Für jedes Postfach, das nicht bei Gmail oder Microsoft 365 liegt, ist IMAP der Weg zur automatischen Rechnungssuche – ob GMX, WEB.DE, T-Online, IONOS, STRATO, Posteo, mailbox.org oder iCloud. Du brauchst dafür den IMAP-Server deines Anbieters, einen freigeschalteten Zugang und das richtige Passwort, das bei vielen Anbietern nicht dein Web-Login ist. Unten findest du alle Werte, geprüft an den offiziellen Hilfeseiten der Anbieter (Stand September 2026), die Klickpfade zum Freischalten und die Fehler, an denen die Einrichtung meistens scheitert.
IMAP statt POP3: warum das Protokoll entscheidet
Mailprogramme holen E-Mails über eines von zwei Protokollen ab. Mit IMAP bleiben die Nachrichten auf dem Server; jedes Gerät und jedes Programm sieht denselben Stand, einschließlich gelesen, ungelesen und gelöscht. Mit POP3 werden die Mails auf ein Gerät heruntergeladen – danach sind sie laut Telekom-Hilfe nur noch auf diesem Gerät verfügbar.
Für die Buchhaltung entscheidet das: Ein Werkzeug, das Rechnungen einsammelt, muss parallel zu Handy und Mailprogramm ins Postfach schauen, ohne dir etwas wegzunehmen – und alle Ordner erreichen, auch Archiv und Spam. Das geht nur mit IMAP.
Gmail und Microsoft 365 bringen eigene Anmeldeverfahren per Login mit; wie das dort läuft, steht in den Anleitungen für Gmail und Outlook und Microsoft 365. Für alle anderen Postfächer ist IMAP der Standardweg. iCloud Mail unterstützt POP übrigens gar nicht.
IMAP-Einstellungen für GMX, WEB.DE, T-Online, IONOS & Co.
Alle Werte stammen direkt aus den verlinkten Hilfeseiten der Anbieter. Ein Strich bedeutet: Die offizielle Anleitung nennt dafür keinen eigenen Schritt.
| Anbieter | IMAP-Server | Port und Verschlüsselung | IMAP erst einschalten? | Welches Passwort? |
|---|---|---|---|---|
| GMX | imap.gmx.net | 993 (SSL/TLS), alternativ 143 (STARTTLS) | Ja, ab Werk aus | Mit Zwei-Faktor-Authentifizierung: anwendungsspezifisches Passwort |
| WEB.DE | imap.web.de | 993 (SSL/TLS), alternativ 143 (STARTTLS) | Ja, ab Werk aus | Mit Zwei-Faktor-Authentifizierung: anwendungsspezifisches Passwort |
| T-Online / Magenta | secureimap.t-online.de | 993 (SSL) | – | „Passwort für E-Mail-Programme“ |
| IONOS | imap.ionos.de | 993 (SSL/TLS) | – | Passwort der E-Mail-Adresse, jede Adresse hat ein eigenes |
| STRATO | imap.strato.de | 993 (SSL/TLS) | – | Das für die Adresse vergebene E-Mail-Passwort |
| Posteo | posteo.de | 993 (SSL/TLS), alternativ 143 (STARTTLS) | – | Anwendungs-Passwort, wie in Posteos Anleitung vorgesehen |
| mailbox.org | imap.mailbox.org | 993 (SSL/TLS) | – | Mit Zwei-Faktor-Authentifizierung: Applikationspasswort |
| iCloud Mail | imap.mail.me.com | 993 (SSL) | – | Immer ein App-spezifisches Passwort |
Als Benutzername dient bei IONOS, STRATO, Posteo und mailbox.org die vollständige E-Mail-Adresse. Bei iCloud ist es laut Apple in der Regel nur der Teil vor dem @ – klappt die Verbindung damit nicht, nimmst du die vollständige Adresse. Port 993 mit SSL/TLS ist bei allen genannten Anbietern dokumentiert; Port 143 mit STARTTLS nur dort, wo der Anbieter ihn ausdrücklich nennt.
