Empfänger, Leistung, Betrag und Kasse auswählen — der Checker zeigt Rechnungspflicht, Frist, Kleinbetragsgrenze, E-Rechnung und Belegausgabepflicht in einer Antwort. Kostenlos, ohne Anmeldung.
Drei Pflichten werden ständig verwechselt. Die Rechnungspflicht nach § 14 Abs. 2 UStG betrifft Leistungen an Unternehmer, an juristische Personen und Bauleistungen an Private — jeweils innerhalb von sechs Monaten. Die Form der Rechnung richtet sich nach dem Stufenplan zur E-Rechnung in § 27 Abs. 38 UStG. Und die Belegausgabepflicht nach § 146a Abs. 2 AO hängt allein daran, ob du ein elektronisches Aufzeichnungssystem einsetzt.
Checker
Rechnungspflicht
Ja. Für diesen Empfänger besteht die Pflicht, eine Rechnung auszustellen (§ 14 Abs. 2 UStG). Sie entfällt, soweit der Umsatz nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei ist.
Frist
Innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung (§ 14 Abs. 2 UStG). Wer die Frist verstreichen lässt, begeht eine Ordnungswidrigkeit.
Kleinbetragsrechnung
Ja. Bis 250 € brutto genügen die reduzierten Angaben einer Kleinbetragsrechnung: Name und Anschrift des leistenden Unternehmers, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung sowie Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe mit dem Steuersatz (§ 33 UStDV). Nicht anwendbar in den Fällen der §§ 3c, 6a und 13b UStG.
E-Rechnung
Nicht erforderlich. Eine Kleinbetragsrechnung darf immer als sonstige Rechnung übermittelt werden (§ 33 UStDV). Empfangen können musst du E-Rechnungen als inländischer Unternehmer trotzdem — diese Pflicht gilt seit dem 1.1.2025.
Belegausgabepflicht an der Kasse
Ja. Wer aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem erfasst, muss dem Beteiligten in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang mit dem Geschäftsvorfall einen Beleg zur Verfügung stellen (§ 146a Abs. 2 AO). Digital ist zulässig, der Kunde muss ihn nicht mitnehmen.
Ergebnis ohne Gewähr. Der Checker bildet den Regelfall inländischer Umsätze ab. Nicht abgebildet sind grenzüberschreitende Fälle, das Reverse-Charge-Verfahren nach § 13b UStG, innergemeinschaftliche Lieferungen nach § 6a UStG, Fernverkäufe nach § 3c UStG, Gutschriften und die besonderen Aufzeichnungspflichten der Kassen-Sicherungsverordnung. Der Gesamtumsatz des Vorjahres wirkt sich nur auf die Übergangsregelung für Umsätze des Jahres 2027 aus.
Rechnungspflicht
§ 14 Abs. 2 UStG kennt drei Fälle, in denen eine Rechnung auszustellen ist: bei Leistungen an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen, bei Leistungen an eine juristische Person, die nicht Unternehmer ist, und bei steuerpflichtigen Werklieferungen oder Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück — Letzteres auch dann, wenn der Empfänger eine Privatperson ist.
In allen drei Fällen gilt dieselbe Frist: sechs Monate nach Ausführung der Leistung. Die Pflicht entfällt, soweit der Umsatz nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei ist.
Für alle übrigen Leistungen an Privatpersonen besteht keine umsatzsteuerliche Rechnungspflicht. Der Kunde hat gleichwohl regelmäßig einen zivilrechtlichen Anspruch auf eine Quittung, und wer eine elektronische Kasse einsetzt, muss ohnehin einen Beleg ausgeben — an dieser Stelle greifen also andere Vorschriften.
Praktischer Hinweis für die Grundstücksleistung an Private: Der nichtunternehmerische Empfänger muss die Rechnung, einen Zahlungsbeleg oder eine andere beweiskräftige Unterlage zwei Jahre aufbewahren (§ 14b Abs. 1 Satz 5 UStG). Auf diese Pflicht ist in der Rechnung hinzuweisen — der Hinweis gehört zu den Pflichtangaben des § 14 Abs. 4 UStG.
