Anleitung · Prompt · Checkliste
Rechnung schreiben mit KI
Eine KI kann Leistungsbeschreibungen formulieren und Rechnungsdaten vorbereiten. Für wiederkehrende Rechnungen zählen außerdem Nummernvergabe, Steuerberechnung, Export und Ablage. Hier siehst du, welcher Ablauf zu deinem Bedarf passt.
Zum Prompt zum KopierenMit Beispielen für Rechnungen in Deutschland
So funktioniert's
Vom Auftrag zum Rechnungsentwurf
Aufgabe festlegen
Brauchst du Hilfe bei der Formulierung einer einzelnen Rechnung, genügt ein KI-Entwurf. Für laufende Abrechnung wähle einen Prozess mit gepflegten Kundenstammdaten, eindeutigen Rechnungsnummern und nachvollziehbarer Ablage.
KI mit belegten Daten arbeiten lassen
Stelle Auftragsdaten und Leistungsnachweise bereit. Die KI darf Texte vorschlagen und auf Lücken hinweisen; Preise, Mengen und Steuerbehandlung müssen zu deinem tatsächlichen Auftrag passen.
Ausstellung im Rechnungssystem abschließen
Prüfe den Entwurf, erzeuge das vom Empfänger benötigte Format und versende die Rechnung. Halte spätere Korrekturen nachvollziehbar fest, statt die ausgestellte Datei still zu überschreiben.
Chatbot oder Rechnungssoftware mit KI?
| Aufgabe | Allgemeiner KI-Chat | Rechnungssoftware |
|---|---|---|
| Leistung beschreiben | Formuliert aus deinen Angaben | Speichert Positionen; KI-Unterstützung je nach Produkt |
| Rechnungsnummer vergeben | Kennt ohne Anbindung deinen Nummernkreis nicht | Verwaltet Nummern innerhalb des Systems |
| Steuern und Summen berechnen | Ausgabe muss nachgerechnet werden | Berechnet anhand der hinterlegten Steuerbehandlung |
| E-Rechnung ausgeben | Text oder PDF allein genügt nicht | Geeigneten Export und Validierung prüfen |
| Versand und Korrekturen | Ohne Anbindung manuell nachhalten | Status und Belegbezug je nach Funktionsumfang |
Für die erste Rechnung kann ein Chat helfen, die richtigen Daten zusammenzustellen. Bei mehreren Kunden und regelmäßigen Rechnungen spart ein durchgängiger Ablauf die wiederholte Übertragung. Prüfe vor der Auswahl besonders den benötigten E-Rechnungsexport und die Behandlung von Korrekturen.
KI-Prompt zur Prüfung eines Rechnungsentwurfs
Markiere und kopiere den Text. Ersetze die Platzhalter durch geprüfte Angaben. Bei Kundendaten und vertraulichen Aufträgen beachte die Datenschutzvorgaben deines Unternehmens und die Einstellungen des verwendeten KI-Dienstes.
Prüfe meinen Rechnungsentwurf gegen die beigefügten Auftragsdaten.
Vergleiche Empfänger, Leistung, Menge, Preis und Leistungszeitraum.
Liste fehlende Angaben, Widersprüche und Rechendifferenzen getrennt auf.
Verwende die vorgegebene Steuerbehandlung; leite sie nicht selbst ab.
Erfinde keine Rechnungsnummer und ändere keine Stammdaten.
Weise darauf hin, welche Punkte du ohne weitere Unterlagen nicht prüfen
kannst. Gib keine pauschale Zusicherung der Rechtskonformität.
Auftragsdaten: [eintragen]
Rechnungsentwurf: [eintragen]Was vor dem Versand stimmen muss
Für eine reguläre Rechnung nach § 14 Abs. 4 UStG prüfst du insbesondere folgende Angaben. Für Kleinbetragsrechnungen, Kleinunternehmer und weitere Sonderfälle gelten abweichende Regeln.
- Vollständiger Name und Anschrift von Aussteller und Empfänger sowie Steuernummer oder USt-IdNr. des Ausstellers.
- Ausstellungsdatum und eine einmalig vergebene Rechnungsnummer aus deinem Nummernkreis.
- Menge und Art der Lieferung beziehungsweise Umfang und Art der Leistung sowie Liefer- oder Leistungsdatum.
- Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen beziehungsweise Steuerbefreiungen, vereinbarte Minderungen sowie Steuersatz und Steuerbetrag oder Hinweis auf die Steuerbefreiung.
Zahlungsziel und Bankverbindung sind für die Zahlung praktisch. Sie ersetzen keine steuerlichen Pflichtangaben. Bei Anwendung der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG weist du keine Umsatzsteuer gesondert aus und ergänzt den Hinweis auf die Steuerbefreiung. „0 %“ allein erklärt diesen Fall nicht.
Eine PDF ist noch keine strukturierte E-Rechnung
Eine reine PDF-Datei aus einem KI-Chat ist umsatzsteuerlich eine sonstige Rechnung. Eine E-Rechnung enthält strukturierte, elektronisch verarbeitbare Daten, etwa als XRechnung oder in einem geeigneten ZUGFeRD-Profil. Für die Ausstellung gelten Übergangsregeln und Ausnahmen; kläre zusätzlich, welches Format dein Auftraggeber benötigt.
Ein von der KI erzeugter XML-Text ist nicht automatisch valide. Nutze einen dafür vorgesehenen Export und eine technische Validierung. Auch ein formal gültiges Format bestätigt nicht, dass Leistung und Steuerbehandlung inhaltlich stimmen.
Grundlagen: § 14 UStG, § 19 UStG und Übergangsregeln in § 27 UStG.
Die Rechnung in belege.ai fertigstellen
In belege.ai aktivierst du unter Konto & Agent → Profil den Bereich Rechnungswesen. Danach findest du Rechnungen, Angebote und Auftragsbestätigungen in der Navigation. Hinterlege Absender, Bankverbindung und Zahlungsziel in den Rechnungseinstellungen.
Übernimm deine geprüften Positionen in den Rechnungsbereich. Dort steht ein eigener Assistent zur Verfügung. Der Telegram-Chat kümmert sich im Alltag um deine Belegsuche: Eingangsrechnungen aus Postfächern und Portalen finden und Kontoumsätzen zuordnen.
Die Anleitung mit Claude oder ChatGPT beschreibt zunächst einen Entwurf im jeweiligen KI-Chat. Sie setzt keine direkte Rechnungserstellung über die belege.ai-MCP-Verbindung voraus.
Rechnungswesen in belege.ai einschaltenFAQ
Häufige Fragen
Welche KI eignet sich zum Rechnungsschreiben?
Claude und ChatGPT können bei Formulierungen und der Struktur von Rechnungspositionen helfen. Für laufende Abrechnung zählt die Einbindung in einen Prozess mit Stammdaten, Nummernverwaltung, Berechnung, Export und Ablage. Wähle nach diesem Ablauf, nicht allein nach dem Sprachmodell.
Kann ich Rechnungen vollständig automatisch versenden?
Ein KI-Entwurf sollte erst nach Prüfung von Empfänger, Leistung, Beträgen und Steuerbehandlung versendet werden. Automatisierter Versand benötigt einen ausdrücklich eingerichteten Prozess mit passenden Berechtigungen und nachvollziehbarer Dokumentation.
Ist eine mit KI geschriebene Rechnung gültig?
Entscheidend sind die tatsächliche Leistung, die erforderlichen Angaben, die richtige Steuerbehandlung und das zulässige Rechnungsformat. Die Verwendung einer KI macht eine Rechnung weder automatisch ungültig noch automatisch korrekt. Als Aussteller prüfst du die fertige Rechnung.
Kann ich als Kleinunternehmer KI für Rechnungen nutzen?
Ja, für den Entwurf. Gib die Anwendung von § 19 UStG ausdrücklich vor, wenn sie auf dich zutrifft. Weise keine Umsatzsteuer gesondert aus und ergänze einen Hinweis auf die Steuerbefreiung. Lass die KI deinen steuerlichen Status nicht erraten.
Ist eine KI-generierte PDF eine E-Rechnung?
Eine reine PDF ist keine strukturierte E-Rechnung. Dafür brauchst du elektronisch verarbeitbare Rechnungsdaten, etwa in einer validierten XRechnung oder einem geeigneten ZUGFeRD-Profil. Übergangsregeln und Ausnahmen können für die Ausstellung gelten.
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