Angebot schreiben mit ChatGPT

Du bietest einen Workshop mit Vorbereitung an: vier Stunden Vorbereitung zu 100 € und ein Workshop zum Festpreis von 600 €. Das sind 1.000 € netto. Bei hier beispielhaft vorgegebenen 19 % Umsatzsteuer kommen 190 € hinzu; der Gesamtpreis beträgt 1.190 €.

Zum Umfang gehören ein Vorbereitungsgespräch, die Ausarbeitung und der vereinbarte Workshop. Eine spätere Umsetzung gehört nicht dazu. Lass die KI diese Grenze ausdrücklich nennen, statt aus „Workshop“ zusätzlich Dokumentation, Schulung und unbegrenzte Nachbetreuung abzuleiten.

Ein möglicher Textbaustein: „Das Angebot umfasst die beschriebene Vorbereitung und einen Workshop. Eine anschließende Umsetzung ist nicht Bestandteil dieses Angebots.“ Ob Reiseaufwand enthalten ist und wie lange das Angebot angenommen werden kann, legst du gesondert fest.

Eine optionale Nachbesprechung zu 200 € netto wird separat ausgewiesen. Sie darf nicht unbemerkt in die Grundsumme eingehen oder als bereits beauftragt erscheinen.

Beginne in ChatGPT mit einer Positionstabelle aus Leistung, Menge, Einheit und Preis. Lass anschließend einen Kundentext und eine separate Begleit-E-Mail formulieren. Bei einer Preisänderung kontrollierst du nicht nur die Summe, sondern auch, ob der Umfang unverändert geblieben ist.

Dateifunktionen und Nutzungslimits hängen von deinem ChatGPT-Zugang ab. Der Prompt funktioniert auch mit eingefügtem Text. Bereinige interne Notizen und vertrauliche Angaben vor der Übergabe; die Ausgabe ist ein zu prüfender Entwurf.

Kopiere den Text und ersetze alle Platzhalter durch geprüfte Angaben. Der Prompt verbindet eine dokumentbezogene Prüfliste mit der oben beschriebenen Arbeitsweise.

Erstelle einen Angebotsentwurf auf Deutsch aus den folgenden Angaben.
Erfinde keine Preise, Termine, Zusagen oder Vertragsbedingungen.
Liste fehlende Angaben zuerst als [OFFEN] auf.

Anbieter und Anschrift: [eintragen]
Kunde und Anschrift: [eintragen]
Angebotsnummer und Datum: [aus meiner Verwaltung eintragen]
Anfrage und gewünschtes Ergebnis: [eintragen]
Leistungsumfang: [Positionen, Mengen, Einheiten, Nettopreise]
Nicht enthaltene Leistungen: [eintragen]
Steuerbehandlung: [geprüfte Vorgabe eintragen]
Liefer- oder Leistungszeitraum: [eintragen]
Voraussetzungen und Mitwirkung des Kunden: [eintragen]
Zahlungsbedingungen: [eintragen]
Bindung und Annahmefrist: [bewusst festgelegte Vorgabe eintragen]

Ausgabe: offene Punkte, als ENTWURF gekennzeichnetes Angebot,
getrennte Kontrollrechnung und kurze Begleit-E-Mail.
Stelle optionale Leistungen separat dar und addiere sie nicht ungefragt.
Ergänze keine AGB, Haftungsausschlüsse oder rechtlichen Garantien.

Strukturiere meine Notizen zuerst als Tabelle. Erstelle dann den
Dokumententwurf und eine separate Begleit-E-Mail. Wenn ich eine Änderung
verlange, gib die vollständige neue Fassung und eine Änderungsliste aus.

• Stimmen Kunde, Angebotsversion, Positionen, Mengen und Preise mit deiner Kalkulation überein?
• Sind enthaltene Leistungen, Optionen und Ausschlüsse eindeutig voneinander getrennt?
• Sind Steuerbehandlung, Gesamtpreis, Zahlungsbedingungen und Termine geprüft?
• Ist bewusst festgelegt, ob und wie lange das Angebot bindend sein soll?

Ein Vertragsantrag ist grundsätzlich bindend, sofern die Bindung nicht ausgeschlossen wurde (§ 145 BGB). Eine festgelegte Annahmefrist hat rechtliche Bedeutung (§ 148 BGB). Lass eine KI deshalb nicht beiläufig „freibleibend“, „verbindlich“ oder eine beliebige Gültigkeitsdauer ergänzen.

Eine Annahme mit Änderungen gilt grundsätzlich als Ablehnung verbunden mit einem neuen Antrag (§ 150 Abs. 2 BGB). Wenn der Kunde andere Mengen oder Bedingungen bestellt, kläre diese vor der Auftragsbestätigung. Sonderfälle und Verbraucherpflichten können eine gesonderte rechtliche Prüfung erfordern.

Grundlagen: § 145 BGB, § 148 BGB und § 150 BGB.

Öffne in der Hauptnavigation das Rechnungswesen. Dort verwaltest du deine Ausgangsbelege; Absender, Bankverbindung und Zahlungsziel pflegst du in den Rechnungseinstellungen.

Wechsle im Rechnungswesen zum Reiter Angebote und übernimm den geprüften Leistungsumfang. Halte die versendete Angebotsfassung und spätere Änderungen auseinander, damit die Bestellung auf die richtige Version Bezug nimmt.

In den Listen steht dir ein Assistent für das Rechnungswesen zur Verfügung. Du kannst deinen vorbereiteten Entwurf dort weiterbearbeiten und die Angaben vor der Verwendung prüfen.