Rechnungseingang & E-Mail

Rechnungen aus Gmail, Outlook und anderen Postfächern automatisch einsammeln, Download-Links und Kundenportale abarbeiten, Duplikate abfangen, mit dem Konto abgleichen und vollständig an den Steuerberater übergeben.

8 Artikel zu diesem Thema

Die meisten Eingangsrechnungen kommen heute per E-Mail — aber nur ein Teil davon als PDF im Anhang. Der Rest steckt hinter Download-Links, in Kundenportalen, in Zahlungsbestätigungen oder landet im Werbe- und Spam-Ordner. Wer den Rechnungseingang automatisieren will, muss deshalb zwei Fragen auseinanderhalten: Wie kommen alle Rechnungen zuverlässig an einen Ort? Und woran erkenne ich, dass keine fehlt?

Die erste Frage beantwortet das Postfach: Filter und Regeln, eine zentrale Rechnungsadresse und eine feste Verbindung zur Buchhaltung. Die zweite beantwortet nur das Bankkonto. Jede Abbuchung ohne Beleg ist eine Lücke — egal, wie aufgeräumt das Postfach aussieht.

Die Bausteine eines verlässlichen Rechnungseingangs

  • Ein Eingangskanal: Rechnungen landen an einer Adresse oder in einem verbundenen Postfach — Gmail, Outlook oder ein IMAP-Postfach bei GMX, WEB.DE oder IONOS. Mehrere parallele Wege (Weiterleitung, Upload und Portal-Download) erzeugen Dubletten.
  • Links und Portale abarbeiten: „Ihre Rechnung steht bereit“ ist noch keine Rechnung. Das PDF muss aus dem Kundenkonto geholt werden, bevor der Link abläuft oder das Portal alte Rechnungen löscht.
  • Dubletten abfangen: Lieferant, Rechnungsnummer, Betrag und Datum identifizieren eine Rechnung — nicht der Dateiname.
  • Mit dem Konto abgleichen: Erst der Belegabgleich zeigt, welche Zahlungen noch ohne Rechnung sind und welche Rechnungen noch nicht bezahlt wurden.
  • Sauber übergeben: Vollständige Belege, klar benannte Ausnahmen und ein fester Rhythmus machen den Monatsabschluss beim Steuerberater kurz.

Die Artikel in diesem Thema gehen die Bausteine einzeln durch: vom Einsammeln aus Gmail, Outlook und IMAP-Postfächern über Rechnungen, die nur als Link kommen, bis zu Belegabgleich, Dubletten und der Übergabe an die Kanzlei. Wie belege.ai den Eingang als Ganzes übernimmt, beschreibt die Seite Rechnungseingang automatisieren.

Häufige Fragen

Wie automatisiere ich den Rechnungseingang per E-Mail?

Mit einem festen Eingangskanal: entweder einer zentralen Rechnungsadresse, an die alle Lieferanten schicken, oder einem verbundenen Postfach, das automatisch nach Rechnungen durchsucht wird. Filter und Regeln sortieren Rechnungs-Mails vor; ein Tool oder KI-Agent liest die Rechnungen aus, holt verlinkte Rechnungen aus Portalen und gleicht alles mit dem Bankkonto ab.

Reicht es, Rechnungs-Mails per Filter in einen Ordner zu verschieben?

Als erster Schritt ja, als Lösung nicht. Ein Filter erkennt nur, was er kennt: Rechnungen ohne das Wort Rechnung im Betreff, Download-Links statt Anhängen und Rechnungen aus Portalen fallen durch. Ob etwas fehlt, zeigt erst der Abgleich mit den Kontoumsätzen.

Ist die E-Mail mit dem Download-Link schon die Rechnung?

Nein. Die Rechnung ist das Dokument hinter dem Link, nicht die Benachrichtigung. Für Buchhaltung und Aufbewahrung musst du die Datei selbst herunterladen und im Originalformat speichern, denn Links laufen ab und Portale halten alte Rechnungen nicht unbegrenzt vor.

Wie lange muss ich Eingangsrechnungen aufbewahren?

Rechnungen sind Buchungsbelege. Seit dem 1. Januar 2025 gilt für sie eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren (§ 147 Abs. 3 AO, § 14b UStG). Elektronisch erhaltene Rechnungen werden im Originalformat aufbewahrt, bei einer E-Rechnung ist die XML-Datei maßgeblich.

Wie vermeide ich doppelte Rechnungen im Eingang?

Indem jede Rechnung nur über einen Weg in die Buchhaltung kommt und neue Belege vor der Ablage gegen vorhandene geprüft werden: gleicher Lieferant, gleiche Rechnungsnummer, gleicher Betrag. Dateinamen taugen dafür nicht, weil dieselbe Rechnung als Anhang, als Portal-Download und als Kopie in einer Zahlungserinnerung jeweils anders heißt.

Was braucht mein Steuerberater jeden Monat von mir?

Die Belege zu allen Kontoumsätzen des Monats, die Kontoauszüge und eine kurze Erklärung zu Buchungen ohne Beleg. Das Format stimmst du mit der Kanzlei ab, etwa den Belegtransfer nach DATEV Unternehmen online oder ein ZIP mit allen PDFs. Entscheidend ist Vollständigkeit mit klar benannten Ausnahmen.