Auf dem Bankkonto steht eine Zeile: 3.412,88 € Kartenabrechnung. Auf der Abrechnung stehen vierzig Positionen, und zu jeder gehört eine eigene Rechnung — vom Händler, nicht vom Kartenherausgeber. belege.ai löst die Sammelbuchung auf und beschafft die Belege Position für Position.
Die Kreditkartenabrechnung ist kein Beleg, sondern ein Zahlungsnachweis: Sie zeigt, dass gezahlt wurde, weist aber keine Umsatzsteuer je Position aus und stammt nicht vom Leistenden. Für den Vorsteuerabzug braucht jede Position die Rechnung des Händlers (§ 15 Abs. 1, § 14 Abs. 4 UStG) — die Abrechnung dient nur als Zahlungsnachweis daneben.
Warum die Zuordnung hakt
Das Bankkonto kennt nur den Gesamtbetrag. Ohne Auflösung in Einzelposten lässt sich kein Beleg zuordnen — und der Steuerberater sieht eine fünfstellige Buchung ohne ein einziges Dokument dahinter.
„SQ *BAECKEREI“, „PADDLE.NET*“, „AMZN Mktp DE“: Der Text auf der Abrechnung ist der Zahlungsabwickler, nicht der Verkäufer. Wer den echten Anbieter nicht kennt, weiß auch nicht, wo die Rechnung liegt.
Autorisierung, Buchung und Rechnungsdatum liegen oft Tage auseinander, Reisebuchungen manchmal Monate. Ein Abgleich rein über das Datum trifft daneben.
So funktioniert's
Amex, Pleo, Moss und Qonto liefern die Einzelumsätze direkt. Jede andere Karte kommt über das Bankkonto per Open Banking oder als CSV-Import der Abrechnung herein. In beiden Fällen entsteht aus der Sammelabbuchung eine Liste einzelner Positionen.
Der Agent liest den Buchungstext, erkennt hinter Zahlungsabwicklern wie Stripe, Paddle oder SumUp den tatsächlichen Anbieter und sucht dort gezielt: im verbundenen Postfach, per Login im Kundenkonto oder durch Nachforderung beim Händler.
Jeder gefundene Beleg wird der einzelnen Kartenposition zugeordnet — über Betrag, Datum und Gegenseite, nicht nur über das Datum. Die Abrechnung selbst bleibt als Zahlungsnachweis daneben liegen, DATEV-fertig für Lexware oder den Steuerberater.
Die Positionen, die anders laufen
Für Jahresgebühr, Zinsen und Auslandseinsatzentgelt ist der Kartenherausgeber selbst der Leistende — hier ist seine Abrechnung tatsächlich der Beleg. Diese Positionen brauchen keine Händlerrechnung und werden entsprechend gebucht.
Bei Umsätzen in USD oder CHF weichen der Kartenkurs und der steuerlich maßgebliche Kurs voneinander ab. Für die Umsatzsteuer gelten die monatlichen BMF-Durchschnittskurse nach § 16 Abs. 6 UStG — mehr dazu auf der eigenen Seite zur Fremdwährungs-Umrechnung.
Bei einer Bewirtung verlangt § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass. belege.ai erkennt die Restaurantzahlung, fragt genau das per Telegram ab und macht daraus einen vollständigen Bewirtungsbeleg statt einer nackten Kartenposition.
Storni, Teilerstattungen und Rückbuchungen sind keine Ausgaben und brauchen keinen Ausgabenbeleg. belege.ai erkennt sie als das, was sie sind, statt eine Belegsuche zu starten, die nie erfolgreich enden kann.
Allgemeine Hinweise nach bestem Wissen, keine Steuerberatung. Private Mitnutzung der Firmenkarte gehört ausgesondert; wie du das buchst, klärst du mit deinem Steuerberater.
So sieht's aus
FAQ
Für die einzelnen Einkäufe nicht. Sie ist ein Zahlungsnachweis: Sie belegt den Geldfluss, stammt aber nicht vom Leistenden und weist die Umsatzsteuer je Position nicht aus. Für den Vorsteuerabzug braucht jede Position die Rechnung des Händlers (§ 15 Abs. 1, § 14 Abs. 4 UStG). Eine Ausnahme sind die Positionen des Kartenherausgebers selbst — Jahresgebühr, Zinsen, Auslandseinsatzentgelt.
Indem die Sammelbuchung zuerst in ihre Einzelpositionen aufgelöst wird. belege.ai holt die Einzelumsätze entweder direkt von der Karte (Amex, Pleo, Moss, Qonto) oder aus dem Bankkonto beziehungsweise einem CSV-Import der Abrechnung — und ordnet dann jedem Posten den passenden Beleg über Betrag, Datum und Gegenseite zu.
Texte wie „SQ *…“, „PADDLE.NET*“ oder „AMZN Mktp DE“ nennen den Zahlungsabwickler, nicht den Verkäufer. Der Agent erkennt den tatsächlichen Anbieter dahinter und sucht dessen Rechnung — statt beim Abwickler stehen zu bleiben, dessen Bestätigung als Beleg nicht genügt.
Der Kartenherausgeber rechnet mit seinem eigenen Kurs ab. Umsatzsteuerlich sind dagegen die monatlichen Durchschnittskurse maßgeblich, die das Bundesfinanzministerium nach § 16 Abs. 6 UStG bekannt gibt; das Finanzamt kann auf Antrag den belegten Tageskurs zulassen. belege.ai hält den Originalbetrag in Fremdwährung und den abgerechneten Eurobetrag beide fest.
Ja. Amex, Pleo, Moss und Qonto liefern die Einzelumsätze direkt; jede andere Karte kommt über das Bankkonto per Open Banking oder als CSV herein. Die Belegsuche selbst hängt nicht am Kartenanbieter, sondern an der Buchung.
Bäckerei, Parkhaus, Taxi: Dort fragt der Agent per Telegram nach einem Foto der Quittung und liest es aus. Existiert wirklich kein Beleg, wird ein begründeter Eigenbeleg vorbereitet — der die Betriebsausgabe stützen kann, die Vorsteuer aber nicht rettet.
Ja. Erstattungen, Storni und Rückbuchungen werden als solche behandelt, damit keine Belegsuche für eine Ausgabe läuft, die es nie gab. Das hält die Liste der offenen Positionen ehrlich.
Karte oder Bankkonto verbinden, die Abrechnung wird in Einzelposten aufgelöst und jeder Posten bekommt seine Rechnung. Kostenlos starten, ohne Kreditkarte.
Jetzt kostenlos starten