Nicht die Kanzlei erinnert den Mandanten, sondern ein Agent im Mandantenkonto sucht den Beleg zu jeder Bankbuchung — im Postfach, im Anbieterportal, notfalls mit einer Rückfrage per Telegram. Bei euch kommt das Ergebnis an.
Auf einen Blick
belege.ai ist ein Agent, der im Konto des Mandanten arbeitet. Er geht von dessen Bankbuchungen aus und sucht zu jeder Buchung den passenden Beleg: zuerst im verbundenen Postfach (Gmail, Outlook bzw. Microsoft 365, IMAP), dann per Browser-Agent im Anbieterportal. Kommt er nicht weiter, fragt er den Mandanten per Telegram — nicht die Kanzlei. Die Übergabe an die Kanzlei erfolgt als Monats-ZIP mit Transaktions-CSV und allen Belegen, als login-freier Download-Link, per Upload-Mail nach DATEV Unternehmen online, ADDISON oder Tabula, oder direkt in Lexware Office und sevDesk. Das Abo läuft über den Mandanten; die Kanzlei braucht keinen eigenen Vertrag.
In der Kanzlei heute
So funktioniert's
Einmalig: Bankkonto, E-Mail-Postfach, Anbieterportale und der Telegram-Bot. Danach läuft das Einsammeln im Hintergrund.
Zu jeder Bankbuchung sucht er den Beleg — erst im Postfach, dann per Browser-Agent im Portal. Eine 2FA bestätigt der Mandant per Tap in Telegram.
Als ZIP mit Transaktions-CSV und allen Belegen, als login-freier Link oder direkt in das System, mit dem ihr bucht.
Für die Kanzlei
Der Agent startet bei der Bankbuchung und recherchiert selbst. Erst wenn Postfach und Portal nichts hergeben, entsteht überhaupt eine Rückfrage — der Rest passiert ohne Beteiligte.
Der Browser-Agent meldet sich beim Anbieter an und lädt die Rechnung herunter. Die Zugangsdaten liegen verschlüsselt beim Mandanten und werden der Kanzlei nie offengelegt.
Der Mandant leitet Rechnungsmails an seine eigene Adresse bei belege.ai weiter. Anhang, Downloadlink oder die Mail selbst werden zum Beleg.
Ein mehrseitiger Scan wird in die einzelnen Belege zerlegt, jeder mit eigenem Datum, Lieferanten und Betrag, und dem passenden Vorgang zugeordnet.
Wird dasselbe Dokument zweimal eingereicht, wird es als Dublette markiert statt zweimal in eurer Belegakte zu landen.
Der Mandant fotografiert den Bon im Chat. Datum, Lieferant, Betrag, Währung und Rechnungsnummer werden ausgelesen, das Bild bleibt als Original erhalten.
Klarstellung
In der Filmproduktion kaufen wir extrem viel bei Amazon – über 250 Belege. Die da rauszuziehen war jeden Monat ein echter Krampf. belege.ai holt sie jetzt vollautomatisch. Das spart richtig viel Zeit.
FAQ
Nein. Eingerichtet wird im Mandantenkonto. Ihr entscheidet nur, wie ihr die Belege bekommen wollt: als Monats-ZIP, als login-freien Link, per Upload-Mail in DATEV Unternehmen online, ADDISON oder Tabula, oder direkt in Lexware Office bzw. sevDesk.
Über einen Browser-Agenten, der sich mit den vom Mandanten hinterlegten Zugangsdaten anmeldet und die Rechnung selbst herunterlädt. Braucht der Login eine Zwei-Faktor-Bestätigung, bekommt der Mandant sie in Telegram und tippt sie weg.
Der Mandant fotografiert sie im Chat. Datum, Lieferant, Betrag, Währung und Rechnungsnummer werden ausgelesen und der Buchung zugeordnet; das Foto bleibt als unveränderter Original-Snapshot erhalten.
Nein, beim Mandanten. Der Agent klärt Unklarheiten per Telegram direkt mit ihm — Anlass einer Bewirtung, fehlendes Papierdokument, Zugang zu einem Portal. Bei euch kommt das Ergebnis an, nicht der Klärungsprozess.
Nein. belege.ai beschafft, prüft und übergibt Belege. Kontiert und gebucht wird weiterhin bei euch — in DATEV, ADDISON, Lexware Office oder sevDesk. belege.ai liefert dorthin zu.
Nichts. Das Abo läuft über den Mandanten. Die Kanzlei wird aus dem Mandantenkonto eingeladen oder bekommt den login-freien Download-Link — beides ohne eigenen Vertrag. Die aktuellen Tarife für den Mandanten stehen auf der Preisseite.
Weiter stöbern
Leg belege.ai den Mandanten ans Herz, die dich jedes Jahr Belege kosten. Das Konto legt der Mandant selbst an — kostenlos, ohne Kreditkarte, in wenigen Minuten.
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