Die 4,90 Euro Versand, die dein Kunde zahlt, sind Teil deines Umsatzes — auch wenn sie im Warenkorb separat stehen und du sie nur an DHL weiterreichst. Und die Frage, ob auf deiner eigenen Versandrechnung Umsatzsteuer steht, entscheidet nicht Brief gegen Paket.
Versandkosten buchen heißt zwei Dinge trennen: Was du dem Kunden berechnest, ist Entgelt für die Lieferung und teilt als Nebenleistung den Steuersatz der Ware. Was dir der Versanddienstleister berechnet, ist Betriebsausgabe — mit oder ohne Vorsteuer, je nachdem, ob die Leistung unter die Universaldienst-Befreiung fällt.
Ausgangsseite
Der Umsatzsteuer-Anwendungserlass ist an dieser Stelle unmissverständlich: Als Entgelt für die Lieferung sind auch die dem Abnehmer vom Lieferer berechneten Beförderungskosten anzusehen (Abschn. 10.1 Abs. 6 Satz 12 UStAE).
Ein durchlaufender Posten nach § 10 Abs. 1 UStG wäre es nur, wenn du das Geld im Namen und für Rechnung eines anderen vereinnahmst — also bloße Mittelsperson bist und unmittelbare Rechtsbeziehungen zwischen deinem Kunden und dem Versanddienstleister bestehen. Genau das ist im Onlinehandel nicht der Fall: Den Frachtvertrag schließt du mit DHL oder DPD, nicht dein Kunde.
Steuersatz
Nebenleistungen teilen umsatzsteuerrechtlich das Schicksal der Hauptleistung — und zwar auch dann, wenn für die Nebenleistung ein besonderes Entgelt verlangt und entrichtet wird (Abschn. 3.10 Abs. 5 UStAE). Der separat ausgewiesene Versandkostenposten im Warenkorb macht daraus also keine eigenständige Leistung.
Der unangenehme Fall ist der gemischte Warenkorb aus 7- und 19-Prozent-Artikeln. Einen amtlich festgelegten Aufteilungsmaßstab gibt es dafür nicht — weder nach Entgeltanteil noch nach Gewicht steht etwas Verbindliches im UStAE. Üblich und vertretbar ist eine sachgerechte, dauerhaft gleich angewandte Aufteilung; welche Methode dein Shop verwendet, gehört in die Verfahrensdokumentation und einmal mit dem Steuerberater abgestimmt. Ein einheitlicher wirtschaftlicher Vorgang darf dabei nicht künstlich zerlegt werden (Abschn. 3.10 Abs. 3 UStAE).
Eingangsseite
Auf deiner eigenen Versandrechnung steht mal Umsatzsteuer und mal nicht. Die verbreitete Erklärung — Brief steuerfrei, Paket steuerpflichtig — ist falsch. Die Trennlinie verläuft zwischen Universaldienst zum allgemeinen Tarif und individuell vereinbarten Konditionen.
Für einen wachsenden Onlineshop heißt das im Ergebnis: Sobald du einen Geschäftskundenvertrag hast, kommen deine Versandrechnungen mit 19 Prozent, und du ziehst Vorsteuer. Wer weiter am Schalter zum Einzelsendungstarif einliefert, bekommt für Standardpakete bis 20 Kilogramm steuerfreie Beträge ohne Vorsteuerabzug. Beides ist richtig — nur eben nicht gleichzeitig. Prüfe die konkrete Rechnung, statt pauschal 19 Prozent zu unterstellen.
Konten
Ausgangsfrachten: die Kosten für den Versand deiner verkauften Ware. Achtung, häufige Verwechslung: 4730 ist nicht das Verpackungskonto.
Verpackungsmaterial ist ein eigenes Konto. Kartons, Füllmaterial und Klebeband gehören hierher, nicht zu den Frachtkosten.
Für Brief- und Portokosten. Weil ein Teil davon steuerfrei sein kann, lohnt die Trennung von den Ausgangsfrachten schon aus Vorsteuergründen.
