Bekomme ich bei Airbnb eine Rechnung mit Umsatzsteuer?

Nicht automatisch. Airbnb stellt dir eine Belegübersicht („Receipt“) deiner Zahlung bereit, die aber oft keine Umsatzsteuer ausweist. Ein gewerblicher Gastgeber muss dir auf Anfrage eine Rechnung mit Umsatzsteuer für die Übernachtung ausstellen; für die Airbnb-Servicegebühr gibt Airbnb selbst eine separate Rechnung aus.

Wie fordere ich eine Airbnb-Rechnung nachträglich an?

Du schreibst den Gastgeber über die Airbnb-Nachrichtenfunktion oder per E-Mail an und nennst Reservierungscode, Zeitraum und den gezahlten Betrag. Für die Servicegebühr findest du die Airbnb-Rechnung in deinem Konto unter „Zahlungen“. Reservierungscode und Gastgeber-Kontakt stehen in der Buchungsbestätigung in deinem Postfach.

Kann ich die Airbnb-Servicegebühr als Vorsteuer abziehen?

Wenn Airbnb die Servicegebühr mit deutscher Umsatzsteuer ausweist, ja. Häufig läuft die Abrechnung über Airbnb Ireland im Reverse-Charge-Verfahren — dann schuldest du als Unternehmer die Umsatzsteuer selbst und ziehst sie im selben Schritt wieder ab. Die Airbnb-Rechnung im Konto zeigt dir, welcher Fall vorliegt.

Airbnb-Rechnung für die Geschäftsreise: so bekommst du einen Beleg mit Umsatzsteuer

Q: Was ist der Unterschied zwischen einem gewerblichen und einem privaten Gastgeber?

Ein gewerblicher Gastgeber (Hotel, Pension, Vermietungsfirma) führt Umsatzsteuer ab und kann dir eine ordentliche Rechnung mit 7 % auf die Übernachtung ausstellen. Ein privater Gastgeber ist meist Kleinunternehmer ohne Umsatzsteuerausweis — dann gibt es keine Vorsteuer, und du dokumentierst die Ausgabe mit der Airbnb-Belegübersicht, notfalls ergänzt um einen Eigenbeleg.

Airbnb ist praktisch für Geschäftsreisen — bis die Buchhaltung fragt, wo die Rechnung ist. Denn Airbnb schickt dir standardmäßig nur eine Belegübersicht, oft ganz ohne ausgewiesene Umsatzsteuer. Für den Vorsteuerabzug reicht das nicht. Hier steht, welche Belege du wirklich brauchst, wie du sie anforderst — und wie belege.ai das anhand des Reservierungscodes automatisch erledigt.

Warum Airbnb dir nur eine Belegübersicht gibt

Wie andere Plattformen ist Airbnb nur Vermittler: Die Übernachtung verkauft dir der Gastgeber, nicht Airbnb. Was du automatisch bekommst, ist eine Belegübersicht („Receipt“) deiner Zahlung im Airbnb-Konto — ein Zahlungsnachweis, aber in der Regel keine Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer und ohne deine Firma als Leistungsempfänger. Für den Vorsteuerabzug nach § 15 UStG genügt das oberhalb der Kleinbetragsgrenze nicht.

Zwei Rechnungen: Gastgeber und Servicegebühr

Bei einer Airbnb-Buchung zahlst du zwei Dinge, und dafür gibt es zwei getrennte Belege:

Übernachtung — die Leistung des Gastgebers. Eine Rechnung mit Umsatzsteuer (7 % auf die Übernachtung) stellt dir nur ein gewerblicher Gastgeber aus, und zwar auf Anfrage.
Airbnb-Servicegebühr — die Leistung von Airbnb. Dafür stellt Airbnb selbst eine Rechnung aus, die du in deinem Konto unter „Zahlungen“ findest. Oft läuft sie über Airbnb Ireland im Reverse-Charge-Verfahren.

Gewerblicher oder privater Gastgeber?

