf Einstellungen oder Integrationen.
Die Rolle eines Mitglieds änderst du jederzeit im Abschnitt Mitglieder, und über das Papierkorb-Symbol entfernst du es.
Belege je Teilbaum exportieren
Unter „Belege im Teilbaum" siehst du die Belege des gewählten Knotens samt seiner Standorte und lädst sie mit „ZIP exportieren" herunter — praktisch, um einem Standort oder dem Steuerberater gezielt die passenden Belege zu geben.