Belegdatum, Lieferant, Betrag, Währung und Rechnungsnummer werden ausgelesen, Dubletten erkannt, Sammeldokumente aufgetrennt. Was eine rechtliche Würdigung braucht, bleibt bei euch — und wird auch nicht so verkauft.
Auf einen Blick
belege.ai prüft am Beleg das, was maschinell belastbar ist: Belegdatum, Lieferant, Betrag, Währung und Rechnungsnummer werden ausgelesen und mit der Zahlung abgeglichen, doppelt eingereichte Dokumente werden als Dublette markiert, mehrseitige Sammelscans werden in Einzelbelege aufgetrennt und behalten den Bezug auf ihr Ursprungsdokument samt Seitenbereich. Beim Bewirtungsbeleg wird die Genehmigung erst angefordert, wenn Restaurant, Anlass, Teilnehmer, Betrag und mindestens ein Originalbeleg vorliegen; ändert sich danach eine Pflichtangabe oder ein Dokument, verfällt die Genehmigung automatisch und muss neu eingeholt werden. Was belege.ai nicht tut: die Pflichtangaben nach § 14 UStG vollständig prüfen, Umsatzsteuer-Identifikationsnummern validieren oder beurteilen, ob eine Ausgabe betrieblich veranlasst und abziehbar ist. Diese Grenze ziehen wir bewusst — eine Software, die sie behauptet, würde eure Prüfung nur scheinbar ersetzen.
In der Kanzlei heute
So funktioniert's
Belegdatum, Lieferant, Betrag, Währung, Rechnungsnummer und Belegart werden aus dem Dokument erfasst.
Der Beleg wird der passenden Zahlung zugeordnet; ein bereits vorhandenes gleiches Dokument wird als Dublette markiert.
Sammelscans werden in Einzelbelege zerlegt, jeder wird unverändert mit SHA-256-Prüfsumme abgelegt.
Für die Kanzlei
Belegdatum, Lieferant, Betrag, Währung und Rechnungsnummer stehen als Felder am Beleg — die Grundlage für Zuordnung, Suche und Entdopplung.
Ein doppelt eingereichtes Dokument wird als Dublette gekennzeichnet und bleibt mit seinem Bezug erhalten, statt still zu verschwinden.
Jeder herausgetrennte Beleg weiß, aus welchem Ursprungsdokument und aus welchem Seitenbereich er stammt.
Die elektronische Genehmigung wird erst angefordert, wenn Restaurant, Anlass, Teilnehmer, Betrag und ein Originalbeleg vorliegen — ein Eigenbeleg ersetzt den Originalbeleg nicht.
Wird danach eine Pflichtangabe oder ein Dokument geändert, verfällt die Genehmigung automatisch und muss neu eingeholt werden.
Jedes Dokument wird so abgelegt, wie es angekommen ist. Die SHA-256-Prüfsumme macht eine spätere Veränderung erkennbar.
Klarstellung
Jedes Jahr fehlen in meiner Steuererklärung genau die Bewirtungsbelege. belege.ai sammelt sie automatisch ein – mega gut.
FAQ
Nicht als vollständige Rechtsprüfung, und wir behaupten es auch nicht. Ausgelesen und geprüft werden die Felder, die maschinell belastbar sind — Belegdatum, Lieferant, Betrag, Währung, Rechnungsnummer. Beim Bewirtungsbeleg wird zusätzlich sichergestellt, dass Anlass, Teilnehmer und ein Originalbeleg vor der Genehmigung vorliegen.
Nein. Eine Validierung von Umsatzsteuer-Identifikationsnummern findet nicht statt.
Sie werden als Dublette markiert und behalten den Bezug zum bereits vorhandenen Dokument. Nichts wird stillschweigend gelöscht, und an einer bereits belegten Buchung landet kein zweites Dokument.
Sie stützt sich auf die ausgelesenen Kopfdaten und die Buchung selbst. Wo es nicht eindeutig ist, bleibt die Position offen und taucht in der Transaktions-CSV als offene Buchung auf, statt falsch zugeordnet zu werden.
Nein. belege.ai beschafft, prüft und übergibt Belege. Kontiert und gebucht wird weiterhin bei euch — in DATEV, ADDISON, Lexware Office oder sevDesk. belege.ai liefert dorthin zu.
Server in Deutschland, verschlüsselt hinterlegte Zugangsdaten, kein Training auf Mandantendaten. Jeder Beleg wird als unverändertes Dokument mit SHA-256-Prüfsumme abgelegt. Ein als Steuerberater eingeladener Zugang sieht Buchungen und Belege, aber keine Zugangsdaten, Integrationen oder Kontoeinstellungen des Mandanten.
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Leg belege.ai den Mandanten ans Herz, die dich jedes Jahr Belege kosten. Das Konto legt der Mandant selbst an — kostenlos, ohne Kreditkarte, in wenigen Minuten.
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