Entscheidend für die Vorsteuer ist, wer vermietet. Ein gewerblicher Gastgeber führt Umsatzsteuer ab und kann dir eine Rechnung nach § 14 UStG ausstellen — bis 250 € brutto genügt eine Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV. Ein privater Gastgeber ist meist Kleinunternehmer ohne Umsatzsteuerausweis: Dann gibt es keine Vorsteuer, und du dokumentierst die betrieblich veranlasste Ausgabe mit der Airbnb-Belegübersicht — notfalls ergänzt um einen Eigenbeleg. Als Betriebsausgabe bzw. Reisekosten nach § 9 EStG bleibt die Übernachtung in beiden Fällen abziehbar.

Airbnb-Rechnung anfordern: so gehst du vor

Servicegebühr-Rechnung holen: Sie liegt fertig in deinem Airbnb-Konto unter „Zahlungen“ bereit — herunterladen und ablegen.
Gastgeber kontaktieren: über die Airbnb-Nachrichtenfunktion oder per E-Mail, mit Reservierungscode, Zeitraum und gezahltem Betrag, und der Bitte um eine Rechnung auf deine Firma.
Rechnungsanschrift angeben: Firmenname, Anschrift und — falls vorhanden — USt-IdNr., damit die Rechnung direkt korrekt ausgestellt wird.

Mustertext für die Anfrage an den Gastgeber

Diesen Text kannst du direkt übernehmen (bei Gastgebern im Ausland auf Englisch — belege.ai übersetzt das automatisch):

Betreff: Rechnung zu Airbnb-Reservierung [Reservierungscode] Hallo, zu meinem Aufenthalt vom [Anreise] bis [Abreise] (Airbnb-Reservierungscode [Code], gezahlt [Betrag] €) benötige ich für unsere Buchhaltung eine Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer auf: [Firmenname] [Straße, PLZ Ort] USt-IdNr. [DE…] Bitte senden Sie mir die Rechnung als PDF an diese E-Mail-Adresse. Vielen Dank!

Fallbeispiel: eine Woche Airbnb, nur eine Belegübersicht

Typische Lage nach einer Projektwoche vor Ort: eine Airbnb-Buchung, eine Kartenabbuchung auf dem Firmenkonto — und im Postfach nur die Belegübersicht. Statt Konto, Gastgeber-Chat und Servicegebühr selbst durchzugehen, genügt ein Satz an den Agenten:

Telegram-Chat mit belege.ai (nachgestellt)

Für meine Airbnb-Buchung letzte Woche hab ich nur die Belegübersicht. Ich brauche eine richtige Rechnung für die Buchhaltung.

Ich sehe die Buchung im Postfach: Reservierungscode HMK7ZC4P2, 12.–16.06., 640 € über die GmbH bezahlt. Dazu gehören zwei Belege — die Übernachtung vom Gastgeber und die Airbnb-Servicegebühr.

Die Servicegebühr-Rechnung habe ich schon aus deinem Airbnb-Konto geholt. Den Gastgeber schreibe ich gerade an und bitte um eine Rechnung mit 7 % Umsatzsteuer auf die GmbH.

Der Gastgeber ist gewerblich, eine Rechnung mit Umsatzsteuer ist also möglich. Sobald sie da ist, ordne ich beide Belege der Kartenbuchung vom 12.06. zu.

Der Agent trennt Übernachtung und Servicegebühr, holt jede Rechnung an der richtigen Stelle und ordnet sie am Ende der Kartenbuchung zu.

So macht es belege.ai automatisch

belege.ai erkennt die Airbnb-Zahlung in deinen Bankbuchungen und sieht, dass nur eine Belegübersicht vorliegt. Der Agent nimmt den Reservierungscode aus der Buchungsbestätigung in deinem Postfach, lädt die Servicegebühr-Rechnung aus dem Airbnb-Konto und schreibt den Gastgeber direkt an, um die Übernachtungsrechnung mit Umsatzsteuer anzufordern — bei Gastgebern im Ausland auf Englisch. Kommt die Rechnung an, ordnet er sie der richtigen Buchung zu und legt sie DATEV-fertig ab. Denselben Weg für Hotelbuchungen beschreibt Booking.com-Hotelrechnung automatisch anfordern; fehlt am Ende doch ein Beleg, hilft der Eigenbeleg.