Fehlende Rechnung beim Anbieter anfordern

Manchmal hast du nur eine Quittung oder Zahlungsbestätigung, aber keine ordnungsgemäße Rechnung — und dein Steuerberater sagt: ohne die gibt es keinen Vorsteuerabzug. Dann holt belege.ai die Rechnung beim Anbieter ein.

Wann du eine echte Rechnung brauchst

Für den Vorsteuerabzug genügt ein Eigenbeleg nicht — er dokumentiert nur die Ausgabe. Sobald es um die Vorsteuer geht (oft bei größeren Beträgen), brauchst du eine vollständige Rechnung mit allen Pflichtangaben vom Anbieter.

So fordert belege.ai sie an

Sag dem Agent, zu welcher Buchung die Rechnung fehlt. Er ermittelt die Rechnungs- bzw. Kontaktadresse des Anbieters und formuliert eine passende Anfrage-E-Mail — mit den Bestelldaten, damit der Anbieter die Rechnung eindeutig zuordnen kann. Du siehst die fertige Mail mit einem „E-Mail senden"-Knopf und schickst sie mit einem Klick ab.

Hotels & Booking.com: der Agent schlägt es von selbst vor

Der Klassiker für Vielreisende: Über Booking.com (oder Expedia, HRS) gebucht, an der Rezeption ausgecheckt — und eine Rechnung kommt nie an. Die Buchungsbestätigung von Booking.com ist keine Rechnung, und das Hotel verschickt seine Rechnung oft nur auf Nachfrage.

Bei der Belegsuche erkennt der Agent diesen Fall von selbst: Er nimmt aus der Buchungsbestätigung die Buchungsnummer und den Aufenthaltszeitraum, sucht die Kontaktadresse des Hotels heraus (aus der Bestätigungs-Mail oder von der Hotel-Webseite) und legt dir unaufgefordert einen fertigen E-Mail-Entwurf mit dem abgebuchten Betrag vor. Du tippst nur noch auf „E-Mail senden" — die Anfrage geht über deine persönliche belege.ai-Adresse raus, und die Antwort des Hotels landet automatisch wieder im System.

Wenn die Rechnung kommt

Antwortet der Anbieter mit der Rechnung, kommt sie über dein verbundenes Postfach oder deine belege.ai-Eingangsadresse herein, wird ausgelesen und der Buchung zugeordnet. Damit ist der Vorsteuerabzug sauber belegt.