Schritt für Schritt: Zugang freischalten und Passwort anlegen
So schaltest du den Zugang je nach Anbieter frei.
GMX und WEB.DE
Bei beiden Anbietern ist der Abruf per POP3 und IMAP ab Werk ausgeschaltet. Die Menüs sind identisch (Anleitung von GMX und WEB.DE):
- Melde dich am PC oder Laptop auf gmx.net beziehungsweise web.de an.
- Klicke in der oberen Menüleiste auf das Symbol mit deinen Namensinitialen und dann auf E-Mail-Einstellungen.
- Wähle im Bereich E-Mail empfangen den Punkt POP3/IMAP.
- Stelle unter POP3-/IMAP-Abruf den Schieberegler auf POP3- und IMAP-Zugriff erlauben.
- Bestätige die Sicherheitsabfrage, indem du die beiden angezeigten Symbole übereinanderschiebst.
Nutzt du die Zwei-Faktor-Authentifizierung, legst du zusätzlich ein anwendungsspezifisches Passwort an: Namensinitialen → Account verwalten → Login & Sicherheit → Anwendungsspezifische Passwörter verwalten → Neues Anwendungsspezifisches Passwort erstellen. Gib als Namen das Werkzeug an, für das du es nutzt, und notiere das angezeigte Passwort sofort. Laut GMX- und WEB.DE-Hilfe musst du nach dem Einschalten der Zwei-Faktor-Authentifizierung außerdem gegebenenfalls den POP3/IMAP-Zugang erneut aktivieren.
T-Online und Magenta
Für @t-online.de- und @magenta.de-Adressen gilt der Server secureimap.t-online.de. Mailprogramme und andere Apps brauchen dort ein eigenes Passwort für E-Mail-Programme – nicht das Passwort deines Telekom Logins. Du legst es an einer von zwei Stellen an oder änderst es dort:
- im Kundencenter unter Profil verwalten › Login-Daten › Weitere Passwörter oder
- im E-Mail Center unter Zahnrad (Einstellungen) › Alle Einstellungen anzeigen › Passwörter › Passwort für E-Mail-Programme.
Die Telekom empfiehlt ausdrücklich, dass sich dieses Passwort von dem des Telekom Logins unterscheidet (Telekom-Hilfe).
IONOS und STRATO
Einen eigenen Schalter für IMAP nennen die Hilfeseiten von IONOS und STRATO nicht. Du meldest dich mit der vollständigen E-Mail-Adresse und dem Passwort dieses Postfachs an. Bei IONOS hat jede E-Mail-Adresse ein eigenes Passwort; ein neues vergibst du im IONOS Konto über die Kachel E-Mail: In der Tabelle der E-Mail-Adressen klickst du in der Spalte Aktionen auf die drei Punkte und dann auf Passwort ändern. Ob Adresse und Passwort stimmen, kannst du laut IONOS testweise im IONOS Webmail prüfen. Bei STRATO verwendest du das E-Mail-Passwort, das du für die Adresse vergeben hast.
iCloud Mail
Für Mailprogramme anderer Hersteller verlangt Apple ein App-spezifisches Passwort; dafür muss dein Apple Account mit Zwei-Faktor-Authentifizierung geschützt sein. Melde dich auf account.apple.com an, wähle im Abschnitt Anmelden und Sicherheit den Punkt App-spezifische Passwörter und dann App-spezifisches Passwort erstellen. Du kannst bis zu 25 aktive App-spezifische Passwörter haben. Wichtig: Änderst du dein Apple-Account-Passwort oder setzt es zurück, widerruft Apple alle App-spezifischen Passwörter – verbundene Werkzeuge brauchen dann ein neues (Apple Support).
Posteo und mailbox.org
Posteo bietet Anwendungs-Passwörter an, die du statt deines normalen Passworts nutzen kannst: Einstellungen → Mein Konto → Passwort und Sicherheit, dann im Abschnitt Anwendungs-Passwörter (Geräte-Passwörter) auf Anwendungs-Passwort erstellen. Bei mailbox.org wird ein eigenes Passwort Pflicht, sobald die Zwei-Faktor-Authentifizierung aktiv ist: Externe Programme kommen dann nur noch mit einem Applikationspasswort ins Postfach.
