Was belege.ai heute tut, steht hier klar getrennt: Ausgangsrechnungen entstehen als Factur-X beziehungsweise ZUGFeRD im PDF und als XRechnung-XML. Eingehende Rechnungen werden unverändert archiviert und ausgelesen.
Auf einen Blick
Bei Ausgangsrechnungen erzeugt belege.ai einen maschinenlesbaren Datensatz nach EN 16931: als Factur-X beziehungsweise ZUGFeRD, das in die lesbare PDF-Rechnung eingebettet wird, sodass der Empfänger eine einzige Datei bekommt, und alternativ als XRechnung im Profil 3.0 der KoSIT als eigenständige XML-Datei. Bei eingehenden Rechnungen liegt der Schwerpunkt woanders: Sie werden unverändert archiviert, mit einer SHA-256-Prüfsumme versehen und mit Belegdatum, Lieferant, Betrag, Währung und Rechnungsnummer erfasst und der Zahlung zugeordnet. Ein gesondertes Auswerten des im PDF eingebetteten XML-Datensatzes gehört heute nicht dazu — und wir tun auch nicht so. Fristen und Stichtage zur E-Rechnungspflicht stehen bewusst nicht auf dieser Seite, sondern in unseren Ratgeber-Artikeln, die dafür gepflegt werden.
In der Kanzlei heute
So funktioniert's
Die Rechnung entsteht als lesbares PDF mit eingebettetem Factur-X- beziehungsweise ZUGFeRD-Datensatz nach EN 16931.
Verlangt der Empfänger XRechnung, wird der Datensatz im Profil 3.0 der KoSIT als eigenständige XML-Datei bereitgestellt.
Das Dokument wird unverändert mit Prüfsumme abgelegt, mit seinen Kopfdaten erfasst und der Zahlung zugeordnet.
Für die Kanzlei
Der Factur-X- beziehungsweise ZUGFeRD-Datensatz wird in die lesbare PDF-Rechnung eingebettet. Der Empfänger bekommt ein PDF, das zugleich maschinenlesbar ist.
Für Empfänger, die XRechnung verlangen, wird der Datensatz im Profil 3.0 der KoSIT ausgegeben — mit hinterlegter Prüfsumme über das erzeugte XML.
Eine eingehende Rechnung bleibt so, wie sie angekommen ist. Unverändert abgelegt, mit SHA-256-Prüfsumme, als Beleg an der Zahlung.
Belegdatum, Lieferant, Betrag, Währung und Rechnungsnummer werden ausgelesen — die Grundlage für Zuordnung und Dublettenerkennung.
Kommt die Rechnung als Mail, kann der Mandant sie an seine eigene Adresse bei belege.ai weiterleiten; Anhang, Downloadlink oder die Mail selbst werden zum Beleg.
Stichtage zur E-Rechnungspflicht stehen in den Ratgeber-Artikeln, die dafür gepflegt werden — nicht hier, wo sie veralten würden.
Klarstellung
FAQ
Für Ausgangsrechnungen ja: als Factur-X beziehungsweise ZUGFeRD, eingebettet in die lesbare PDF-Rechnung, oder als XRechnung im Profil 3.0 der KoSIT als eigenständige XML-Datei.
Nein. Eine eingehende Rechnung wird unverändert archiviert und wie jeder andere Beleg ausgelesen — Belegdatum, Lieferant, Betrag, Währung, Rechnungsnummer — und der Zahlung zugeordnet. Ein gesondertes Auswerten des eingebetteten Datensatzes gehört heute nicht dazu.
Der maschinenlesbare Datensatz wird nach Factur-X-Konvention an das PDF angehängt, mit passendem Dateinamen und Medientyp. Ein vollständiges PDF/A-3-Packaging mit XMP-Erweiterung ist damit nicht behauptet.
In unseren Ratgeber-Artikeln zur E-Rechnung. Auf Produktseiten halten wir bewusst keine Stichtage vor, weil sie dort veralten und dann falsch beraten.
Nein. belege.ai beschafft, prüft und übergibt Belege. Kontiert und gebucht wird weiterhin bei euch — in DATEV, ADDISON, Lexware Office oder sevDesk. belege.ai liefert dorthin zu.
Nichts. Das Abo läuft über den Mandanten. Die Kanzlei wird aus dem Mandantenkonto eingeladen oder bekommt den login-freien Download-Link — beides ohne eigenen Vertrag. Die aktuellen Tarife für den Mandanten stehen auf der Preisseite.
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