Nicht sortierte Papierstapel, sondern zugeordnete Belege: zu jeder Bankbuchung liegt das passende Dokument, ausgelesen mit Datum, Lieferant, Betrag, Währung und Rechnungsnummer. Gebucht wird weiterhin bei euch.
Auf einen Blick
Vorbereitende Buchhaltung ist der Teil, den der Mandant leisten muss, bevor die Kanzlei kontieren kann: Belege beschaffen, ordnen und der richtigen Zahlung zuordnen. belege.ai erledigt genau diesen Teil automatisch im Mandantenkonto. Der Agent liest die Bankbuchungen ein — über Bankanbindung, über verbundene Systeme wie Lexware Office oder sevDesk oder über einen CSV-Import, der auch DATEV-Buchungsstapel im Format 700 versteht —, sucht zu jeder Buchung den Beleg und erfasst Belegdatum, Lieferant, Betrag, Währung und Rechnungsnummer. Zusätzlich entstehen die Nebenrechnungen, die sonst am Mandanten hängen bleiben: Reisekostenabrechnungen mit Verpflegungspauschalen und Bewirtungsbelege mit Anlass, Teilnehmern und elektronischer Genehmigung. Die Kontierung, die Umsatzsteuer und der Abschluss bleiben in der Kanzlei.
In der Kanzlei heute
So funktioniert's
Über Bankanbindung, über verbundene Systeme wie Lexware Office oder sevDesk oder per CSV-Import — auch ein DATEV-Buchungsstapel im Format 700 wird eingelesen.
Gesucht in Postfach und Anbieterportal, ausgelesen mit Datum, Lieferant, Betrag, Währung und Rechnungsnummer, der Buchung zugeordnet.
Reisekostenabrechnung mit Pauschalen, Bewirtungsbeleg mit Anlass, Teilnehmern und elektronischer Genehmigung — statt loser Einzelbelege.
Für die Kanzlei
Nicht der Stapel wird übergeben, sondern die Zuordnung: Jeder Beleg hängt an der Buchung, zu der er gehört, samt ausgelesenen Kopfdaten.
Anlass und Teilnehmer werden beim Mandanten erhoben, der Beleg wird elektronisch genehmigt und als eingefrorenes PDF mit Prüfsumme abgelegt.
Aus Hotelrechnung, Ticket und Fahrten entsteht eine Reisekostenabrechnung mit Verpflegungspauschalen — auch für mehrere Reisende.
Ein DATEV-Buchungsstapel oder ein Kontoauszug als CSV wird eingelesen, sodass rückwirkende Zeiträume dieselbe Behandlung bekommen.
Mehrseitige Scans werden in einzelne Belege zerlegt und einzeln zugeordnet, statt als ein Dokument an einer Buchung zu hängen.
Betrag und Währung werden aus dem Beleg übernommen, statt aus der Kategorie geschätzt zu werden.
Klarstellung
Früher saß ich jeden Monat 10 Stunden an meiner Buchhaltung. Mit belege.ai sind es 5 Minuten – den Rest erledigt der Agent.
FAQ
belege.ai endet bei der Zuordnung: Zahlung, Beleg, ausgelesene Kopfdaten, fertige Reisekosten- und Bewirtungsunterlagen. Die Kontierung, die umsatzsteuerliche Würdigung und der Abschluss beginnen bei euch.
Für die Übergabe braucht es das nicht — ihr kontiert ohnehin selbst. Bucht der Mandant zusätzlich in Lexware Office, gibt es dort Buchungsvorschläge, die er freigeben muss; die Kategorie stammt aus dem Originalbeleg, nicht aus einer Vermutung.
Der Mandant fotografiert sie im Chat. Der Bon wird ausgelesen und der Buchung zugeordnet; das Bild bleibt als unveränderter Original-Snapshot mit Prüfsumme erhalten.
Nein, beim Mandanten. Der Agent klärt Unklarheiten per Telegram direkt mit ihm — Anlass einer Bewirtung, fehlendes Papierdokument, Zugang zu einem Portal. Bei euch kommt das Ergebnis an, nicht der Klärungsprozess.
Nein. belege.ai beschafft, prüft und übergibt Belege. Kontiert und gebucht wird weiterhin bei euch — in DATEV, ADDISON, Lexware Office oder sevDesk. belege.ai liefert dorthin zu.
Nichts. Das Abo läuft über den Mandanten. Die Kanzlei wird aus dem Mandantenkonto eingeladen oder bekommt den login-freien Download-Link — beides ohne eigenen Vertrag. Die aktuellen Tarife für den Mandanten stehen auf der Preisseite.
Weiter stöbern
Leg belege.ai den Mandanten ans Herz, die dich jedes Jahr Belege kosten. Das Konto legt der Mandant selbst an — kostenlos, ohne Kreditkarte, in wenigen Minuten.
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