belege.ai kann auch Ausgangsbelege schreiben: Angebot, Auftragsbestätigung und Rechnung. Der Bereich ist standardmäßig eingeschaltet; die Belegsuche für Eingangsrechnungen läuft davon unabhängig.
Rechnungswesen ein- und ausblenden
Rechnungswesen steht in der Hauptnavigation und führt dich zu deinen Rechnungen. Brauchst du es nicht, öffne Konto-Menü → Konto & Agent → Profil und wähle das Kontrollkästchen Rechnungswesen ab. Der Text daneben: „Blendet Rechnungen, Angebote und Auftragsbestätigungen in der Hauptnavigation ein und zeigt die Buchhaltungs-Stammdaten. Standardmäßig an.“
Die Stammdaten (Absender, Bankverbindung, Zahlungsziel, Standard-MwSt.) liegen bei den Rechnungseinstellungen. Zahlungsziel und Standard-MwSt. übernimmt jede neue Rechnung beziehungsweise Position automatisch, solange du dort nichts anderes angibst; als Kleinunternehmer gilt 0 % MwSt.
Angebot, Auftragsbestätigung, Rechnung
Im Rechnungswesen wechselst du über die Reiter Rechnungen, Angebote und Auftragsbestätigungen zwischen den Listen. Kontakte für den Verkauf pflegst du dort ebenfalls. An den Listen sitzt ein eigener Assistent für diese Seiten, getrennt vom Telegram-Chat zur Belegsuche.
Jede Rechnung über 250 € geht als E-Rechnung raus: Die PDF enthält die ZUGFeRD-Daten (Factur-X). Fehlt dafür noch etwas, etwa die Anschrift des Kunden, sagt dir belege.ai das vor dem Ausstellen. Verschickst du eine Rechnung, ein Angebot oder eine Mahnung per E-Mail aus belege.ai, steht deine Adresse in CC, und Antworten des Kunden gehen direkt an dich. Ausgestellte Rechnungen liegen im Monatsexport für deinen Steuerberater unter Ausgangsrechnungen.
Mahnung
Auf einer überfälligen Rechnung steht im Zeilenmenü Mahnung erstellen. Die Mahnung gehört zur Rechnung, nicht zur Eingangs-Belegsuche.