Auftragsbestätigung schreiben mit Claude

Dein Angebot nennt zehn Beratungsstunden zu 100 € netto und einen Termin im November. Die Bestellung nennt zwölf Stunden zum gleichen Gesamtpreis und einen Termin im Oktober. Das sind zwei wesentliche Abweichungen: Umfang und Leistungszeitpunkt.

Eine brauchbare KI-Ausgabe bestätigt hier nicht einfach „wie bestellt“. Sie zeigt: angebotener Umfang zehn Stunden, bestellter Umfang zwölf Stunden; angebotener Zeitraum November, gewünschter Zeitraum Oktober. Auch bei gleichem Gesamtpreis verändert sich die Vereinbarung.

Vielen Dank für Ihre Bestellung. Gegenüber unserem Angebot weichen Stundenumfang und Leistungszeitraum ab. Bitte lassen Sie uns diese beiden Punkte abstimmen, bevor wir den Auftrag in dieser Form bestätigen.

Erst nach der Klärung enthält die Auftragsbestätigung die vereinbarten Positionen, Preise und Termine. Aus dem Vergleich soll ein belegbarer gemeinsamer Stand entstehen, keine neue Zusage aus einem gut klingenden KI-Text.

Gib Claude Angebot und Bestellung mit eindeutigen Versionsbezeichnungen. Fordere eine Vergleichstabelle mit einem Quellenverweis je Abweichung an. Kontrolliere die Fundstellen selbst, bevor der Entwurf diese Angaben als vereinbart übernimmt.

Die beschriebene Arbeitsweise setzt keine bestimmte Claude-Dateifunktion oder ein kostenpflichtiges Abo voraus. Du kannst relevante Auszüge einfügen. Übermittle personenbezogene und vertrauliche Angaben nur im Rahmen deiner Datenschutzvorgaben; für einen Test genügen Platzhalter.

Kopiere den Text und ersetze alle Platzhalter durch geprüfte Angaben. Der Prompt verbindet eine dokumentbezogene Prüfliste mit der oben beschriebenen Arbeitsweise.

Vergleiche Angebot und Bestellung und bereite eine Auftragsbestätigung
auf Deutsch vor. Erfinde keine Vereinbarungen. Behandle Unterschiede
nicht stillschweigend als akzeptiert.

Anbieter und Kunde mit Anschriften: [eintragen]
Angebotsnummer, Datum und Angebotsinhalt: [eintragen]
Bestellung mit Datum und Wortlaut: [eintragen]
Bereits ausdrücklich geklärte Abweichungen: [eintragen]
Bestätigungsnummer und Datum: [aus meiner Verwaltung eintragen]
Positionen, Mengen, Preise und Steuerbehandlung: [geprüft eintragen]
Liefer- oder Leistungszeitraum: [vereinbarte Vorgabe eintragen]
Zahlungsbedingungen und Ansprechpartner: [eintragen]

Ausgabe zuerst als Vergleichstabelle: Punkt, Angebot, Bestellung,
Übereinstimmung oder Klärungsbedarf. Prüfe besonders Menge, Preis,
Umfang, Termin und Zahlungsbedingungen.
Wenn wesentliche Punkte offen sind, entwirf eine Rückfrage statt einer
vorbehaltlosen Bestätigung. Sonst erstelle einen als ENTWURF markierten
Bestätigungstext. Ergänze keine neuen AGB oder Zusagen.

Arbeite in zwei Schritten: Extrahiere zuerst die belegten Angaben aus
meinen Unterlagen mit einem kurzen Verweis auf die jeweilige Quelle.
Schreibe danach den Entwurf und trenne offene Punkte vom Dokument.

• Sind Angebot und Bestellung mit Nummer, Datum und Version eindeutig zugeordnet?
• Stimmen Leistung, Menge, Preis, Steuerbehandlung und vereinbarte Termine überein?
• Sind Abweichungen ausdrücklich geklärt und mit ihrem Nachweis dokumentiert?
• Enthält der Text keine neuen Zusagen, Zahlungsbedingungen oder ungeprüften AGB?

Eine Auftragsbestätigung kann je nach Ablauf einen bereits geschlossenen Vertrag dokumentieren oder eine Annahmeerklärung enthalten. Entscheidend ist der konkrete Austausch, nicht allein die Überschrift. Eine inhaltlich geänderte Annahme gilt grundsätzlich als neuer Antrag (§ 150 Abs. 2 BGB).

Behaupte nicht pauschal, Schweigen des Kunden bedeute Zustimmung. Für ein kaufmännisches Bestätigungsschreiben gelten besondere Voraussetzungen; ein gewöhnlicher KI-Entwurf erfüllt diese nicht automatisch. Kläre wesentliche Abweichungen ausdrücklich.

Die Auftragsbestätigung ersetzt keine Rechnung. Sie hält den Auftragsstand fest; die spätere Abrechnung folgt der tatsächlichen Leistung und den dafür geltenden Rechnungsanforderungen.

Grundlage: § 150 BGB. Bei unklarer Vertragslage ist eine individuelle rechtliche Prüfung sinnvoll.

Öffne in der Hauptnavigation das Rechnungswesen. Dort verwaltest du deine Ausgangsbelege; Absender, Bankverbindung und Zahlungsziel pflegst du in den Rechnungseinstellungen.

Wechsle im Rechnungswesen zum Reiter Auftragsbestätigungen. Übernimm nur den geklärten Stand aus Angebot und Bestellung. Die Bestätigung, das Angebot und die spätere Rechnung sind unterschiedliche Dokumente.

In den Listen steht dir ein Assistent für das Rechnungswesen zur Verfügung. Du kannst deinen vorbereiteten Entwurf dort weiterbearbeiten und die Angaben vor der Verwendung prüfen.