Rechnung schreiben mit ChatGPT

Ein typischer Ausgangspunkt: sechs Stunden Konzeption zu 90 € und zwei Stunden Abstimmung zu 90 €. Daraus ergeben sich zwei Positionen mit 540 € und 180 € netto. Bei beispielhaft 19 % Umsatzsteuer sind das 720 € netto, 136,80 € Steuer und 856,80 € brutto.

Gib ChatGPT die tatsächlich vereinbarten Preise mit. Eine Formulierung wie „mach daraus eine übliche Beraterrechnung“ lässt zu viel offen. Besser sind konkrete Tätigkeiten, Mengen, Preise und der tatsächliche Leistungszeitraum.

Bei einer Korrektur im Chat lass dir anschließend den vollständigen Entwurf erneut ausgeben. Vergleiche ihn mit deinen Ausgangsdaten: Eine Änderung am Zahlungsziel darf keine Mengen oder Preise verändern. Rechne die endgültigen Summen mit deiner Rechnungssoftware nach.

Die Begleit-E-Mail gehört neben die Rechnung. Sie kann freundlich auf Betrag und Zahlungsziel hinweisen, ersetzt aber keine fehlenden Angaben im Rechnungsdokument.

Markiere und kopiere den Text. Ersetze die Platzhalter durch geprüfte Angaben. Bei Kundendaten und vertraulichen Aufträgen beachte die Datenschutzvorgaben deines Unternehmens und die Einstellungen des verwendeten KI-Dienstes.

Hilf mir, aus meinem Leistungsnachweis einen Rechnungsentwurf zu machen.
Fasse nur tatsächlich erbrachte Leistungen zusammen und behalte Mengen,
Preise und Leistungszeitraum unverändert bei. Fehlendes bleibt [FEHLT].

Absender und Anschrift: [eintragen]
Steuernummer oder USt-IdNr.: [eintragen]
Kunde und Anschrift: [eintragen]
Rechnungsnummer aus meiner Rechnungsverwaltung: [eintragen]
Rechnungsdatum: [eintragen]
Leistungszeitraum: [eintragen]
Leistungsnachweis: [Tätigkeiten, Mengen und vereinbarte Nettopreise]
Steuerbehandlung: [geprüften Steuersatz oder Befreiungsgrund eintragen]
Zahlungsziel und Bankverbindung: [eintragen]

Ausgabe: 1. Offene Angaben, 2. Rechnungstext mit Positionsübersicht,
3. separate Kontrollrechnung je Steuersatz, 4. kurze Begleit-E-Mail.
Kennzeichne den Rechnungstext als ENTWURF. Entscheide steuerliche
Sonderfälle nicht selbst und behaupte keine rechtliche Prüfung.

Für eine reguläre Rechnung nach § 14 Abs. 4 UStG prüfst du insbesondere folgende Angaben. Für Kleinbetragsrechnungen, Kleinunternehmer und weitere Sonderfälle gelten abweichende Regeln.

• Vollständiger Name und Anschrift von Aussteller und Empfänger sowie Steuernummer oder USt-IdNr. des Ausstellers.
• Ausstellungsdatum und eine einmalig vergebene Rechnungsnummer aus deinem Nummernkreis.
• Menge und Art der Lieferung beziehungsweise Umfang und Art der Leistung sowie Liefer- oder Leistungsdatum.
• Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen beziehungsweise Steuerbefreiungen, vereinbarte Minderungen sowie Steuersatz und Steuerbetrag oder Hinweis auf die Steuerbefreiung.

Zahlungsziel und Bankverbindung sind für die Zahlung praktisch. Sie ersetzen keine steuerlichen Pflichtangaben. Bei Anwendung der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG weist du keine Umsatzsteuer gesondert aus und ergänzt den Hinweis auf die Steuerbefreiung. „0 %“ allein erklärt diesen Fall nicht.

Eine PDF ist noch keine strukturierte E-Rechnung

Eine reine PDF-Datei aus einem KI-Chat ist umsatzsteuerlich eine sonstige Rechnung. Eine E-Rechnung enthält strukturierte, elektronisch verarbeitbare Daten, etwa als XRechnung oder in einem geeigneten ZUGFeRD-Profil. Für die Ausstellung gelten Übergangsregeln und Ausnahmen; kläre zusätzlich, welches Format dein Auftraggeber benötigt.

Ein von der KI erzeugter XML-Text ist nicht automatisch valide. Nutze einen dafür vorgesehenen Export und eine technische Validierung. Auch ein formal gültiges Format bestätigt nicht, dass Leistung und Steuerbehandlung inhaltlich stimmen.

Grundlagen: § 14 UStG, § 19 UStG und Übergangsregeln in § 27 UStG.

In belege.ai aktivierst du unter Konto & Agent → Profil den Bereich Rechnungswesen. Danach findest du Rechnungen, Angebote und Auftragsbestätigungen in der Navigation. Hinterlege Absender, Bankverbindung und Zahlungsziel in den Rechnungseinstellungen.

Übernimm deine geprüften Positionen in den Rechnungsbereich. Dort steht ein eigener Assistent zur Verfügung. Der Telegram-Chat kümmert sich im Alltag um deine Belegsuche: Eingangsrechnungen aus Postfächern und Portalen finden und Kontoumsätzen zuordnen.

Die Anleitung mit Claude oder ChatGPT beschreibt zunächst einen Entwurf im jeweiligen KI-Chat. Sie setzt keine direkte Rechnungserstellung über die belege.ai-MCP-Verbindung voraus.