Kleinunternehmer, steuerfreier Umsatz, Lieferung in die EU oder Reverse Charge – vier ganz verschiedene Gründe, aus denen keine Umsatzsteuer auf der Rechnung steht. Gemeinsam ist ihnen eines: Der Grund gehört auf die Rechnung. Hier stehen die passenden Formulierungen, dazu eine kostenlose PDF-Vorlage.
Eine Rechnung ohne Umsatzsteuer ist keine unvollständige Rechnung – sie muss nur erkennen lassen, warum keine Steuer ausgewiesen ist. § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 8 UStG verlangt den Steuersatz und den Steuerbetrag „oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt“. Welcher Hinweis der richtige ist, hängt vom Fall ab.
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Bewusst ohne Excel-Variante: Wo keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird, gibt es auch nichts zu berechnen. Der Nutzwert dieser Seite liegt im richtigen Hinweissatz – und der steht unten zum Abschreiben.
Die Grundregel
Alle übrigen Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG bleiben unverändert: Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr. des leistenden Unternehmers, Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Leistungszeitpunkt und das Entgelt. Eine Ausnahme davon gilt nur für Kleinunternehmer – dazu unten mehr.
Fallmatrix
Zum Abschreiben
Nimm genau einen Satz auf – den, der zu deinem Fall gehört. Wer vorsichtshalber mehrere Befreiungen nennt, macht die Rechnung nicht sicherer, sondern unbrauchbar. Prüfe im Zweifel mit deinem Steuerberater, welcher Tatbestand einschlägig ist.
Kleinunternehmer
§ 34a Abs. 1 UStDV verlangt für eine Rechnung über nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfreie Umsätze nur: Name und Anschrift beider Seiten, die Steuernummer beziehungsweise USt-IdNr. oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer des Leistenden, das Ausstellungsdatum, Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung, das Entgelt in einer Summe mit dem Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer – und in Gutschriftfällen die Angabe „Gutschrift“. Eine fortlaufende Rechnungsnummer und der Leistungszeitpunkt sind dort nicht aufgeführt; wer sie trotzdem vergibt, macht nichts falsch und behält die eigene Ablage im Griff.
Zur E-Rechnung: Nach § 34a Abs. 2 UStDV darf eine Kleinunternehmerrechnung abweichend von § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG immer als sonstige Rechnung übermittelt werden – ein PDF genügt also weiterhin. Von der Pflicht, selbst E-Rechnungen empfangen zu können, befreit das nicht. Rechne dein Ergebnis mit dem Kleinunternehmer-Rechner nach.
Lieferung in die EU
Zur Abgrenzung: Bei einer Dienstleistung an einen Unternehmer im EU-Ausland geht es nicht um eine Steuerbefreiung, sondern um den Leistungsort (§ 3a Abs. 2 UStG) und die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers. Diesen Fall behandelt die Reverse-Charge-Vorlage. Mehr zum Warenfall im Lexikon-Eintrag Innergemeinschaftliche Lieferung.
§ 14c UStG
Wer versehentlich doch Umsatzsteuer ausweist, schuldet sie. Das Gesetz kennt dafür zwei Fälle: Beim unrichtigen Steuerausweis ist die ausgewiesene Steuer höher als die gesetzlich geschuldete – dann schuldet der Aussteller auch den Mehrbetrag (§ 14c Abs. 1 UStG). Beim unberechtigten Steuerausweis war er zum gesonderten Ausweis gar nicht befugt – dann schuldet er den ausgewiesenen Betrag (§ 14c Abs. 2 UStG). Der klassische Fall dafür ist der Kleinunternehmer, der 19 Prozent auf die Rechnung schreibt.
Aus der Schuld kommt man in aller Regel nur durch eine Berichtigung gegenüber dem Leistungsempfänger heraus; beim unberechtigten Ausweis muss zusätzlich die Gefährdung des Steueraufkommens beseitigt sein. Berücksichtigt wird die Berichtigung in dem Zeitraum, in dem sie erfolgt ist – nicht rückwirkend.
Auf der Empfängerseite gilt die Gegenrichtung: Aus einem unrichtigen oder unberechtigten Steuerausweis darf keine Vorsteuer gezogen werden. Wer eine Rechnung mit ausgewiesener Steuer von einem Kleinunternehmer bekommt, fordert deshalb besser eine Berichtigung an, statt die Vorsteuer zu buchen. Die Prüfschritte stehen im Ratgeber Vorsteuerabzug prüfen.
So gehst du vor
Kleinunternehmer, steuerfreier Umsatz nach § 4 UStG, Lieferung in die EU oder Verlagerung der Steuerschuld? Alles Weitere hängt an dieser einen Frage.
Genau eine Formulierung aus der Fallmatrix übernehmen. § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 8 UStG verlangt den Hinweis auf die Befreiung; die Nennung der Norm ist freiwillig, aber hilfreich.
Bei EU-Umsätzen die USt-IdNr. beider Seiten aufnehmen, die Zusammenfassende Meldung abgeben und den Warenweg nachweisen. Beim Kleinunternehmer die Grenzen im Blick behalten.
