Der Mandant bucht in Lexware Office, sevDesk oder easybill — belege.ai sorgt dafür, dass an jeder Buchung auch der Beleg hängt. Ihr prüft und schließt ab, statt Belege hinterherzutragen.
Auf einen Blick
Bei Selbstbuchern verschiebt sich das Problem: nicht die Buchung fehlt, sondern der Beleg dazu. belege.ai verbindet sich mit Lexware Office, sevDesk oder easybill, liest die Zahlungen von dort ein, sucht den fehlenden Beleg in Postfach und Anbieterportal und lädt ihn wieder an die passende Buchung hoch. Für Lexware Office gibt es zusätzlich Buchungsvorschläge: Kategorie und Umsatzsteuerbehandlung stammen aus dem Originalbeleg, nicht aus einer Vermutung, und der Mandant gibt jeden Vorschlag frei, bevor gebucht wird. Bereits vorhandene Belege werden erkannt, sodass keine Dubletten entstehen. Für die Kanzlei ändert sich nichts am Werkzeug — ihr arbeitet weiter im gewohnten System.
In der Kanzlei heute
So funktioniert's
Lexware Office, sevDesk oder easybill werden mit dem Mandantenkonto verbunden; Zahlungen und vorhandene Belege werden eingelesen.
Zu Buchungen ohne Beleg sucht der Agent in Postfach und Anbieterportal und lädt das gefundene Dokument an die Buchung hoch.
In Lexware Office entsteht ein Buchungsvorschlag aus dem Originalbeleg. Erst nach Freigabe durch den Mandanten wird gebucht.
Für die Kanzlei
Statt in einem Sammelordner hängt das Dokument dort, wo ihr es sucht: an der Zahlung im System des Mandanten.
Der Buchungsvorschlag leitet die Umsatzsteuer aus dem Originaldokument ab, nicht aus der gewählten Kategorie. Was unklar bleibt, wird nicht geraten.
Jeder Vorschlag muss bestätigt werden. Ohne Freigabe entsteht keine Buchung — und ihr seht in der Historie, wer wann freigegeben hat.
Ist an der Buchung schon ein Beleg, wird kein zweiter danebengelegt. Das verhindert doppelte Belege und daraus folgende Korrekturen.
Was im System schon liegt, wird übernommen statt neu beschafft — der Agent arbeitet an den echten Lücken.
Zahlt ein Kunde Monate später, wird die passende Ausgangsrechnung gesucht und der Zahlung zugeordnet, statt sie offen stehen zu lassen.
Klarstellung
Sogar sevDesk ist angebunden – mein Steuerberater greift direkt darauf zu, komplett automatisiert. Und das Tool lernt mit jedem Feedback dazu, es wird einfach immer besser.
FAQ
Nein. Es entsteht ein Buchungsvorschlag mit Begründung und Belegbezug, den der Mandant freigeben oder ablehnen muss. Ohne Freigabe passiert nichts.
Aus dem Originalbeleg. Die Kategorie wird aus den im System vorhandenen Kategorien gewählt, die Umsatzsteuerbehandlung aber aus dem Dokument abgeleitet — nicht aus der Kategorie zurückgerechnet.
Nein. Vorhandene Belege werden eingelesen und erkannt; an eine bereits belegte Buchung wird kein zweites Dokument gehängt.
Am Werkzeug nichts. Ihr arbeitet weiter im gewohnten System — nur mit vollständigeren Belegen und weniger Rückfragen. Zusätzlich könnt ihr euch als Steuerberater in das Konto des Mandanten einladen lassen.
Nein. belege.ai beschafft, prüft und übergibt Belege. Kontiert und gebucht wird weiterhin bei euch — in DATEV, ADDISON, Lexware Office oder sevDesk. belege.ai liefert dorthin zu.
Nichts. Das Abo läuft über den Mandanten. Die Kanzlei wird aus dem Mandantenkonto eingeladen oder bekommt den login-freien Download-Link — beides ohne eigenen Vertrag. Die aktuellen Tarife für den Mandanten stehen auf der Preisseite.
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