Viele Lieferungen, eine Rechnung. Der entscheidende Punkt: Für jede Position muss der Leistungszeitpunkt erkennbar sein – der Kalendermonat genügt, der Verweis auf einen Lieferschein auch. Muster als PDF zum Ausdrucken oder als Excel mit Summenformel. Kostenlos, ohne Anmeldung.
Eine Sammelrechnung fasst mehrere abgeschlossene Lieferungen oder Leistungen eines Zeitraums an denselben Kunden in einem Dokument zusammen – typisch bei täglicher Belieferung, Abrufaufträgen und laufenden Kleinaufträgen. Sie spart Papier, ändert aber nichts an den Pflichtangaben: § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 6 UStG verlangt den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung, und zwar für jede abgerechnete Leistung.
Leistungszeitpunkt
Das ist der häufigste Mangel an Sammelrechnungen: Sie nennen einen Abrechnungszeitraum, aber keinen Leistungszeitpunkt je Position – und der Kunde bekommt Probleme beim Vorsteuerabzug. Eine Spalte mit dem Leistungsdatum und eine mit der Lieferschein-Nummer lösen das Problem vollständig. Wie der passende Lieferschein aussieht, steht in der Lieferschein-Vorlage.
Pflichtangaben
Die vereinfachten Angaben einer Kleinbetragsrechnung helfen hier meist nicht weiter: § 33 UStDV gilt nur für Rechnungen, deren Gesamtbetrag 250 € brutto nicht übersteigt – maßgeblich ist der Betrag der Rechnung, nicht der einzelnen Lieferung. Eine Sammelrechnung über viele Kleinlieferungen überschreitet die Grenze schnell und braucht dann die vollen Pflichtangaben.
Abgrenzung
Viele abgeschlossene Einzelleistungen eines Zeitraums, eine Rechnung, keine Schlussrechnung. Jede Position ist für sich fertig geliefert und braucht ihr eigenes Leistungsdatum.
Eine gleichbleibende, wiederkehrende Leistung – Miete, Wartung, Abo. Einmal ausgestellt, gilt sie fort, bis sich Entgelt oder Steuersatz ändern. Keine Positionsliste, sondern ein Zahlungsplan.
Ein Auftrag, mehrere Zwischenabrechnungen, am Ende eine Schlussrechnung, in der die Abschläge netto und mit Steuer abgesetzt werden. Die Sammelrechnung kennt diese Verrechnung nicht.
Praktisch heißt das: Wer eine Sammelrechnung schreibt, schuldet keine Schlussrechnung mehr – die Einzelleistungen sind mit ihr endgültig abgerechnet. Wer dagegen einen laufenden Auftrag zwischenabrechnet, braucht die Abschlagsrechnung und am Ende die Schlussrechnung. Und wer immer dieselbe Leistung berechnet, ist mit der Dauerrechnung besser bedient.
Fristen und Steuer
Wer über den Jahreswechsel sammelt, trennt besser: Eine Sammelrechnung, die Dezember- und Januarlieferungen mischt, macht die Abgrenzung in beiden Wirtschaftsjahren unnötig schwer. Zwei Rechnungen kosten nichts und ersparen die Diskussion in der Betriebsprüfung.
So füllst du es aus
Am besten deckungsgleich mit einem Kalendermonat – dann trägt § 31 Abs. 4 UStDV den Leistungszeitpunkt für alle Positionen.
Je Zeile das Leistungsdatum, die Lieferschein- oder Auftragsnummer, Menge, Bezeichnung und den Nettobetrag. Verschiedene Steuersätze getrennt ausweisen.
Netto je Steuersatz, Steuerbetrag, Bruttosumme, Zahlungsziel. Die Lieferscheine gehören zum Vorgang, damit der Verweis nachvollziehbar bleibt.
Rechtsstand 2026, ohne Gewähr. Zitierte Normen: § 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a und b UStG (Entstehung der Steuer bei Soll- und Ist-Versteuerung), § 14 Abs. 2 UStG (Sechs-Monats-Frist zur Rechnungsstellung), § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 4, 6 und 7 UStG (Rechnungsnummer, Leistungszeitpunkt, aufgeschlüsseltes Entgelt und Entgeltminderungen), § 20 UStG (Gestattung der Ist-Versteuerung), § 31 Abs. 1 UStDV (Rechnung aus mehreren Dokumenten) und § 31 Abs. 4 UStDV (Kalendermonat als Leistungszeitpunkt) sowie § 33 UStDV (Kleinbetragsrechnung bis 250 € Gesamtbetrag). Diese Vorlage ist eine allgemeine Information und ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall.
FAQ
Eine Rechnung, die mehrere abgeschlossene Lieferungen oder Leistungen eines Zeitraums an denselben Kunden zusammenfasst – statt für jede Lieferung ein eigenes Dokument zu schreiben. Üblich bei täglicher Belieferung, Abrufaufträgen und laufenden Kleinaufträgen.
Ja. § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 6 UStG verlangt den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung, und zwar für jede abgerechnete Leistung. Ein bloßer Abrechnungszeitraum im Rechnungskopf ersetzt das nicht, wenn die Positionen aus verschiedenen Monaten stammen.
Ja. Nach § 31 Abs. 4 UStDV kann als Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung der Kalendermonat angegeben werden, in dem die Leistung ausgeführt wird. Deckt die Sammelrechnung genau einen Monat ab, genügt daher dieser Monat für alle Positionen.
Ja. § 31 Abs. 1 UStDV erlaubt es, dass eine Rechnung aus mehreren Dokumenten besteht, aus denen sich die geforderten Angaben insgesamt ergeben. Dann muss auf jedem Lieferschein das Lieferdatum stehen und die Rechnung eindeutig auf ihn verweisen – am besten mit Nummer und Datum je Positionszeile.
Die Dauerrechnung rechnet dieselbe wiederkehrende Leistung Periode für Periode ab und gilt fort, bis sich Entgelt oder Steuersatz ändern. Die Sammelrechnung fasst verschiedene, jeweils abgeschlossene Einzelleistungen eines Zeitraums zusammen und wird für jeden Zeitraum neu geschrieben.
Abschlags- und Teilrechnungen gehören zu einem laufenden Auftrag und werden am Ende in einer Schlussrechnung verrechnet, in der die Abschläge netto und mit der darauf entfallenden Steuer abzusetzen sind. Eine Sammelrechnung rechnet fertige Leistungen endgültig ab; eine Schlussrechnung folgt darauf nicht.
Bei der Soll-Versteuerung mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem die jeweilige Leistung ausgeführt wurde (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a Satz 1 UStG). Der Zeitpunkt der Sammelrechnung ist dafür unerheblich: Januarlieferungen gehören in die Januar-Voranmeldung, auch wenn erst im März abgerechnet wird.
Die Sechs-Monats-Frist des § 14 Abs. 2 UStG läuft ab Ausführung der jeweiligen Leistung, nicht ab dem Ende des Abrechnungszeitraums. Bei sehr langen Sammelzeiträumen kann die Frist für die ältesten Positionen also früher ablaufen als für die jüngsten.
§ 33 UStDV stellt auf den Gesamtbetrag der Rechnung ab, nicht auf die einzelne Lieferung. Eine Sammelrechnung über viele Kleinlieferungen überschreitet die Grenze deshalb schnell und braucht dann die vollen Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG.
Das Entgelt ist nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufzuschlüsseln (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 7 UStG). Führe die Positionen mit 19 und 7 Prozent getrennt zusammen und weise je Satz Nettosumme und Steuerbetrag aus. Die Excel-Variante dieser Vorlage macht das über getrennte Summenzeilen.
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