E-Rechnung schreiben mit ChatGPT

Eine E-Rechnung enthält strukturierte Daten, die elektronisch verarbeitet werden können. Eine gewöhnliche PDF oder ein Rechnungstext aus dem Chat erfüllt diese Anforderung allein nicht. Für den deutschen Rechnungsaustausch sind insbesondere XRechnung und geeignete ZUGFeRD-Profile verbreitet.

• XRechnung: eine strukturierte XML-Rechnung auf Basis von EN 16931 mit zusätzlichen deutschen Regeln. Eine lesbare Ansicht erzeugst du mit einem Viewer. Kläre Version, Käuferreferenz und Übermittlungsweg mit dem Empfänger.
• ZUGFeRD: verbindet ein PDF/A-3 mit eingebetteten XML-Rechnungsdaten. Das verwendete Profil muss die Anforderungen erfüllen; die Profile MINIMUM und BASIC WL reichen für eine E-Rechnung nach dem deutschen Umsatzsteuerrecht nicht aus.
• PDF aus dem Chat: kann als Ansicht oder Entwurf nützlich sein. Erst ein passender strukturierter Datensatz und der korrekte Export machen daraus das benötigte E-Rechnungsformat.

Die gesetzlichen Grundlagen stehen in § 14 UStG. Fristen und Ausnahmen behandelt unser Überblick zur E-Rechnungspflicht. Bei öffentlichen Auftraggebern sind zusätzlich deren konkrete Vorgaben zu beachten.

Lass ChatGPT zunächst eine Positionstabelle erstellen und vergleiche sie mit dem Leistungsnachweis. Fordere anschließend eine Liste der Daten für den E-Rechnungsexport an. Wenn du Positionen änderst, lasse die vollständige Tabelle samt Änderungsliste ausgeben und kontrolliere Summen und Steueraufschlüsselung erneut.

Nutze für einen ersten Versuch anonymisierte Daten. Übermittle vertrauliche Auftrags- und Kundendaten nur entsprechend deinen Datenschutzvorgaben. Du kannst relevante Textauszüge einfügen; verfügbare Datei- und Exportfunktionen hängen vom jeweiligen Zugang ab.

Du rechnest zehn Beratungsstunden zu 100 € netto ab. Bei im Beispiel vorgegebenen 19 % Umsatzsteuer ergeben sich 1.000 € netto, 190 € Umsatzsteuer und 1.190 € brutto. Diese Angaben müssen in den strukturierten Positionen und Summen übereinstimmen.

Nun verlangt der Empfänger eine bestimmte Käuferreferenz. Eine KI darf das fehlende Feld nicht mit einer erfundenen Nummer füllen. Übernimm die Referenz aus den Empfängervorgaben oder kläre sie vor der Ausstellung. Bei öffentlichen Auftraggebern kann dafür eine Leitweg-ID verlangt werden; sie ist nicht pauschal bei jeder B2B-Rechnung erforderlich.

Auch mit korrektem Gesamtbetrag kann eine Datei an fehlenden Pflichtfeldern, falschen Codes oder unpassenden Formatversionen scheitern. Deshalb prüfst du die exportierte Datei und die Vorgaben des tatsächlichen Empfängers.

Ersetze die Platzhalter durch geprüfte Angaben. Der erste Prompt bereitet Daten für deine Rechnungssoftware vor; der zweite hilft bei der Auswertung eines vorhandenen Prüfberichts.

E-Rechnungsdaten vorbereiten

Bereite die Daten für eine E-Rechnung in Deutschland vor.
Verwende ausschließlich meine Angaben. Markiere Lücken als [OFFEN].
Erfinde keine Identifikatoren, Steuerregeln, Preise oder Referenzen.

Verkäufer und Käufer mit Anschriften: [eintragen]
Steuerliche Identifikationsangaben: [geprüft eintragen]
Rechnungsnummer und Ausstellungsdatum: [aus der Verwaltung übernehmen]
Leistungsdatum oder Leistungszeitraum: [eintragen]
Positionen, Mengen, Einheiten und Nettopreise: [eintragen]
Steuerbehandlung je Position: [geprüfte Vorgabe eintragen]
Rabatte, Zuschläge und bereits geleistete Zahlungen: [eintragen]
Währung, Zahlungsbedingungen und Bankverbindung: [eintragen]
Gewünschtes Format, Profil und Version: [Empfängervorgabe eintragen]
Käuferreferenz, Bestellbezug und elektronische Adressen:
[nur tatsächlich vorgegebene Angaben eintragen]
Übermittlungsweg: [mit dem Empfänger abgestimmt eintragen]

Ausgabe: offene Angaben, strukturierte Positionstabelle,
Kontrollrechnung mit Steueraufschlüsselung und Liste der Daten,
die ich in meine E-Rechnungssoftware übernehmen muss.
Trenne fehlende Empfängervorgaben von fehlenden Rechnungsangaben.
Gib keine Freigabe als valide E-Rechnung. Eine Formatprüfung erfolgt
erst an der exportierten Datei mit einem geeigneten Validator.

Validierungsfehler verstehen

Hilf mir, diesen Prüfbericht zu einer E-Rechnung zu verstehen.
Format, Profil und Version: [eintragen]
Prüfwerkzeug und Version: [eintragen]
Vollständige relevante Prüfmeldungen: [einfügen]
Zugehörige Rechnungsdaten oder XML-Auszüge: [einfügen]

Erkläre jede Meldung mit Regelkennung, betroffenem Datenfeld und
möglicher Korrektur. Unterscheide Fehler und Warnungen anhand des
Berichts. Erfinde keine Regeln oder fehlenden Rechnungswerte.
Markiere Vermutungen und benötigte Angaben ausdrücklich.
Ändere keine Beträge oder Steuerbehandlung, um einen Fehler zu verdecken.
Die korrigierte Datei muss anschließend erneut validiert werden.
Behaupte nicht, selbst einen Validator ausgeführt zu haben.

• Technische Prüfung: Nutze ein Prüfwerkzeug mit den passenden Regeln für Format, Profil und Version. Bei XRechnung gehören dazu XML-Schema und Geschäftsregeln; ein XML-Parser allein genügt nicht.
• ZUGFeRD-Prüfung: Kontrolliere auch PDF/A-3, Einbettung und Metadaten. Gleiche die sichtbare PDF mit den XML-Daten ab, insbesondere Beträge, Empfänger und Zahlungsangaben.
• Inhaltliche Prüfung: Vergleiche Leistungsdatum, Positionen, Steuerbehandlung, Rechnungsnummer und Bankverbindung mit deinen Unterlagen. Technische Gültigkeit belegt nicht, dass die Leistung korrekt abgerechnet wurde.
• Übermittlung und Ablage: Verwende den vereinbarten Versandweg und sichere die Originaldatei. Ein Ausdruck oder Screenshot ersetzt die strukturierten Rechnungsdaten nicht. Halte nachträgliche Korrekturen nachvollziehbar fest.

Eine KI-Aussage wie „EN-16931-konform“ ist kein Prüfbericht. Wenn du XML direkt erzeugen lässt, gelten dieselben Prüfungen. Korrigiere Fehler in den zugrunde liegenden Daten und prüfe den neuen Export erneut.

Informationen zu XRechnung und den veröffentlichten Prüfkomponenten findest du bei KoSIT; ZUGFeRD-Spezifikationen veröffentlicht FeRD.