Erfasse Beginn, Ende und Pausen je Arbeitstag – als PDF zum Ausdrucken oder als Excel, das Stunden und Honorar automatisch summiert. Mit allen Pflichtangaben nach § 16 Abs. 2 ArbZG und § 17 Abs. 1 MiLoG. Kostenlos, ohne Anmeldung.
Ein Stundenzettel ist der tagesgenaue Nachweis der geleisteten Arbeitszeit: Beginn, Ende, Pausen und die daraus errechnete Dauer. Er erfüllt zwei Aufgaben gleichzeitig – arbeitsrechtlich dokumentiert er die gesetzlich vorgeschriebene Arbeitszeiterfassung, kaufmännisch ist er die Grundlage für die Projekt- und Kundenabrechnung und damit die Anlage zur Ausgangsrechnung.
Download
Pflichtangaben
Die Aufzeichnungspflicht ergibt sich aus zwei Gesetzen: § 16 Abs. 2 ArbZG verlangt vom Arbeitgeber, die über die werktägliche Arbeitszeit von acht Stunden hinausgehende Arbeitszeit aufzuzeichnen und die Nachweise mindestens zwei Jahre aufzubewahren. § 17 Abs. 1 MiLoG geht weiter: Für geringfügig Beschäftigte (Minijob) und für die in § 2a SchwarzArbG genannten Branchen sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzuzeichnen – spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertags – und ebenfalls mindestens zwei Jahre aufzubewahren.
Unabhängig davon hat das Bundesarbeitsgericht mit Beschluss vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) entschieden, dass Arbeitgeber bereits nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verpflichtet sind, ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einzuführen – im Anschluss an das Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 14. Mai 2019 (C-55/18, CCOO). Der Stundenzettel ist die einfachste Form eines solchen Systems.
Stand: Juni 2026. Diese Übersicht ersetzt keine Rechtsberatung. Für Auszubildende, Jugendliche und tarifgebundene Betriebe können zusätzliche Aufzeichnungspflichten gelten.
Projekt- & Kundenabrechnung
Sobald der Stundenzettel nicht nur die Arbeitszeit dokumentiert, sondern die Rechnung an den Kunden begründet, braucht er ein paar Spalten mehr. Die Vorlage hat sie bereits:
Zwei Dinge sparen erfahrungsgemäß den meisten Streit: eine Tätigkeitsbeschreibung, die aus sich heraus verständlich ist, und ein Feld für die Freigabe. Ein vom Kunden abgezeichneter Stundenzettel ist im Zweifel der bessere Beweis für die erbrachte Leistung als die Rechnung selbst. Wer den passenden Stundensatz erst noch bestimmen will, findet im Stundensatz-Rechner eine ehrliche Kalkulation.
Aufbewahrung
| Rolle des Stundenzettels | Frist | Grundlage |
|---|---|---|
| Nachweis der Arbeitszeit über acht Stunden | mind. 2 Jahre | § 16 Abs. 2 ArbZG |
| Aufzeichnung bei Minijob und § 2a-SchwarzArbG-Branchen | mind. 2 Jahre | § 17 Abs. 1 MiLoG |
| Anlage zur Ausgangsrechnung (Buchungsbeleg) | 8 Jahre | § 147 AO |
| Reiner Geschäftsbrief ohne Buchungsbezug | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Die arbeitsrechtliche Zwei-Jahres-Frist ist die Untergrenze, nicht die ganze Wahrheit. Sobald der Stundenzettel als Anlage einer Rechnung beiliegt und damit die Höhe des Umsatzes begründet, ist er ein Buchungsbeleg und teilt dessen Aufbewahrungsfrist – seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz sind das acht statt zehn Jahre. Die Frist beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem der letzte Eintrag gemacht wurde. Digitale Stundenzettel sind dabei GoBD-konform unveränderbar zu archivieren; eine Excel-Datei, die jederzeit überschrieben werden kann, genügt dafür nicht.
So füllst du ihn aus
Lade die PDF-Vorlage zum handschriftlichen Führen oder die Excel-Vorlage herunter, die Tagesstunden, Monatssumme und Honorar selbst rechnet.
Beginn, Ende und Pause direkt am Arbeitstag erfassen, dazu Projekt und Tätigkeit. Bei Minijobs und den Branchen nach § 2a SchwarzArbG muss der Eintrag spätestens sieben Tage später stehen.
Am Monatsende unterschreiben, vom Auftraggeber abzeichnen lassen und zu den Unterlagen legen – als Rechnungsanlage acht Jahre.
FAQ
Ja. Du kannst sie als PDF und als Excel kostenlos und ohne Anmeldung herunterladen und beliebig oft verwenden.
Name, Kalendertag, Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit, die Pausen und die daraus errechnete Dauer. § 17 Abs. 1 MiLoG nennt für Minijobs und die Branchen nach § 2a SchwarzArbG ausdrücklich Beginn, Ende und Dauer; § 16 Abs. 2 ArbZG verlangt die Aufzeichnung der Arbeitszeit, die über acht Stunden werktäglich hinausgeht.
Im Anwendungsbereich des Mindestlohngesetzes spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertags (§ 17 Abs. 1 MiLoG). Nachträglich am Jahresende rekonstruierte Zettel erfüllen die Pflicht nicht.
Nach dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) sind Arbeitgeber schon nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verpflichtet, ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einzuführen. Das Gericht folgte damit dem EuGH-Urteil vom 14. Mai 2019 (C-55/18). Die konkrete Ausgestaltung ist offen – ein geführter Stundenzettel genügt.
Arbeitsrechtlich mindestens zwei Jahre (§ 16 Abs. 2 ArbZG, § 17 Abs. 1 MiLoG). Liegt der Stundenzettel einer Rechnung als Anlage bei, ist er ein Buchungsbeleg und damit acht Jahre aufzubewahren – die Frist wurde durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz von zehn auf acht Jahre verkürzt.
Für die laufende Erfassung ja. Für die Archivierung nicht ohne Weiteres: Nach den GoBD müssen aufzeichnungspflichtige Unterlagen unveränderbar aufbewahrt werden. Eine Excel-Datei, die jederzeit überschrieben werden kann, erfüllt das nicht – archiviere den abgeschlossenen Monat deshalb als PDF oder in einem revisionssicheren System.
Der Stundenzettel selbst ist keine Rechnung, sondern deren Anlage. Er begründet die abgerechneten Stunden. Ergänze dafür Auftraggeber, Projekt, Tätigkeit, Stundensatz und ein Freigabefeld – ein abgezeichneter Stundenzettel ist im Streitfall der bessere Nachweis als die Rechnung allein.
belege.ai erfasst keine Arbeitszeit. Es kümmert sich um die andere Hälfte der Projektabrechnung: die Belege zu den Ausgaben. Der Agent findet fehlende Eingangsrechnungen in deinen Postfächern und Portalen, ordnet sie der passenden Bankbuchung zu und exportiert alles DATEV-fertig.
Während du die Stunden erfasst, sammelt belege.ai die Belege zu jeder Ausgabe deines Projekts ein und ordnet sie der passenden Buchung zu. Kostenlos starten, ohne Kreditkarte.
Jetzt kostenlos starten