So prüfst du
Unternehmer, juristische Person oder Privatperson? Davon hängt ab, ob überhaupt eine Rechnung auszustellen ist — und ob die E-Rechnungspflicht greift, die nur zwischen inländischen Unternehmern gilt.
Bis 250 € brutto genügt eine Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV, die immer als sonstige Rechnung übermittelt werden darf. Darüber entscheidet der Stufenplan des § 27 Abs. 38 UStG über Papier, PDF oder E-Rechnung.
Die Belegausgabepflicht nach § 146a Abs. 2 AO ist eine eigene Pflicht. Sie greift nur bei einem elektronischen Aufzeichnungssystem und gilt unabhängig davon, ob daneben eine Rechnung auszustellen ist.
Stufenplan
| Zeitraum | Was gilt | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| seit 1.1.2025 | Jeder inländische Unternehmer muss E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Diese Empfangspflicht gilt ohne Übergangsfrist und ohne Umsatzgrenze. | § 14 Abs. 1 und 2 UStG |
| bis 31.12.2026 | Für Umsätze nach dem 31.12.2024 darf weiter eine sonstige Rechnung ausgestellt werden: auf Papier ohne Weiteres, in einem anderen elektronischen Format wie PDF mit Zustimmung des Empfängers. Keine Umsatzgrenze. | § 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG |
| 1.1.2027 bis 31.12.2027 | Für Umsätze ab dem 1.1.2027 gilt diese Erleichterung nur noch, wenn der Gesamtumsatz des Unternehmers im Vorjahr nicht mehr als 800.000 € betragen hat. | § 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG |
| bis 31.12.2027 | Rechnungen im EDI-Verfahren nach der Empfehlung 94/820/EG der Kommission bleiben zulässig, ebenfalls mit Zustimmung des Empfängers. | § 27 Abs. 38 Nr. 3 UStG |
| ab 1.1.2028 | Für inländische B2B-Umsätze ist die E-Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format auszustellen. Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise bleiben ausgenommen. | § 14 Abs. 2 UStG, § 33 UStDV |
Rechtsstand 2026, alle Angaben ohne Gewähr. Die Übergangsregelungen betreffen nur die Ausstellung. Die Pflicht, E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können, gilt für inländische Unternehmer bereits seit dem 1.1.2025 und kennt keine Übergangsfrist und keine Umsatzgrenze. Ein E-Mail-Postfach reicht als Empfangsweg aus.
Kasse
Die Belegausgabepflicht steht in § 146a Abs. 2 AO und knüpft an ein einziges Merkmal an: Wer aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem erfasst, muss dem Beteiligten in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang mit dem Geschäftsvorfall einen Beleg zur Verfügung stellen.
Wer eine offene Ladenkasse führt, unterliegt der Belegausgabepflicht nicht. Das ist keine Einladung: Die offene Ladenkasse zieht strengere Aufzeichnungspflichten nach sich, weil jeder Geschäftsvorfall einzeln festgehalten und der Kassenbestand täglich gezählt werden muss.
Der Beleg muss nicht gedruckt sein. Eine elektronische Bereitstellung genügt, und der Kunde ist nicht verpflichtet, ihn mitzunehmen. Wichtig ist die Bereitstellung — die Annahme liegt beim Kunden.
Eine Befreiung gibt es nur auf Antrag: Bei Verkauf von Waren an eine Vielzahl nicht bekannter Personen können die Finanzbehörden nach § 148 AO aus Zumutbarkeitsgründen von der Belegausgabepflicht befreien. Die Befreiung ist eine Ermessensentscheidung und widerruflich. Der bloße Hinweis auf Kosten für Papier und Drucker reicht als sachliche Härte nach der Verwaltungspraxis nicht aus.
