Die Registrierkassa kümmert sich um das, was du ausstellst. Um das, was du bekommst — die Eingangsbelege zu jeder Ausgabe — kümmert sich bisher niemand. belege.ai holt sie automatisch aus Postfach und Anbieterportalen, ordnet sie der Bank- oder Kartenbuchung zu und legt sie sieben Jahre aufbewahrungssicher ab.
Belege sammeln in Österreich heißt: für jede betriebliche Ausgabe den Eingangsbeleg beschaffen, ihn der Zahlung zuordnen und ihn nach § 132 BAO sieben Jahre aufbewahren. belege.ai übernimmt alle drei Schritte automatisch und übergibt das Ergebnis geordnet an deinen Steuerberater in BMD, RZL oder FreeFinance.
Woher die Belege kommen
Rechnungen aus Gmail, Outlook und jedem IMAP-Postfach werden gezielt zur offenen Zahlung gesucht — als Anhang, hinter einem Download-Link oder direkt im Mailtext. Alternativ leitest du eine Rechnung an deine eigene Adresse name@belege.ai weiter.
Liegt die Rechnung nur im Kundenkonto — bei A1, Magenta, der Österreichischen Post oder einem SaaS-Anbieter —, meldet sich der Browser-Agent an und lädt sie herunter. Eine Zwei-Faktor-Bestätigung bestätigst du mit einem Tap per Telegram.
Kassenbon, Tankquittung, Parkschein: Foto in den Telegram-Chat, ausgelesen und der Kartenbuchung zugeordnet. Der Bon darf danach verblassen — das lesbare Bild ist schon gesichert.
So funktioniert's
Bankkonto per Open Banking oder als CSV-Import, dazu Firmenkarte und E-Mail-Postfach. Für login-geschützte Anbieter hinterlegst du den Zugang einmal sicher — danach meldet sich der Browser-Agent selbst an.
Taucht eine Zahlung auf, sucht der Agent gezielt die zugehörige Rechnung: im Postfach, im Kundenkonto des Anbieters oder per Nachfrage bei dir, wenn es nur einen Papierbeleg gibt. Kommt die Rechnung erst später, wartet er und versucht es erneut.
Jeder Beleg wird der Buchung zugeordnet, mit Betrag, Datum und Gegenpartei nachvollziehbar gehalten und sieben Jahre aufbewahrungssicher abgelegt (§ 132 BAO) — bereit für die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, die UVA in FinanzOnline und die Übergabe an BMD, RZL oder FreeFinance.
So sieht's aus
Auf den österreichischen Ablauf zugeschnitten
Normalsatz 20 %, Belege für die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und die Umsatzsteuervoranmeldung in FinanzOnline. DATEV-Versprechen bleiben den deutschen Seiten vorbehalten — in Österreich sind BMD, RZL und FreeFinance die üblichen Systeme.
§ 132 BAO verlangt sieben Jahre für Bücher, Aufzeichnungen und die dazugehörigen Belege, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres. belege.ai archiviert die Originaldatei entsprechend — elektronisch, vollständig und nachvollziehbar.
Seit 1.1.2025 liegt die Kleinunternehmergrenze bei 55.000 € Bruttoumsatz (§ 6 Abs. 1 Z 27 öUStG), mit einer einmaligen Toleranz von 10 % bis 60.500 €. Auch ohne USt-Pflicht bleibt die Aufbewahrungspflicht bestehen — und dein Steuerberater braucht die Belege für den Abschluss.
Die geprüften, zugeordneten Originalbelege stehen gebündelt bereit — als Monats-Paket oder über einen login-freien Link. Die Verbuchung bleibt bei deiner Kanzlei; belege.ai liefert nur die vollständige Belegbasis dafür.
Allgemeine Hinweise nach bestem Wissen, keine Steuerberatung. Für die konkrete steuerliche Behandlung ist dein Steuerberater beziehungsweise Wirtschaftstreuhänder zuständig.
Die Rechtsfragen dahinter
Zu den österreichischen Belegthemen gibt es eigene, ausführliche Seiten — hier steht nur, wie das Einsammeln funktioniert:
FAQ
Indem die Bankbuchung der Ausgangspunkt ist, nicht das Postfach. belege.ai liest deine Bank- und Kartenbuchungen ein und sucht zu jeder Zahlung gezielt den passenden Eingangsbeleg — im verbundenen Postfach, per Login im Anbieterportal oder durch eine Rückfrage bei dir, wenn nur ein Papierbeleg existiert.
Grundsätzlich sieben Jahre nach § 132 BAO, gerechnet ab dem Ende des jeweiligen Kalenderjahres. Für einzelne Unterlagen — etwa im Zusammenhang mit Grundstücken — gelten längere Fristen. belege.ai archiviert die Originaldatei entsprechend.
Nein. Die Registrierkassa betrifft die Belege, die du ausstellst. belege.ai kümmert sich um die Gegenrichtung: die Eingangsbelege zu deinen Ausgaben. Wann eine Registrierkassenpflicht besteht, steht auf der eigenen Seite dazu.
belege.ai bereitet die Belege so auf, dass deine Kanzlei sie in BMD, RZL oder FreeFinance ohne Sammelarbeit weiterverarbeiten kann, und stellt sie gebündelt bereit. Die eigentliche Verbuchung bleibt bei der Kanzlei. Ein deutsches DATEV-Versprechen geben wir für Österreich bewusst nicht.
Ja. Seit 1.1.2025 liegt die Kleinunternehmergrenze bei 55.000 € Bruttoumsatz mit einer einmaligen Toleranz von 10 % (§ 6 Abs. 1 Z 27 öUStG). Auch ohne Umsatzsteuerpflicht musst du deine Belege sieben Jahre aufbewahren, und die Betriebsausgabe braucht den Nachweis genauso.
Die Buchungen kommen entweder per Open Banking oder als CSV-Import aus dem Online-Banking herein. Die Belegsuche selbst hängt nicht an der Bank, sondern an der Buchung — sie funktioniert deshalb mit jedem Konto, das sich einlesen lässt.
Dann bleibt die Buchung sichtbar offen und der Agent sucht weiter, statt die Lücke bis zum Jahresabschluss zu verstecken. Ist wirklich kein Fremdbeleg zu bekommen, bereitet belege.ai einen nachvollziehbaren Eigenbeleg vor — als Ausnahme, nicht als Regel.
Bankkonto und Postfach einmal verbinden — danach landet zu jeder Buchung der passende Beleg von allein in deiner Ablage. Kostenlos starten, ohne Kreditkarte.
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