Mahnung schreiben mit ChatGPT

Die Rechnung beträgt 1.190 €. Du hast eine zugeordnete Teilzahlung über 500 € geprüft, weitere Zahlungen oder Gutschriften liegen im Beispiel nicht vor. Die offene Hauptforderung beträgt daher 690 € – nicht erneut 1.190 €.

Zu unserer Rechnung [Nummer] vom [Datum] ist nach Berücksichtigung Ihrer Teilzahlung von 500 € noch ein Betrag von 690 € offen. Bitte überweisen Sie diesen Betrag bis zum [konkretes Datum] unter Angabe der Rechnungsnummer. Falls Sie inzwischen gezahlt haben, geben Sie uns bitte kurz Bescheid, damit wir die Zahlung zuordnen können.

Ersetze die Platzhalter und prüfe den Zahlungsstand unmittelbar vor dem Versand. Die Formulierung behauptet keinen automatischen Bankabgleich durch die KI und schlägt keine zusätzlichen Kosten auf.

Wenn der Kunde die Leistung beanstandet oder eine andere Zahlungsvereinbarung nennt, ist eine Standardmahnung nicht die erste Lösung. Prüfe die Unterlagen und kläre den konkreten Streitpunkt.

Gib ChatGPT einen strukturierten Zahlungsstand und den gewünschten sachlichen Ton vor. Lass Betreff und Nachricht getrennt ausgeben. Prüfe bei einer freundlicheren oder bestimmteren Neufassung, dass Rechnungsnummer, Betrag und Zahlungstermin gleich bleiben.

Dateifunktionen und Nutzungslimits hängen von deinem ChatGPT-Zugang ab. Der Prompt funktioniert auch mit eingefügtem Text. Bereinige interne Notizen und vertrauliche Angaben vor der Übergabe; die Ausgabe ist ein zu prüfender Entwurf.

Kopiere den Text und ersetze alle Platzhalter durch geprüfte Angaben. Der Prompt verbindet eine dokumentbezogene Prüfliste mit der oben beschriebenen Arbeitsweise.

Formuliere einen sachlichen Mahnungsentwurf auf Deutsch.
Nutze nur die von mir geprüften Angaben. Du hast keinen Zugriff auf
mein Bankkonto. Behaupte nicht, selbst einen Zahlungseingang geprüft
oder rechtlich einen Verzug festgestellt zu haben.

Absender und Empfänger: [eintragen]
Rechnungsnummer und Rechnungsdatum: [eintragen]
Ursprünglicher Rechnungsbetrag und Währung: [eintragen]
Fälligkeit und zugrunde liegende Vereinbarung: [eintragen]
Geprüfte Zahlungen und Gutschriften: [Beträge und Daten eintragen]
Offener Hauptforderungsbetrag zum Prüfdatum: [eintragen]
Prüfdatum: [eintragen]
Frühere Erinnerungen und Einwendungen des Kunden: [eintragen]
Konkreter Zahlungstermin für dieses Schreiben: [festlegen]
Bankverbindung und Verwendungszweck: [eintragen]

Liste Widersprüche und fehlende Angaben vor dem Entwurf auf.
Nenne Rechnung, offenen Betrag und den vorgegebenen Zahlungstermin.
Füge keine Mahnkosten, Verzugszinsen, Inkasso- oder Klagedrohungen hinzu.
Bitte bei bereits erfolgter Zahlung um einen kurzen Hinweis.
Ausgabe: Betreff und versandfertiger Text zur menschlichen Prüfung.

Strukturiere meine Notizen zuerst als Tabelle. Erstelle dann den
Dokumententwurf und eine separate Begleit-E-Mail. Wenn ich eine Änderung
verlange, gib die vollständige neue Fassung und eine Änderungsliste aus.

• Besteht die Forderung, ist sie fällig und stimmt der Empfänger?
• Sind Teilzahlungen, Gutschriften und abweichende Vereinbarungen berücksichtigt?
• Ist die Zahlungsaufforderung klar und der konkrete Zahlungstermin geprüft?
• Sind bekannte Einwendungen geklärt und Versand sowie Rückmeldungen dokumentiert?

Fälligkeit und Zahlungsverzug sind unterschiedliche Fragen. Eine Mahnung nach Eintritt der Fälligkeit kann Verzug auslösen; § 286 BGB enthält daneben Fälle, in denen eine Mahnung entbehrlich ist, und weitere Voraussetzungen. Drei Mahnungen sind nicht generell vorgeschrieben.

Auch die 30-Tage-Regel gilt nicht pauschal ab Rechnungsdatum. Bei Verbrauchern setzt diese Regel insbesondere einen entsprechenden Hinweis in der Rechnung voraus. Lass den Chatbot daher nicht allein aus einem Datum ableiten, dass Verzug sicher eingetreten ist.

Mahnkosten und Verzugszinsen dürfen nicht beliebig aufgeschlagen werden. Anspruchsgrundlage, Schuldnerstatus, Zeitraum und Berechnung müssen im konkreten Fall stimmen. Der Beispielprompt lässt solche Nebenforderungen bewusst weg. Eine außergerichtliche Mahnung ist außerdem kein gerichtlicher Mahnbescheid.

Grundlagen: § 286 BGB und § 288 BGB. Bei strittigen Forderungen oder rechtlichen Schritten hole fachlichen Rat ein.

Öffne in der Hauptnavigation das Rechnungswesen. Dort verwaltest du deine Ausgangsbelege; Absender, Bankverbindung und Zahlungsziel pflegst du in den Rechnungseinstellungen.

Bei einer überfälligen Rechnung findest du im Zeilenmenü „Mahnung erstellen“. Die Mahnung gehört zur Ausgangsrechnung. Prüfe den offenen Betrag und aktuelle Zahlungen, bevor du eine Forderung erneut an den Kunden richtest.

In den Listen steht dir ein Assistent für das Rechnungswesen zur Verfügung. Du kannst deinen vorbereiteten Entwurf dort weiterbearbeiten und die Angaben vor der Verwendung prüfen.