Ausblick — angekündigt, nicht beschlossen
Eine Abschaffung der Belegausgabepflicht ist politisch angekündigt worden. Solange kein geänderter Gesetzestext und kein Anwendungszeitpunkt vorliegen, gilt § 146a Abs. 2 AO unverändert weiter. Wer heute darauf verzichtet, Belege bereitzustellen, riskiert Feststellungen bei einer Kassennachschau.
FAQ
Bei Leistungen an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen, an eine juristische Person, die nicht Unternehmer ist, und bei steuerpflichtigen Werklieferungen oder Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück auch an Privatpersonen. In allen Fällen innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung (§ 14 Abs. 2 UStG). Die Pflicht entfällt, soweit der Umsatz nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei ist.
Umsatzsteuerlich nur bei Werklieferungen und Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück. Bei einer normalen Leistung an eine Privatperson besteht keine Rechnungspflicht nach § 14 Abs. 2 UStG. Setzt du eine elektronische Kasse ein, greift stattdessen die Belegausgabepflicht des § 146a Abs. 2 AO — das ist eine andere Vorschrift mit anderem Anknüpfungspunkt.
Innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung. Die Frist steht in § 14 Abs. 2 UStG und ist keine Ordnungsvorschrift: Ihre Verletzung ist eine Ordnungswidrigkeit. Für den Vorsteuerabzug des Empfängers ist sie ebenfalls relevant, weil er ohne Rechnung nicht abziehen kann.
Bis 250 € brutto. Dann reichen Name und Anschrift des leistenden Unternehmers, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung sowie Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe mit dem Steuersatz (§ 33 UStDV). Nicht anwendbar ist die Erleichterung bei Fernverkäufen nach § 3c UStG, innergemeinschaftlichen Lieferungen nach § 6a UStG und in den Fällen des § 13b UStG.
Nein. § 33 UStDV bestimmt ausdrücklich, dass eine Kleinbetragsrechnung immer als sonstige Rechnung übermittelt werden darf — also weiter als Bon oder PDF. Dasselbe gilt für Fahrausweise. Empfangen können musst du E-Rechnungen als inländischer Unternehmer trotzdem.
Gestuft. Für Umsätze bis zum 31.12.2026 bleiben Papier und, mit Zustimmung des Empfängers, ein anderes elektronisches Format zulässig. Für Umsätze ab dem 1.1.2027 gilt das nur noch bei einem Gesamtumsatz des Vorjahres bis 800.000 €, längstens bis zum 31.12.2027. EDI-Verfahren nach der Empfehlung 94/820/EG laufen ebenfalls zum 31.12.2027 aus (§ 27 Abs. 38 UStG).
Seit dem 1.1.2025. Diese Empfangspflicht trifft jeden inländischen Unternehmer, kennt keine Übergangsfrist und keine Umsatzgrenze. Sie gilt auch für Kleinunternehmer. Ein E-Mail-Postfach genügt als Empfangsweg; wer die Rechnung nicht annimmt, kann sich nicht auf den fehlenden Zugang berufen.
Wer aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem erfasst (§ 146a Abs. 2 AO). Wer eine offene Ladenkasse führt, unterliegt ihr nicht. Der Beleg muss in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang mit dem Geschäftsvorfall zur Verfügung gestellt werden; eine elektronische Bereitstellung genügt.
Nur auf Antrag und nur bei Verkauf von Waren an eine Vielzahl nicht bekannter Personen. Die Finanzbehörde kann dann nach § 148 AO aus Zumutbarkeitsgründen befreien; die Entscheidung liegt in ihrem Ermessen und ist widerruflich. Der Hinweis auf Kosten für Papier und Drucker genügt nach der Verwaltungspraxis nicht als sachliche Härte.
Nein. Eine Abschaffung ist politisch angekündigt worden, aber es gibt bislang keinen geänderten Gesetzestext und keinen Anwendungszeitpunkt. § 146a Abs. 2 AO gilt unverändert. Wer heute keine Belege bereitstellt, riskiert Feststellungen bei einer Kassennachschau — die angekündigte Änderung schützt davor nicht.
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