Ein fertiger Brieftext zum Abschreiben und eine PDF-Vorlage zum Ausfüllen – plus der Punkt, den fast alle Muster auslassen: Unter Kaufleuten kann schon das Schweigen des Empfängers den Inhalt verbindlich machen. Kostenlos, ohne Anmeldung.
Eine Auftragsbestätigung ist keine Rechnung, sondern die schriftliche Bestätigung, dass ein Auftrag angenommen wurde und mit welchem Inhalt. Sie ist ein Handels- bzw. Geschäftsbrief und damit aufbewahrungspflichtig – aber sie berechtigt den Empfänger zu keinem Vorsteuerabzug.
Muster
Musterdokument
„Sehr geehrte Frau Beispiel, vielen Dank für Ihren Auftrag. Wir bestätigen Ihnen hiermit die Ausführung der oben genannten Leistungen zu den aufgeführten Konditionen auf Grundlage unseres Angebots Nr. A-2026-0142 vom 14.04.2026. Die Lieferung erfolgt bis zum 22.05.2026 an die genannte Anschrift. Sollten die hier bestätigten Angaben von Ihrem Auftrag abweichen, bitten wir um unverzügliche Rückmeldung; andernfalls führen wir den Auftrag wie bestätigt aus.“
„Mit freundlichen Grüßen“ – Unterschrift, Name, Funktion.
Der letzte Satz ist der wichtigste: Er fordert den Empfänger ausdrücklich zum Widerspruch auf und macht sichtbar, dass du auf Basis dieses Inhalts arbeitest. Die Beispielangaben sind erfunden – ersetze sie durch deine eigenen und übernimm den Text in dein Briefpapier.
Download
Eine Excel-Variante gibt es hier bewusst nicht: Die Auftragsbestätigung ist ein Brief, und ihre Positionen stammen unverändert aus dem Angebot. Wer rechnen will, tut das im Kostenvoranschlag – die Auftragsbestätigung übernimmt das Ergebnis.
Inhalt
Gesetzliche Pflichtangaben wie bei der Rechnung gibt es nicht – die Auftragsbestätigung ist kein Steuerdokument. Wohl aber gelten die allgemeinen Pflichtangaben für Geschäftsbriefe einer Handelsgesellschaft: Firma, Rechtsform, Sitz, Registergericht und Handelsregisternummer gehören auf den Briefbogen, unabhängig davon, was im Text steht.
Zwei Rollen
Du hast ein Angebot abgegeben, der Kunde hat bestellt – deine Bestätigung ist die Annahme, und der Vertrag kommt mit genau diesem Inhalt zustande. Weicht deine Bestätigung inhaltlich vom Auftrag ab, gilt sie nach § 150 Abs. 2 BGB als Ablehnung verbunden mit einem neuen Antrag: Dann muss der Kunde erst zustimmen.
Der Vertrag wurde bereits mündlich oder am Telefon geschlossen, und dein Schreiben hält das Verhandelte fest. Unter Kaufleuten gilt der Inhalt eines solchen Schreibens nach ständiger Rechtsprechung als vereinbart, wenn der Empfänger nicht unverzüglich widerspricht.
Welche Rolle dein Schreiben spielt, hängt davon ab, ob der Vertrag bei Absendung schon geschlossen war. Der praktische Rat ist in beiden Fällen derselbe: Formuliere den Inhalt vollständig, bitte ausdrücklich um Rückmeldung bei Abweichungen – und beginne mit der Ausführung erst, wenn die Frist dafür verstrichen ist.
Schweigen
Das kaufmännische Bestätigungsschreiben ist eine der wenigen Stellen im deutschen Recht, an denen Schweigen etwas bedeutet. Es steht in keinem Paragraphen: Die Rechtsprechung hat die Figur als Handelsbrauch entwickelt, und § 346 HGB verlangt, unter Kaufleuten die im Handelsverkehr geltenden Gewohnheiten und Gebräuche zu berücksichtigen – auch bei der Bewertung von Unterlassungen. Genau darauf stützt sich die Wirkung.
Die Anwendung ist eng: Sie setzt voraus, dass beide Seiten am Handelsverkehr teilnehmen, dass zuvor tatsächlich verhandelt wurde, dass das Schreiben in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang dazu abgesendet wird und dass der Absender redlich davon ausgehen darf, den Inhalt richtig wiederzugeben. Wer bewusst etwas hineinschreibt, was nie besprochen wurde, kann sich auf das Schweigen des Empfängers nicht berufen. Dasselbe gilt, wenn der Inhalt so weit abweicht, dass mit einer Zustimmung vernünftigerweise nicht zu rechnen war.
Für die Gegenseite folgt daraus die praktisch wichtigste Konsequenz dieser Seite: Wer als Unternehmer eine Auftragsbestätigung erhält, muss sie lesen und Abweichungen unverzüglich schriftlich rügen. Sie ungeprüft abzulegen, kann teurer sein als jede Rechnung. Wie das Ganze rechtlich einzuordnen ist, hängt vom Einzelfall ab – im Zweifel gehört die Frage zum Anwalt, nicht in ein Muster.
Keine Rechnung
Die Auftragsbestätigung wird regelmäßig mit der Rechnung verwechselt, weil sie Beträge und Steuersätze enthält. Steuerlich ist sie aber nichts wert: Sie ist keine Rechnung im Sinne des Umsatzsteuerrechts, sie hat keine Rechnungsnummer im Sinne von § 14 Abs. 4 UStG, und aus ihr entsteht kein Vorsteuerabzug. Erst die Rechnung nach ausgeführter Leistung tut das.