Filterregel, Weiterleitung oder IMAP: drei Wege im Vergleich
Nicht jeder will ein Werkzeug direkt ans Postfach lassen. Rechnungen lassen sich auf drei Wegen aus einem GMX-, WEB.DE- oder IONOS-Postfach holen – mit sehr unterschiedlichem Pflegeaufwand.
Vorsortieren per Filterregel: Bei GMX und WEB.DE findest du die Regeln unter Namensinitialen → E-Mail-Einstellungen → Postfach organisieren → Filterregeln. Über Filterregeln erstellen legst du Bedingung und Aktion fest, zum Beispiel die Bedingung Absender mit der Adresse eines Lieferanten wie rechnung@lieferant.de oder Betreff mit dem Wort „Rechnung“, dazu die Aktion Verschiebe in Ordner. Über den Eintrag Ordner hinzufügen legst du dabei direkt einen Ordner „Rechnungen“ an; gespeichert wird mit Filterregel einrichten. Eine Bedingung für Anhänge gibt es bei GMX nicht – zur Wahl stehen unter anderem Absender, Empfänger (nur das An-Feld), Betreff und Größe der E-Mail. Und die Kategorien des Intelligenten Postfachs von GMX wie „Bestellungen“ oder „Verträge“ sind nur eine zusätzliche Ansicht: Die Mails bleiben im Posteingang, ein Ordner entsteht dadurch nicht.
Automatisch weiterleiten: Hier unterscheiden sich GMX und WEB.DE. Bei GMX kann eine Filterregel die Aktion Weiterleiten an ausführen, etwa an die Adresse deiner Buchhaltung. WEB.DE-Filter können nicht weiterleiten; dort gibt es die gesonderte Funktion unter E-Mail-Einstellungen → E-Mail empfangen → Weiterleitung, die das Postfach dauerhaft oder für einen Zeitraum an bis zu zwei Adressen weiterleitet, auf Wunsch mit Kopie im Postfach behalten (WEB.DE-Hilfe). In beiden Fällen wird die Weiterleitung erst aktiv, wenn die Zieladresse einen per E-Mail verschickten Aktivierungslink bestätigt hat.
| Weg | So funktioniert es | Stärken | Grenzen |
|---|---|---|---|
| Manuell herunterladen | Einmal im Monat das Postfach durchsuchen und PDFs ablegen | Keine Einrichtung, volle Kontrolle | Kostet jeden Monat Zeit; Rechnungen im Spam oder hinter Download-Links gehen leicht unter |
| Filterregel und Weiterleitung | Regeln sortieren Rechnungen serverseitig in einen Ordner oder leiten sie weiter | Läuft ohne Zutun, sobald die Regel steht | Jeder neue Lieferant braucht eine Regel; Weiterleitung greift nur für neu eingehende Mails, bei WEB.DE nur für das ganze Postfach; Rechnungen, die nur als Link kommen, bleiben Links |
| IMAP-Anbindung | Ein Programm oder Werkzeug liest das Postfach direkt | Erreicht alle Ordner und auch ältere Mails; keine Regelpflege | Braucht Zugangsdaten, idealerweise ein eigenes App-Passwort; das Werkzeug muss vertrauenswürdig sein |
Ein Sonderfall sind Anbieter, die gar kein PDF mehr verschicken, sondern nur einen Link zum Kundenkonto. Dann hilft weder Filter noch Weiterleitung – wie du solche Rechnungen trotzdem sicherst, steht in Rechnung nur als Link in der E-Mail.