Versicherte Sendungen und Transportversicherungen laufen getrennt von der Fracht.
Bezugsnebenkosten: Was dich der Transport deiner eingekauften Ware kostet, ist Anschaffungsnebenkosten und gehört nicht zu den Ausgangsfrachten.
Eigenes Konto, oft mit den Bezugsnebenkosten verwechselt. Bei Importware der Posten, den die Betriebsprüfung zuerst ansieht.
Auf der Erlösseite gibt es kein Standardkonto für weiterberechnete Versandkosten — und es braucht auch keins: Weil der Versand als Nebenleistung dem Steuersatz der Ware folgt, gehört er sachlich auf das Erlöskonto der Hauptleistung. Wer ihn dennoch separat auswerten will, legt ein eigenes Erlöskonto je Steuersatz an. Kontenrahmen, Branchenlösung und Kanzlei können abweichen; im Zweifel mit dem Steuerberater abstimmen.
Klarstellung
FAQ
Nein. Als Entgelt für die Lieferung sind auch die dem Abnehmer vom Lieferer berechneten Beförderungskosten anzusehen (Abschn. 10.1 Abs. 6 Satz 12 UStAE). Ein durchlaufender Posten setzt voraus, dass du das Geld im Namen und für Rechnung eines anderen vereinnahmst und nur Mittelsperson bist — im Onlinehandel besteht der Frachtvertrag aber zwischen dir und dem Versanddienstleister.
Mit dem der versendeten Ware. Versandkosten sind eine Nebenleistung und teilen das Schicksal der Hauptleistung, auch wenn sie separat berechnet werden (Abschn. 3.10 Abs. 5 UStAE). Ein Buch mit 7 Prozent zieht 7 Prozent Versand nach sich, ein T-Shirt mit 19 Prozent entsprechend 19 Prozent.
Dafür gibt es keinen amtlich vorgeschriebenen Maßstab. Verbreitet ist eine Aufteilung im Verhältnis der Nettoentgelte je Steuersatz. Entscheidend ist, dass die Methode sachgerecht, nachvollziehbar und dauerhaft gleich ist — dokumentiere sie in der Verfahrensdokumentation und stimme sie mit deinem Steuerberater ab.
Nein. Steuerfrei sind nach § 4 Nr. 11b UStG Universaldienstleistungen eines Anbieters mit Bescheinigung des Bundeszentralamts für Steuern — Briefe bis 2.000 Gramm und adressierte Pakete bis 20 Kilogramm zum allgemein zugänglichen Tarif. Die Befreiung entfällt bei individuell ausgehandelten Vereinbarungen und bei Konditionen, die von den allgemeinen Tarifen abweichen. Geschäftskundenverträge, Massenversand, Expresszusätze und Sendungen über 20 Kilogramm sind deshalb steuerpflichtig.
Den Versand deiner verkauften Ware auf 4730 Ausgangsfrachten, Verpackungsmaterial auf 4710, Porto auf 4910 und Transportversicherung auf 4750. Die Fracht für eingekaufte Ware ist etwas anderes: Sie gehört als Bezugsnebenkosten auf 3800, Zölle und Einfuhrabgaben auf 3850. In SKR04 entsprechen dem 6740, 6710, 6800, 6760, 5800 und 5840.
Sachlich auf das Erlöskonto der Hauptleistung, weil der Versand deren Steuersatz folgt. Ein Standardkonto der Kontenrahmen gibt es dafür nicht; wer den Versand separat auswerten möchte, legt eigene Erlöskonten je Steuersatz an.
Quellen
Die Zitate aus dem Umsatzsteuer-Anwendungserlass beziehen sich auf Abschn. 3.10 Abs. 3 und 5 sowie Abschn. 10.1 Abs. 6 und Abschn. 10.4 Abs. 1 UStAE. Kontonummern können je Kontenrahmen, Branchenlösung und Kanzlei abweichen. Diese Seite ersetzt keine Steuerberatung.
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