Ist die Reservierungsbestätigung der Autovermietung eine Rechnung?

Nein. Die Reservierungs- oder Buchungsbestätigung nennt Fahrzeug, Zeitraum und Preis, ist aber keine umsatzsteuerliche Rechnung. Die Rechnung erstellt die Autovermietung erst bei oder nach der Rückgabe — oft kommt sie einige Tage später per E-Mail oder liegt im Kundenportal.

Wie fordere ich eine Sixt- oder Europcar-Rechnung nachträglich an?

Über das Kundenportal der Vermietung mit Reservierungs- oder Vertragsnummer, oder per E-Mail an den Kundenservice mit Reservierungsnummer, Anmietstation, Zeitraum und Betrag. Diese Angaben stehen in der Bestätigung in deinem Postfach. Nach § 14 Abs. 2 UStG hast du als Unternehmer Anspruch auf die Rechnung.

Kann ich die Umsatzsteuer beim Mietwagen als Vorsteuer abziehen?

Bei einer Anmietung in Deutschland weist die Rechnung 19 % Umsatzsteuer aus, die du als Vorsteuer ziehst. Bei einer Anmietung im Ausland steht ausländische Umsatzsteuer auf der Rechnung — kein deutscher Vorsteuerabzug, ggf. Rückholung über das Vorsteuer-Vergütungsverfahren. Der Beleg wird für die Reisekosten trotzdem gebraucht.

Was ist mit Tankkosten, Versicherung und Zusatzfahrer?

Diese Positionen stehen in der Regel auf derselben Mietwagen-Rechnung, jeweils mit Umsatzsteuer. Achte darauf, dass die Endabrechnung nach der Rückgabe alle Zusatzkosten enthält — nicht nur die Reservierung; sonst fehlt ein Teil des Vorsteuerabzugs.

Mietwagen-Rechnung fehlt? So bekommst du den Beleg von Sixt, Europcar & Co.

Auto abgeholt, gefahren, an der Station wieder abgegeben — und in deinem Postfach liegt nur die Reservierungsbestätigung. Die eigentliche Rechnung erstellt die Autovermietung erst mit der Rückgabe, und oft musst du sie dir selbst holen. Hier steht, wo die Mietwagen-Rechnung liegt, wie du sie anhand der Reservierungsnummer anforderst — und wie belege.ai das automatisch erledigt.

Reservierungsbestätigung ist keine Rechnung

Die Bestätigung bei der Buchung nennt Fahrzeugklasse, Anmietstation, Zeitraum und den voraussichtlichen Preis — sie ist ein Buchungsnachweis, aber kein Beleg im Sinne des § 14 UStG. Erst die Endabrechnung nach der Rückgabe enthält den tatsächlichen Betrag inklusive Zusatzkosten, deine Firma als Leistungsempfänger und die ausgewiesene Umsatzsteuer. Nur damit ist der Vorsteuerabzug nach § 15 UStG sauber belegt.

Umsatzsteuer beim Mietwagen — auch im Ausland

Bei einer Anmietung in Deutschland weist die Rechnung 19 % Umsatzsteuer aus, die du als Vorsteuer ziehst — inklusive Versicherung, Zusatzfahrer und getanktem Sprit, sofern über die Vermietung abgerechnet. Bei einer Anmietung im Ausland steht ausländische Umsatzsteuer auf der Rechnung; ein deutscher Vorsteuerabzug ist dann nicht möglich, wohl aber die Rückholung über das Vorsteuer-Vergütungsverfahren. Als Reisekosten nach § 9 EStG bzw. Betriebsausgabe bleibt der Mietwagen in beiden Fällen abziehbar.

Wo die Mietwagen-Rechnung liegt

Meist kommt die Endabrechnung ein bis drei Tage nach der Rückgabe automatisch per E-Mail. Fehlt sie, liegt sie im Kundenportal der Vermietung (Sixt, Europcar, Hertz und andere haben dort einen Rechnungsbereich) oder du forderst sie beim Kundenservice an. In allen Fällen brauchst du nur die Reservierungs- bzw. Vertragsnummer — und die steht in der Bestätigung in deinem Postfach.

Mietwagen-Rechnung anfordern: so gehst du vor

Reservierungs- oder Vertragsnummer heraussuchen — sie steht in der Buchungsbestätigung und auf dem Mietvertrag von der Station.
Portal oder Kundenservice: im Kundenportal die Rechnung herunterladen oder per E-Mail mit Reservierungsnummer, Anmietstation, Zeitraum und Betrag anfordern.
Rechnungsanschrift angeben: Firmenname, Anschrift und — falls vorhanden — USt-IdNr., damit die Rechnung korrekt auf dein Unternehmen läuft.

Mustertext für die Anfrage an die Autovermietung

Diesen Text kannst du direkt übernehmen (bei Anmietung im Ausland auf Englisch — belege.ai übersetzt das automatisch):

Betreff: Rechnung zu Reservierung [Nummer] Guten Tag, zu meiner Anmietung vom [Von] bis [Bis] an der Station [Ort] (Reservierungsnummer [Nummer], gezahlt [Betrag] €) benötige ich für unsere Buchhaltung die Endabrechnung als Rechnung auf: [Firmenname] [Straße, PLZ Ort] USt-IdNr. [DE…] Bitte senden Sie mir die Rechnung als PDF an diese E-Mail-Adresse. Vielen Dank!

Fallbeispiel: Mietwagen zurückgegeben, kein Beleg

Klassiker nach einer Außendienstwoche: Mietwagen abgegeben, Karte belastet — aber Tage später immer noch keine Rechnung im Postfach. Statt Portal und Kundenservice selbst durchzugehen, genügt ein Satz an den Agenten:

Telegram-Chat mit belege.ai (nachgestellt)

Ich hab den Mietwagen bei Sixt letzte Woche zurückgegeben, aber immer noch keine Rechnung bekommen. Nur die Reservierungsbestätigung liegt im Postfach.

Ich sehe die Buchung: Reservierungsnummer 9182736450, Station Flughafen München, 08.–12.06., 214 € über die GmbH. Damit fordere ich die Endabrechnung an.

Ich hole die Rechnung aus dem Sixt-Kundenportal und stelle sicher, dass sie auf die GmbH mit 19 % Umsatzsteuer ausgestellt ist. Sollte sie dort noch nicht liegen, schreibe ich den Kundenservice direkt an.

Sobald die Rechnung da ist, ordne ich sie der Kartenbuchung vom 12.06. zu — inklusive Tankkosten und Versicherung, die erst bei der Rückgabe dazugekommen sind.

Der Agent holt die Endabrechnung mit der Reservierungsnummer und ordnet sie der Kartenbuchung zu — inklusive der Zusatzkosten, die erst bei der Rückgabe dazugekommen sind.

So macht es belege.ai automatisch

belege.ai erkennt die Zahlung an die Autovermietung in deinen Bankbuchungen und sieht, dass nur eine Reservierungsbestätigung vorliegt. Der Agent nimmt die Reservierungsnummer aus der Bestätigung in deinem Postfach, holt die Endabrechnung aus dem Kundenportal oder fordert sie per E-Mail beim Kundenservice an — bei Anmietung im Ausland auf Englisch. Kommt die Rechnung erst Tage nach der Abbuchung, merkt sich der Agent die offene Zahlung und hakt nach. Die fertige Rechnung wird der Buchung zugeordnet und DATEV-fertig abgelegt. Denselben Weg für Flüge beschreibt E-Ticket ist keine Rechnung, für Hotels Booking.com-Hotelrechnung automatisch anfordern.