Sicherheit: ein eigenes Passwort pro Werkzeug
Wer ein Werkzeug per IMAP anbindet, gibt ihm Zugriff auf das ganze Postfach. Drei Regeln halten das Risiko klein:
- Ein eigenes Passwort pro Werkzeug. Wo der Anbieter App-Passwörter anbietet – etwa GMX, WEB.DE, Posteo, mailbox.org oder iCloud –, erzeugst du für jedes Programm ein eigenes und benennst es nach dem Werkzeug. Posteo beschreibt den Vorteil: Wird ein Gerät kompromittiert, sperrst du gezielt nur diesen Zugang, ohne dein Postfach-Passwort zu ändern und in mehreren Programmen neu einzutragen.
- Widerrufen, wenn du ein Werkzeug nicht mehr nutzt. Lösche das App-Passwort in derselben Verwaltung, in der du es angelegt hast; bei Apple über die Entfernen-Taste oder Alle widerrufen. Das Werkzeug verliert damit den Zugang.
- Nie das Haupt-Login wiederverwenden. Dein Web-Login schützt oft mehr als nur Mails, etwa Kundencenter, Verträge oder Cloud-Speicher.
Bei IONOS und STRATO ist das Passwort der E-Mail-Adresse der Schlüssel zum Postfach – verwende es nirgends sonst. Noch sauberer ist eine eigene Adresse wie rechnung@deinefirma.de, die nur Rechnungen empfängt: Dann sieht ein Werkzeug nur dieses Postfach und nicht deine übrige Korrespondenz. Wie du so eine Adresse aufsetzt, zeigt Rechnungs-E-Mail-Adresse einrichten.
So verbindet belege.ai ein IMAP-Postfach
belege.ai nimmt deine Bankbuchungen als Aufgabenliste und sucht zu jeder Zahlung die passende Rechnung, unter anderem in angebundenen Postfächern. Ein IMAP-Postfach verbindest du mit Server, Port, Benutzername und Passwort; unterstützt werden TLS auf Port 993 und STARTTLS auf Port 143. Für viele Anbieter, zum Beispiel GMX, WEB.DE, T-Online, IONOS, STRATO, Posteo, mailbox.org oder iCloud, erkennt belege.ai die Servereinstellungen automatisch. Bei GMX, WEB.DE und T-Online weist die App darauf hin, dass ein separates E-Mail- oder App-Passwort nötig sein kann, bei iCloud, dass du meist ein App-Passwort brauchst oder IMAP freischalten musst.
- Verschlüsselt gespeichert, vorher getestet: Das Passwort wird verschlüsselt abgelegt, und belege.ai testet den Login, bevor das Postfach genutzt wird.
- Alle Ordner: Der Agent durchsucht alle Ordner – Posteingang und Archiv zuerst, Spam und Papierkorb zuletzt.
- Nichts wird als gelesen markiert: Der Agent liest Mails, ohne sie als gelesen zu markieren – dein Posteingang sieht danach aus wie vorher.
Das Postfach nutzt der Agent auf zwei Arten. Die transaktionsgesteuerte Suche läuft immer: Für jede offene Bankbuchung sucht er die passende Rechnung und liest dabei auch Mailtexte und Links. Führt ein Link auf eine Login-Seite, übergibt er ihn an seinen Browser-Agenten, der sich im Lieferantenportal anmeldet – das klappt bei vielen, nicht bei allen Portalen. Der proaktive Scan ist für neue Postfächer voreingestellt und lässt sich auf „Nur bei offenen Transaktionen“ umstellen: Neue Mails werden täglich geprüft, eine KI sichtet PDF-Anhänge und übernimmt Rechnungen, Quittungen, Gutschriften und Zahlungsbelege, aber keine Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine oder AGB. Der erste Lauf beginnt beim Startmonat, den du beim Einrichten wählst; der Zeitraum ist einstellbar.
Die Einrichtung im Detail zeigt das Handbuch E-Mail-Postfach verbinden. Wer lieber einzelne Rechnungen weiterleitet, statt ein Passwort zu hinterlegen, nutzt die persönliche Adresse aus Belege per E-Mail. Den ganzen Prozess beschreibt Rechnungseingang automatisieren.
