Wer Membership Rewards sammelt, zahlt bewusst mit der American Express. Am Monatsende steht eine Abrechnung mit vierzig Zeilen — und die Kanzlei will zu jeder Zeile die Rechnung des Händlers, nicht die Sammeldatei der Karte. So wird aus der Amex ein DATEV-fähiger Vorlauf.
Warum die Amex-Abrechnung für DATEV nicht reicht
Die Kreditkartenabrechnung ist ein Zahlungsnachweis. Sie belegt, dass ein Betrag abgeflossen ist, weist aber keine Umsatzsteuer je Leistendem aus und stammt nicht vom Händler. Für den Vorsteuerabzug braucht jede Position die Rechnung nach § 14 UStG. DATEV Unternehmen Online kann die Abrechnung als Kontoauszug speichern — die Betriebsprüfung will trotzdem den Beleg je Ausgabe.
Dazu kommt die Sammelabbuchung auf dem Bankkonto: eine Zeile, viele Positionen. Wer nur die Bankzeile kontiert, vermischt Flüge, Software und Bewirtung. Der Vorlauf muss die Abrechnung in Einzelposten mit Beleg auflösen. Mehr dazu unter Kreditkartenabrechnung: Belege zuordnen.
Wer alles über eine Karte laufen lässt
Genau das ist bei Amex oft Absicht. Membership Rewards, Lounge, Status — der Anreiz ist, möglichst jede betriebliche Zahlung über dieselbe Karte zu schieben. Steuerlich entsteht daraus die schwierigste Belegarbeit im Monat: viele Händler, viele Währungen, Bewirtungen ohne Teilnehmerliste, Flüge ohne umsatzsteuerliche Rechnung.
Die Buchhaltung darf diese Strategie nicht bestrafen. Die Karte darf alles bündeln; DATEV braucht trotzdem jede Rechnung. Das ist der Kern von Amex nach DATEV.
Was der DATEV-Vorlauf konkret enthält
- Jede Amex-Abbuchung mit Datum, Betrag, Händler.
- Die zugeordnete Händlerrechnung als unveränderlicher PDF-Snapshot.
- Wo nötig: Bewirtungsbeleg mit elektronischer Genehmigung, Reisekostenabrechnung, Eigenbeleg.
- Übergabe als EXTF-Buchungsstapel (Format 700), Monats-ZIP oder login-freier Link — die Kanzlei verbucht in DATEV.
belege.ai ersetzt DATEV nicht. Es automatisiert den Schritt davor. Details zur Verbindung stehen unter American Express verbinden und im Ratgeber Amex-Belege automatisch sammeln.
Den Vorlauf automatisieren
Praktisch: Amex einmal per Browser-Login verbinden, Umsätze laufen täglich rein, der Agent sucht je Abbuchung im Postfach und in Portalen. Am Monatsende geht das Paket an die Kanzlei — ohne dass du die Abrechnung Zeile für Zeile durchklickst.