Rechnung schreiben mit Claude

Für acht Stunden Beratung zu je 100 € netto beträgt das Honorar 800 €. Bei den hier beispielhaft vorgegebenen 19 % Umsatzsteuer kommen 152 € Steuer hinzu. Der Rechnungsbetrag ist 952 €. Diese Zahlen kannst du mit der Ausgabe von Claude vergleichen.

Die Position sollte erkennen lassen, was abgerechnet wird: etwa „Beratung zur Website-Struktur, acht Stunden, Leistungszeitraum laut Auftrag“. Ersetze den Zeitraum durch die tatsächlichen Daten. „Beratung“ allein ist häufig zu unbestimmt, um die Leistung später zuzuordnen.

Auch ein optisch überzeugender Entwurf kann eine erfundene Rechnungsnummer, eine alte Anschrift oder einen falschen Steuersatz enthalten. Bitte Claude deshalb zuerst um offene Angaben. Layout und PDF kommen nach der inhaltlichen Prüfung.

Du suchst die Rechnung für dein eigenes Claude-Abo? Das ist ein anderer Vorgang: Diese Anleitung behandelt Rechnungen, die du deinen Kunden stellst.

Markiere und kopiere den Text. Ersetze die Platzhalter durch geprüfte Angaben. Bei Kundendaten und vertraulichen Aufträgen beachte die Datenschutzvorgaben deines Unternehmens und die Einstellungen des verwendeten KI-Dienstes.

Erstelle einen Rechnungsentwurf auf Deutsch aus den folgenden Angaben.
Erfinde keine Daten. Markiere fehlende Angaben mit [FEHLT].
Verwende ausschließlich die von mir vorgegebene Steuerbehandlung.

Absender mit Anschrift: [eintragen]
Steuernummer oder USt-IdNr.: [eintragen]
Empfänger mit Anschrift: [eintragen]
Rechnungsnummer aus meinem Nummernkreis: [eintragen]
Rechnungsdatum: [eintragen]
Leistungsdatum oder Leistungszeitraum: [eintragen]
Leistung: Beratung zur Website-Struktur, 8 Stunden zu je 100 EUR netto
Steuerbehandlung für dieses Beispiel: 19 % Umsatzsteuer
Zahlungsziel und Bankverbindung: [eintragen]

Gib zuerst die offenen Angaben aus, dann den als ENTWURF bezeichneten
Rechnungstext mit Positionen, Nettosumme, Steuerbetrag und Gesamtbetrag.
Nenne die Rechenschritte getrennt vom Rechnungstext.
Ergänze keine Leistungen, die nicht genannt wurden.

Für eine reguläre Rechnung nach § 14 Abs. 4 UStG prüfst du insbesondere folgende Angaben. Für Kleinbetragsrechnungen, Kleinunternehmer und weitere Sonderfälle gelten abweichende Regeln.

• Vollständiger Name und Anschrift von Aussteller und Empfänger sowie Steuernummer oder USt-IdNr. des Ausstellers.
• Ausstellungsdatum und eine einmalig vergebene Rechnungsnummer aus deinem Nummernkreis.
• Menge und Art der Lieferung beziehungsweise Umfang und Art der Leistung sowie Liefer- oder Leistungsdatum.
• Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen beziehungsweise Steuerbefreiungen, vereinbarte Minderungen sowie Steuersatz und Steuerbetrag oder Hinweis auf die Steuerbefreiung.

Zahlungsziel und Bankverbindung sind für die Zahlung praktisch. Sie ersetzen keine steuerlichen Pflichtangaben. Bei Anwendung der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG weist du keine Umsatzsteuer gesondert aus und ergänzt den Hinweis auf die Steuerbefreiung. „0 %“ allein erklärt diesen Fall nicht.

Eine PDF ist noch keine strukturierte E-Rechnung

Eine reine PDF-Datei aus einem KI-Chat ist umsatzsteuerlich eine sonstige Rechnung. Eine E-Rechnung enthält strukturierte, elektronisch verarbeitbare Daten, etwa als XRechnung oder in einem geeigneten ZUGFeRD-Profil. Für die Ausstellung gelten Übergangsregeln und Ausnahmen; kläre zusätzlich, welches Format dein Auftraggeber benötigt.

Ein von der KI erzeugter XML-Text ist nicht automatisch valide. Nutze einen dafür vorgesehenen Export und eine technische Validierung. Auch ein formal gültiges Format bestätigt nicht, dass Leistung und Steuerbehandlung inhaltlich stimmen.

Grundlagen: § 14 UStG, § 19 UStG und Übergangsregeln in § 27 UStG.

In belege.ai aktivierst du unter Konto & Agent → Profil den Bereich Rechnungswesen. Danach findest du Rechnungen, Angebote und Auftragsbestätigungen in der Navigation. Hinterlege Absender, Bankverbindung und Zahlungsziel in den Rechnungseinstellungen.

Übernimm deine geprüften Positionen in den Rechnungsbereich. Dort steht ein eigener Assistent zur Verfügung. Der Telegram-Chat kümmert sich im Alltag um deine Belegsuche: Eingangsrechnungen aus Postfächern und Portalen finden und Kontoumsätzen zuordnen.

Die Anleitung mit Claude oder ChatGPT beschreibt zunächst einen Entwurf im jeweiligen KI-Chat. Sie setzt keine direkte Rechnungserstellung über die belege.ai-MCP-Verbindung voraus.