„Gutschrift“ heißt im Deutschen zweierlei: die Korrektur einer eigenen Rechnung – und die Abrechnung durch den Kunden nach § 14 Abs. 2 UStG. Nur bei der zweiten ist das Wort Pflichtangabe. Hier ist die Unterscheidung, mit Muster.
Eine Gutschrift im umsatzsteuerlichen Sinn ist eine Rechnung, die nicht der Leistende, sondern der Leistungsempfänger ausstellt – zulässig nach § 14 Abs. 2 UStG, wenn das vorher vereinbart wurde. Die kaufmännische Gutschrift dagegen ist gar keine Gutschrift in diesem Sinn: Sie ist eine Rechnungskorrektur oder Stornierung und sollte auch so heißen.
Die Abgrenzung
| Merkmal | Kaufmännische Gutschrift | Gutschrift nach § 14 Abs. 2 UStG |
|---|---|---|
| Andere Namen | Rechnungskorrektur, Korrekturrechnung, Storno | Abrechnungsgutschrift, Selbstabrechnung, Self-Billing |
| Wer stellt aus | Der Rechnungsaussteller, also der Leistende | Der Leistungsempfänger, also der Kunde |
| Wozu | Eine bereits gestellte Rechnung ganz oder teilweise zurücknehmen | Über eine bezogene Leistung erstmals abrechnen |
| Wort Gutschrift nötig | Nein — besser vermeiden | Ja, Pflichtangabe nach § 14 Abs. 4 Nr. 10 UStG |
| Vorherige Vereinbarung | Nicht erforderlich | Zwingend, sonst keine wirksame Gutschrift |
| Steuernummer oder USt-IdNr. | Die des Ausstellers | Die des Leistenden, also des Gutschriftempfängers |
| Fortlaufende Nummer | Aus dem Nummernkreis des Ausstellers | Vergibt der Gutschriftaussteller, also der Kunde |
| Widerspruch möglich | Nicht vorgesehen | Ja — der Widerspruch nimmt dem Dokument die Rechnungswirkung |
| Umsatzsteuerlich | Ändert die Bemessungsgrundlage nach § 17 Abs. 1 UStG | Begründet Steuer und Vorsteuerabzug wie jede Rechnung |
| Typischer Fall | Reklamation, Rabatt nach Rechnungsstellung, Storno | Provisionen, Autorenhonorare, Plattformabrechnungen, Altmetall |
Merksatz: Bei der kaufmännischen Gutschrift fließt Geld zurück zum Kunden, bei der Gutschrift nach § 14 Abs. 2 UStG fließt Geld zum Lieferanten. Wer über eine Leistung abrechnet, die er selbst bezogen hat, schreibt eine Gutschrift. Wer eine eigene Rechnung zurücknimmt, schreibt eine Korrektur oder ein Storno.
Muster
Musterdokument
„Abrechnung durch den Leistungsempfänger nach vorheriger Vereinbarung. Widerspricht der Empfänger dieser Gutschrift, verliert sie die Wirkung einer Rechnung.“
Das Wort Gutschrift muss so auf dem Dokument stehen. Übernimm das Muster in dein Rechnungsprogramm und ersetze die Beispielwerte; zum Ausdrucken oder als PDF sichern genügt die Druckfunktion des Browsers. Die Beispielangaben sind erfunden.
Pflichtangaben
Die Gutschrift trägt dieselben Pflichtangaben wie jede Rechnung nach § 14 Abs. 4 UStG – zwei davon aber gedreht: Die Steuernummer stammt vom Leistenden, die Rechnungsnummer vom Aussteller. Die vollständige Liste steht im Ratgeber Pflichtangaben auf Rechnungen.
Der häufigere Fall
Die meisten, die eine Gutschrift-Vorlage suchen, wollen gar keine Abrechnung durch den Kunden. Sie wollen eine eigene Rechnung zurücknehmen, weil der Kunde reklamiert hat, ein Rabatt vergessen wurde oder der Auftrag doch nicht zustande kam. Dafür gibt es zwei saubere Dokumente – und keines davon heißt Gutschrift.
Leistung und Betrag stimmen, nur eine Angabe ist falsch oder fehlt. Ein Korrekturdokument mit eindeutigem Bezug zur Ursprungsrechnung stellt genau diese Angabe richtig.
Der Betrag stimmt nicht, die Leistung entfällt oder die Rechnung ging an den falschen Kunden. Dann wird die Rechnung vollständig aufgehoben und bei Bedarf neu ausgestellt.
Beide Muster stehen fertig bereit: im Rechnungskorrektur-Muster und in der Stornorechnung-Vorlage. Nachträgliche Entgeltminderungen wie Rabatte oder Skonto laufen ebenfalls über diesen Weg, nicht über eine Gutschrift.
Steuerrisiko
Die naheliegende Sorge: Wer sein Korrekturdokument „Gutschrift“ nennt, rechnet damit scheinbar über eine Leistung des Empfängers ab – und weist dabei Umsatzsteuer aus, die er nicht schuldet. Das wäre der unberechtigte Steuerausweis nach § 14c Abs. 2 UStG.
Die Finanzverwaltung hat das entschärft: Wird ein Dokument als Gutschrift bezeichnet, obwohl umsatzsteuerlich keine Gutschrift vorliegt, ist allein diese Bezeichnung unbeachtlich und löst für sich genommen keine Steuerschuld nach § 14c UStG aus. Das steht im BMF-Schreiben vom 25. Oktober 2013 und ist in den Umsatzsteuer-Anwendungserlass eingegangen.
