Wir liefern kein fertiges Dokument und kein Testat. Wir liefern das, was der Belegteil einer Verfahrensdokumentation beschreiben muss: einen immer gleichen Weg vom Eingang bis zur Ablage, unverändert und nachvollziehbar.
Auf einen Blick
Eine Verfahrensdokumentation beschreibt, wie Belege im Unternehmen entstehen, erfasst, abgelegt und aufbewahrt werden. Verantwortlich dafür ist der Mandant, in der Regel gemeinsam mit seiner Kanzlei — belege.ai erstellt sie nicht und testiert sie nicht. Was belege.ai beitragen kann, ist ein Belegweg, der sich präzise beschreiben lässt: Jeder Beleg wird unverändert abgelegt und mit einer SHA-256-Prüfsumme versehen; die Zuordnung zwischen Beleg und Zahlung wird festgehalten; Dubletten und aufgetrennte Sammel-PDFs bleiben auf ihr Ursprungsdokument zurückführbar; genehmigte Bewirtungsbelege liegen als eingefrorene PDF-Fassung samt festgehaltenem Genehmigungszeitpunkt vor; die Verarbeitung läuft auf Servern in Deutschland, und Mandantendaten werden nicht für Training verwendet. Für die Kassenführung stellen wir zusätzlich eine kostenlose, ausfüllbare Vorlage bereit.
In der Kanzlei heute
So funktioniert's
Belege kommen aus Postfach, Anbieterportal, Weiterleitungsadresse oder als Foto im Chat — ein endlicher, benennbarer Satz an Wegen.
Kopfdaten werden ausgelesen, Sammeldokumente werden aufgetrennt, Dubletten werden markiert, der Beleg wird der Zahlung zugeordnet.
Das Dokument bleibt unverändert, bekommt eine SHA-256-Prüfsumme und wird auf Servern in Deutschland aufbewahrt.
Für die Kanzlei
Der Beleg wird so abgelegt, wie er angekommen ist. Die SHA-256-Prüfsumme macht eine spätere Veränderung erkennbar.
Die Verknüpfung von Beleg und Zahlung ist gespeichert, nicht rekonstruiert — sie lässt sich als Verfahrensschritt beschreiben.
Bei aufgetrennten Sammeldokumenten bleibt der Bezug zum Ursprungsdokument und zum Seitenbereich erhalten.
Die elektronische Genehmigung wird mit Zeitpunkt und einer Prüfsumme über den genehmigten Inhalt festgehalten; das PDF wird eingefroren.
Für den Kassenteil gibt es ein ausfüllbares Gerüst als PDF — ohne Anmeldung, genau das Dokument, das bei einer Kassennachschau verlangt wird.
Server in Deutschland, verschlüsselt hinterlegte Zugangsdaten, kein Training auf Mandantendaten — Angaben, die in die Doku gehören.
Klarstellung
FAQ
Nein. Sie ist Sache des Mandanten, üblicherweise gemeinsam mit der Kanzlei. belege.ai liefert Bausteine für den Belegteil und für die Kassenführung eine kostenlose, ausfüllbare Vorlage.
Das entscheidet ihr, nicht wir. belege.ai bewahrt das Bild oder PDF unverändert mit Prüfsumme auf und hält die Zuordnung fest. Ob und ab wann der Mandant Originalbelege vernichten darf, ist Teil eurer Beurteilung und seiner Verfahrensdokumentation.
Nein. Eine Zertifizierung einzelner Software gibt es in diesem Sinne nicht; beurteilt wird das Verfahren beim Mandanten. Wir beschreiben deshalb nur, was das System nachweislich tut.
Für die Verfahrensdokumentation zur Kassenführung gibt es bei uns ein kostenloses, ausfüllbares Gerüst als PDF — eingesetzte Kassen und TSE, Bedienung und Storno, Tagesabschluss, Belegablage, Störungen.
Server in Deutschland, verschlüsselt hinterlegte Zugangsdaten, kein Training auf Mandantendaten. Jeder Beleg wird als unverändertes Dokument mit SHA-256-Prüfsumme abgelegt. Ein als Steuerberater eingeladener Zugang sieht Buchungen und Belege, aber keine Zugangsdaten, Integrationen oder Kontoeinstellungen des Mandanten.
Nein. belege.ai beschafft, prüft und übergibt Belege. Kontiert und gebucht wird weiterhin bei euch — in DATEV, ADDISON, Lexware Office oder sevDesk. belege.ai liefert dorthin zu.
Weiter stöbern
Leg belege.ai den Mandanten ans Herz, die dich jedes Jahr Belege kosten. Das Konto legt der Mandant selbst an — kostenlos, ohne Kreditkarte, in wenigen Minuten.
Jetzt kostenlos starten