Typische Fehler und Checkliste
Die meisten gescheiterten IMAP-Verbindungen und verschwundenen Rechnungen haben eine von wenigen Ursachen:
- IMAP ist ausgeschaltet. Bei GMX und WEB.DE ist der Zugriff ab Werk aus – und wird aus Sicherheitsgründen automatisch wieder abgeschaltet, wenn längere Zeit kein Programm darüber abruft. Scheitert ein Login plötzlich, prüfe zuerst diesen Schalter.
- Das Web-Login-Passwort statt des richtigen. Welches Passwort dein Anbieter verlangt, steht in der Tabelle oben.
- Rechnungen im Spam. Markierst du bei GMX oder WEB.DE eine Mail als „Kein Spam“, landen künftige Mails dieses Absenders im Posteingang; alternativ trägst du Absender oder Domain in die Erwünscht-Liste ein. Ist dein WEB.DE-Posteingang in „Freunde & Bekannte“ und „Unbekannt“ aufgeteilt, schau auch in „Unbekannt“.
- Automatisches Löschen. GMX und WEB.DE erlauben pro Ordner eine Aufbewahrungszeit, auch für Spam und selbst angelegte Ordner. Prüfe über die drei Punkte am Ordner → Ordner bearbeiten → E-Mails löschen nach:, dass dein Rechnungsordner auf Nie steht.
- Volles Postfach. Ist der Speicher voll, können keine neuen E-Mails mehr zugestellt werden, und der Absender erhält eine Fehlermeldung – so beschreibt es IONOS. Die Rechnung kommt bei dir nie an. Telekom Freemail und Mail S haben zum Beispiel 1 GB Postfachspeicher.
- POP3 im alten Mailprogramm. Ruft ein Programm per POP3 ab, liegen heruntergeladene Mails womöglich nur noch auf diesem Gerät – ein Werkzeug findet sie auf dem Server dann nicht mehr.
- Weiterleitung statt Postfach. Bei IONOS haben reine Weiterleitungsadressen kein Passwort. Verbinde das Postfach, an das sie weiterleiten.
Die Checkliste vor dem Verbinden:
- IMAP-Server und Port aus der Tabelle notiert, in der Regel 993 mit SSL/TLS
- IMAP-Zugriff eingeschaltet, wo der Anbieter das verlangt (GMX, WEB.DE)
- Eigenes App- oder Programm-Passwort erstellt und nach dem Werkzeug benannt
- Benutzername geprüft: meist die vollständige Adresse, bei iCloud in der Regel nur der Teil vor dem @
- Spam-Ordner durchgesehen, wichtige Lieferanten auf die Erwünscht-Liste gesetzt
- Aufbewahrungszeit von Spam- und Rechnungsordner geprüft
- Genug freier Speicher im Postfach
Aufbewahrung: Das Postfach ist kein Archiv
Rechnungen sind Buchungsbelege. Seit dem 1. Januar 2025 bewahrst du sie acht Jahre auf (§ 147 Abs. 3 AO, § 14b UStG); die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Empfangene Geschäftsbriefe, zu denen geschäftliche E-Mails ohne Belegfunktion gehören, hebst du sechs Jahre auf, Bücher und Jahresabschlüsse zehn. Mehr dazu im Lexikon unter Aufbewahrungsfrist.
Digital eingegangene Rechnungen bewahrst du im Originalformat auf: das PDF als Datei und bei einer E-Rechnung die XML-Datei, denn sie ist der rechtlich maßgebliche Teil. Ein Ausdruck ersetzt beides nicht (GoBD). Ein gewöhnliches PDF per Mail ist übrigens keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung.
Das Postfach selbst taugt als Archiv wenig: Ordner mit Aufbewahrungszeit löschen automatisch, volle Postfächer weisen Mails ab, und bei einem Anbieterwechsel ist der Bestand schnell weg. Sichere Rechnungen deshalb außerhalb des Postfachs in einer unveränderbaren Ablage. Worauf es dabei ankommt, zeigt Rechnungen richtig aufbewahren; wie du vermeidest, dass dieselbe Rechnung über Postfach und Weiterleitung doppelt im Archiv landet, steht in Doppelte Rechnungen vermeiden.