Deine Liste offener Posten muss beim Mandanten nicht abgetippt werden. Er schickt sie in den Chat, belege.ai erkennt jede Position, meldet sofort erledigt gegen offen und geht die offenen Punkte selbst durch.
Auf einen Blick
Wenn eine Kanzlei eine Liste fehlender Belege schickt, muss der Mandant sie bei belege.ai nicht abtippen: Er leitet sie als Tabelle, PDF-Auswertung, kopierte E-Mail, Screenshot oder als freie Beschreibung in den Chat weiter. Der Agent erkennt die einzelnen Positionen, ordnet jede seiner Buchungen zu und meldet unmittelbar, wie viele davon schon erledigt und wie viele noch offen sind. Die offenen Punkte arbeitet er anschließend einzeln ab — Postfach, dann Anbieterportal, dann Rückfrage beim Mandanten. Zusätzlich weist er von sich aus auf offene Posten hin, die älter als ein halbes Jahr sind. Was am Ende wirklich keinen Originalbeleg hat, wird als Eigenbeleg dokumentiert, den der Mandant freigibt.
In der Kanzlei heute
So funktioniert's
Als Tabelle, PDF-Auswertung, kopierte E-Mail, Foto eines Ausdrucks oder einfach als Satz im Chat. Abtippen entfällt.
Er ordnet jede Position einer Buchung zu und meldet sofort, was schon erledigt und was noch offen ist.
Beleg suchen, beim Anbieter anfordern oder — wenn es wirklich keinen gibt — einen Eigenbeleg vorbereiten, den der Mandant freigibt.
Für die Kanzlei
Tabelle, DATEV- oder FiBu-Auswertung als PDF, kopierte E-Mail, Screenshot: der Agent erkennt die einzelnen Positionen und ordnet sie den Buchungen des Mandanten zu.
Statt Funkstille bekommst du eine belastbare Zwischenmeldung: wie viele Positionen bereits einen Beleg haben und wie viele noch offen sind.
Offene Posten, die älter als ein halbes Jahr sind, meldet der Agent von sich aus — genau die, die sonst erst im Abschluss auffallen.
Findet sich nichts, kann der Agent eine Rechnungsanfrage an den Anbieter vorbereiten und verschicken lassen, statt die Position offen zu lassen.
Für Positionen ohne Originaldokument entsteht ein Eigenbeleg mit Ausgabe und Grund — freigegeben vom Mandanten, nicht vom Agenten allein.
Für eine gezielte Anfrage lässt sich ein Export erzeugen, der nur die angefragten Buchungen enthält — mit einer kurzen Notiz an dich auf der Übersichtsseite.
Klarstellung
FAQ
In so gut wie jeder: als Tabelle, als PDF-Auswertung (Monatskonto, FiBu, DATEV), als kopierte E-Mail, als Foto oder Screenshot eines Ausdrucks — oder als freie Beschreibung im Chat. Der Agent liest die einzelnen Punkte heraus und gleicht sie mit den Buchungen ab.
Der Agent meldet direkt nach dem Abgleich, wie viele Positionen bereits erledigt und wie viele noch offen sind, und arbeitet die offenen anschließend ab. Für die Antwort an euch lässt sich ein Export erzeugen, der nur diese Buchungen samt Belegen enthält.
Dafür gibt es den Eigenbeleg: Ausgabe und Grund für das fehlende Originaldokument werden festgehalten und als PDF erzeugt. Freigegeben wird er vom Mandanten — der Agent erstellt ihn nicht im Alleingang.
Nein, beim Mandanten. Der Agent klärt Unklarheiten per Telegram direkt mit ihm — Anlass einer Bewirtung, fehlendes Papierdokument, Zugang zu einem Portal. Bei euch kommt das Ergebnis an, nicht der Klärungsprozess.
Nein. belege.ai beschafft, prüft und übergibt Belege. Kontiert und gebucht wird weiterhin bei euch — in DATEV, ADDISON, Lexware Office oder sevDesk. belege.ai liefert dorthin zu.
Nichts. Das Abo läuft über den Mandanten. Die Kanzlei wird aus dem Mandantenkonto eingeladen oder bekommt den login-freien Download-Link — beides ohne eigenen Vertrag. Die aktuellen Tarife für den Mandanten stehen auf der Preisseite.
Weiter stöbern
Leg belege.ai den Mandanten ans Herz, die dich jedes Jahr Belege kosten. Das Konto legt der Mandant selbst an — kostenlos, ohne Kreditkarte, in wenigen Minuten.
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