Rechtsstand 2026, ohne Gewähr. Zitierte Normen: § 4 Nr. 1 Buchst. a und b UStG (Ausfuhr- und innergemeinschaftliche Lieferung, Wegfall der Befreiung bei fehlender Zusammenfassender Meldung), § 4 Nr. 8, 12, 14 und 21 UStG (Beispiele steuerfreier Umsätze), § 6a Abs. 1 UStG (Voraussetzungen der innergemeinschaftlichen Lieferung), § 9 UStG (Verzicht auf Steuerbefreiungen), § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 7 und 8 UStG (aufgeschlüsseltes Entgelt, Hinweis auf die Steuerbefreiung), § 14a Abs. 1 und Abs. 3 UStG (Angaben und Fristen bei EU-Umsätzen), § 14c Abs. 1 und Abs. 2 UStG (unrichtiger und unberechtigter Steuerausweis), § 18a Abs. 1 UStG (Zusammenfassende Meldung), § 19 Abs. 1 und Abs. 3 UStG (Kleinunternehmer, Grenzen 25.000 € und 100.000 €, Verzicht) sowie § 33 und § 34a UStDV (Kleinbetragsrechnung, Rechnungen von Kleinunternehmern). Diese Vorlage ist eine allgemeine Information und ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall.
FAQ
Ja. § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 8 UStG verlangt den Steuersatz und den Steuerbetrag oder – im Fall einer Steuerbefreiung – einen Hinweis darauf, dass für die Leistung eine Steuerbefreiung gilt. Ohne diesen Hinweis fehlt eine Pflichtangabe und die Rechnung ist unvollständig.
Der Gesetzestext verlangt nur einen Hinweis, der die Steuerbefreiung erkennen lässt, nicht die Angabe der Vorschrift. In der Praxis ist die Norm trotzdem sinnvoll: Die Buchhaltung deines Kunden erkennt den Fall sofort und bucht ihn richtig.
Zum Beispiel: Für diese Leistung gilt die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer (§ 19 UStG). Es wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen. § 34a Abs. 1 Nr. 5 UStDV verlangt das Entgelt in einer Summe mit einem Hinweis darauf, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt.
Nach § 34a Abs. 1 UStDV: Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer beziehungsweise USt-IdNr. oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Lieferung oder Umfang und Art der Leistung, das Entgelt in einer Summe mit dem Befreiungshinweis und in Gutschriftfällen die Angabe Gutschrift. Rechnungsnummer und Leistungszeitpunkt stehen nicht in dieser Liste.
Wenn der Gesamtumsatz im Vorjahr 25.000 € überstiegen hat oder im laufenden Kalenderjahr 100.000 € überschritten werden. Die 100.000-€-Grenze wirkt sofort: Die Steuerbefreiung endet mit dem Umsatz, der die Grenze überschreitet, nicht erst zum Jahreswechsel.
Nenne den Tatbestand, zum Beispiel: Steuerfreie Leistung nach § 4 Nr. 14 Buchst. a UStG (Heilbehandlung im Bereich der Humanmedizin). Für andere Fälle die Nummer austauschen – etwa § 4 Nr. 21 UStG für bestimmte Bildungsleistungen oder § 4 Nr. 12 UStG für die Vermietung von Grundstücken.
Die innergemeinschaftliche Lieferung ist nach § 4 Nr. 1 Buchst. b in Verbindung mit § 6a UStG steuerfrei. Voraussetzung ist unter anderem, dass der Abnehmer eine gültige USt-IdNr. eines anderen Mitgliedstaats verwendet hat. Die Rechnung nennt beide USt-IdNr. und ist bis zum fünfzehnten Tag des Folgemonats auszustellen (§ 14a Abs. 3 UStG).
Ja. § 4 Nr. 1 Buchst. b UStG nimmt die Befreiung ausdrücklich zurück, wenn der Unternehmer seiner Pflicht zur Abgabe der Zusammenfassenden Meldung nicht nachgekommen ist oder sie für die jeweilige Lieferung unrichtig oder unvollständig abgegeben hat. Die Meldung ist damit materielle Voraussetzung, keine Formalie.
Nein. Beim Reverse Charge ist der Umsatz steuerpflichtig, nur die Steuerschuld liegt beim Leistungsempfänger. Deshalb steht auf der Rechnung kein Befreiungshinweis, sondern die Angabe Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (§ 14a Abs. 1 und Abs. 5 UStG).
Dann schuldest du sie: den Mehrbetrag beim unrichtigen Ausweis (§ 14c Abs. 1 UStG), den vollen ausgewiesenen Betrag beim unberechtigten Ausweis (§ 14c Abs. 2 UStG). Heraus kommst du in aller Regel nur durch eine Berichtigung gegenüber dem Leistungsempfänger; beim unberechtigten Ausweis muss zusätzlich die Gefährdung des Steueraufkommens beseitigt sein.
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