Für die Buchhaltung heißt das: Die Auftragsbestätigung wird nicht gebucht. Sie gehört zum Vorgang, nicht ins Journal – und sie ersetzt weder eine Rechnung noch einen Lieferschein.
Umgekehrt lohnt sie sich als Beweismittel: Kommt es später zum Streit über Menge, Termin oder Preis, ist die Auftragsbestätigung das Dokument, auf das beide Seiten zuerst schauen.
Aufbewahrung
Auftragsbestätigungen sind Handels- bzw. Geschäftsbriefe. § 147 Abs. 1 Nr. 2 AO erfasst die empfangenen, Nr. 3 die Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe. Für beide gilt nach § 147 Abs. 3 AO eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren.
Dient die Auftragsbestätigung im Einzelfall zugleich als Buchungsgrundlage, ist sie ein Buchungsbeleg nach § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO – dann sind es acht Jahre. Die Frist beginnt in beiden Fällen erst mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Brief empfangen oder abgesandt wurde (§ 147 Abs. 4 AO); der Vernichtungstermin fällt deshalb immer auf einen 1. Januar.
Auch die per E-Mail versendete Auftragsbestätigung ist ein Geschäftsbrief und im Ursprungsformat aufzubewahren – ein Ausdruck genügt nicht. Welche Unterlage wie lange bleiben muss, rechnet dir der Aufbewahrungsfristen-Rechner aus.
So gehst du vor
Nummer und Datum von Angebot oder Bestellung nennen, damit klar ist, worauf sich die Bestätigung bezieht.
Leistung, Menge, Preis netto und brutto, Termin, Zahlungsbedingungen und AGB-Hinweis – lieber einen Satz zu viel als eine offene Frage.
Ausdrücklich zum unverzüglichen Widerspruch bei Abweichungen auffordern, dann sechs Jahre aufbewahren – acht, wenn sie zugleich Buchungsgrundlage ist.
Rechtsstand 2026, ohne Gewähr. Zitierte Normen: § 145 BGB (Bindung an den Antrag), § 150 Abs. 2 BGB (Annahme unter Erweiterungen, Einschränkungen oder sonstigen Änderungen gilt als Ablehnung verbunden mit einem neuen Antrag), § 346 HGB (Berücksichtigung der im Handelsverkehr geltenden Gewohnheiten und Gebräuche bei Handlungen und Unterlassungen), § 147 Abs. 1 Nr. 2, 3 und 4 AO sowie § 147 Abs. 3 und Abs. 4 AO (Aufbewahrungsfristen und Fristbeginn), § 14 Abs. 4 UStG (Rechnungsangaben). Die Wirkung des kaufmännischen Bestätigungsschreibens ist nicht ausdrücklich im HGB geregelt, sondern ein von der Rechtsprechung anerkannter Handelsbrauch; ob sie im Einzelfall greift, hängt von den Umständen ab. Diese Seite ersetzt keine Rechtsberatung.
FAQ
Nein. Es gibt keine gesetzliche Pflicht, einen Auftrag schriftlich zu bestätigen. Sinnvoll ist sie trotzdem: Sie hält fest, worüber Einigkeit besteht, und ist im Streitfall das erste Dokument, auf das beide Seiten schauen.
Nein. Sie ist kein Steuerdokument, hat keine Rechnungsnummer im Sinne von § 14 Abs. 4 UStG und berechtigt zu keinem Vorsteuerabzug. Gebucht wird erst die Rechnung nach ausgeführter Leistung.
Wenn sie die Annahme eines Angebots ist und inhaltlich damit übereinstimmt: ja. Weicht sie ab, gilt sie nach § 150 Abs. 2 BGB als Ablehnung verbunden mit einem neuen Antrag – dann muss die Gegenseite noch zustimmen. War der Vertrag dagegen schon mündlich geschlossen, hält die Bestätigung nur fest, was vereinbart wurde.
Ein Schreiben, das unter Kaufleuten den Inhalt vorangegangener Vertragsverhandlungen zusammenfasst. Nach ständiger Rechtsprechung gilt sein Inhalt als vereinbart, wenn der Empfänger nicht unverzüglich widerspricht. Ausdrücklich im Gesetz steht das nicht; die Figur ist ein Handelsbrauch, auf den § 346 HGB verweist.
Als Unternehmer ja, sobald sie von dem abweicht, was Sie vereinbart haben – und zwar unverzüglich und nachweisbar. Untätigkeit kann bedeuten, dass der abweichende Inhalt gilt.
Die Wirkung des Schweigens greift im Verhältnis unter Kaufleuten. Gegenüber Verbrauchern führt eine unwidersprochene Auftragsbestätigung nicht ohne Weiteres dazu, dass ihr Inhalt gilt; hier bleibt es bei den allgemeinen Regeln über Angebot und Annahme.
Sechs Jahre. Sie sind Handels- bzw. Geschäftsbriefe nach § 147 Abs. 1 Nr. 2 und 3 AO, für die § 147 Abs. 3 AO sechs Jahre vorsieht. Dient die Bestätigung zugleich als Buchungsgrundlage, sind es acht Jahre nach § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO.
Mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Brief empfangen oder abgesandt wurde (§ 147 Abs. 4 AO). Eine Auftragsbestätigung aus dem März 2026 darf deshalb frühestens am 1. Januar 2033 vernichtet werden.
Nein. Eine digital empfangene oder versendete Auftragsbestätigung ist im ursprünglichen Format aufzubewahren und muss lesbar und maschinell auswertbar bleiben. Ein Papierausdruck ersetzt das Original nicht.
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