Entwarnung ist das trotzdem nicht. Die falsche Bezeichnung erzeugt Rückfragen bei Prüfung und Steuerberatung, sie erschwert die Zuordnung von Original und Korrektur, und sie ist ein Einfallstor für doppelte Buchungen: Ein als Gutschrift benanntes Storno wird in der Praxis gern ein zweites Mal als Eingangsbeleg erfasst. Die Bezeichnung Rechnungskorrektur oder Storno kostet nichts und beseitigt das Problem.
Umgekehrt gilt: Fehlt auf einer echten Gutschrift nach § 14 Abs. 2 UStG das Wort Gutschrift, ist eine Pflichtangabe nicht erfüllt – und der Vorsteuerabzug des Ausstellers steht in Frage, bis das Dokument berichtigt ist.
Vereinbarung und Widerspruch
Eine Gutschrift nach § 14 Abs. 2 UStG setzt voraus, dass beide Seiten dieses Abrechnungsverfahren vorher vereinbart haben. Eine Form schreibt das Gesetz dafür nicht vor, aber eine Klausel im Rahmen- oder Partnervertrag ist der übliche und belegbare Weg – etwa: Die Abrechnung der Provisionen erfolgt im Gutschriftverfahren durch den Auftraggeber.
Der Gutschriftempfänger kann dem Dokument widersprechen. Tut er das, verliert die Gutschrift die Wirkung einer Rechnung – der Aussteller kann daraus keine Vorsteuer mehr ziehen, und über den Umsatz muss neu abgerechnet werden. Praktisch heißt das: Ein Widerspruch gehört dokumentiert und beantwortet, nicht abgelegt.
Beide Seiten bewahren die Gutschrift auf – der Aussteller als Grundlage seines Vorsteuerabzugs, der Empfänger als Nachweis seines Umsatzes. Für die Aufbewahrung gelten die Regeln für Rechnungen (§ 14b UStG) und die GoBD.
So gehst du vor
Rechnest du über eine Leistung ab, die du bezogen hast? Dann Gutschrift. Nimmst du eine eigene Rechnung zurück? Dann Korrektur oder Storno.
Das Gutschriftverfahren gehört vor der ersten Abrechnung in den Vertrag – schriftlich, damit es belegbar bleibt.
Mit dem Wort Gutschrift, eigener fortlaufender Nummer und der Steuernummer des Leistenden. Dann an den Leistenden senden und beidseitig aufbewahren.
Mit belege.ai
Gutschriften sind für viele Selbstständige der Regelfall auf der Einnahmenseite: Plattformen, Verlage, Partnerprogramme und Auftraggeber rechnen im Gutschriftverfahren ab. Genau diese Dokumente liegen dann verstreut in Postfächern und Partnerportalen. belege.ai holt sie automatisch ab, ordnet sie den Zahlungseingängen zu und übergibt sie an Lexware Office, sevDesk oder DATEV – damit am Jahresende kein Umsatz ohne Beleg dasteht.
Auf der Ausgangsseite schreibst du in belege.ai Rechnungen, stellst sie aus und versendest sie als PDF oder XRechnung; eine ausgestellte Rechnung lässt sich stornieren, wobei die Nummer vergeben bleibt.
Das Ausstellen eigener Gutschriften nach § 14 Abs. 2 UStG ist heute kein eigener Dokumenttyp im Rechnungsschreiben – dafür nutzt du das Muster oben in deinem gewohnten Programm.
FAQ
Die kaufmännische Gutschrift nimmt eine eigene Rechnung ganz oder teilweise zurück – sie ist eine Rechnungskorrektur oder ein Storno. Die Gutschrift nach § 14 Abs. 2 UStG ist eine Rechnung, die der Leistungsempfänger für die Leistung seines Lieferanten ausstellt. Nur bei ihr ist das Wort Gutschrift Pflichtangabe.
Immer dann, wenn der Leistungsempfänger oder ein von ihm beauftragter Dritter die Rechnung ausstellt. § 14 Abs. 4 Nr. 10 UStG verlangt dann die Angabe Gutschrift auf dem Dokument.
Steuerlich löst allein die falsche Bezeichnung keine Steuerschuld nach § 14c UStG aus – das hat das BMF 2013 klargestellt. In der Praxis führt sie aber zu Rückfragen und doppelten Buchungen. Nenne das Dokument besser Rechnungskorrektur oder Stornorechnung.
Die des leistenden Unternehmers, also des Gutschriftempfängers. Das ist der wichtigste Unterschied zur normalen Rechnung und wird regelmäßig falsch gemacht.
Der Gutschriftaussteller, also der Leistungsempfänger, aus seinem eigenen fortlaufenden Nummernkreis. Der Leistende vergibt dafür keine Rechnungsnummer.
Ja. § 14 Abs. 2 UStG setzt eine vorherige Vereinbarung voraus. Eine Form ist nicht vorgeschrieben, eine Klausel im Rahmenvertrag ist der belegbare Weg.
Widerspricht der Empfänger dem übermittelten Dokument, verliert die Gutschrift die Wirkung einer Rechnung. Der Vorsteuerabzug des Ausstellers entfällt damit, und über den Umsatz muss neu abgerechnet werden.
Nein. Nachträgliche Entgeltminderungen ändern die Bemessungsgrundlage nach § 17 Abs. 1 UStG. Dokumentiere sie als Korrektur zur betroffenen Rechnung, nicht als Gutschrift.
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